Dodawanie produktów (towar / usługa)
Kartoteki produktów w Streamsoft Firmino służą do wielokrotnego wykorzystywania tych samych pozycji na dokumentach sprzedaży, zakupu i dokumentach magazynowych. Produkt może być założony jako towar albo usługa — wybór typu wpływa na dostępne pola formularza oraz na to, czy system prowadzi dla tej pozycji stan magazynowy.
Sposoby dodawania produktów
Dostępne są trzy podstawowe sposoby dodawania produktów do bazy. Możesz założyć kartotekę bezpośrednio podczas wystawiania faktury, dodać ją ręcznie w oknie Produkty albo zaimportować większą listę produktów z przygotowanego arkusza danych.
Dodawanie z poziomu faktury sprawdza się wtedy, gdy wystawiasz dokument i okazuje się, że danej pozycji nie ma jeszcze w kartotece. Dodawanie w oknie Produkty jest właściwe, gdy chcesz wcześniej uporządkować bazę towarów i usług, uzupełnić ceny, grupy, stan początkowy lub załączniki. Import jest przeznaczony do zbiorczego utworzenia wielu kartotek na podstawie pliku.
Towar i usługa - typy kartotek produktów
W systemie występują dwa typy kartotek produktowych: Towary i Usługi. Oba typy zapisują pozycję w słowniku produktów, ale różnią się charakterem ewidencyjnym.
Towar jest pozycją magazynową. System może prowadzić dla niego stan ilościowy, umożliwia dodanie pola SKU, kodu CN oraz uzupełnienie sekcji Stan, w której podaje się m.in. stan początkowy, cenę zakupu netto.
Usługa nie ma stanu magazynowego. Zamiast sekcji Stan formularz zawiera sekcję Koszt, w której można wpisać jednostkowy koszt wytworzenia usługi. Usługa nie ma pola SKU ani kodu CN.
Warto zakładać kartoteki zamiast wpisywać pozycje ręcznie na fakturze. Pozycja wybrana z kartoteki jest powiązana z rekordem słownika, dzięki czemu może być uwzględniana w analizach sprzedaży, zakupu, magazynu i kosztów oraz w zestawieniach magazynowych. Pozycja wpisana ręcznie na dokumencie pozostaje tylko treścią faktury i nie tworzy kartoteki produktu.
Dodawanie kartoteki produktu z poziomu faktury
Podczas wystawiania faktury możesz dodać nową kartotekę produktu, jeśli pozycja, którą chcesz sprzedać, nie istnieje jeszcze w bazie. Dzięki temu nie trzeba przerywać wystawiania dokumentu i przechodzić osobno do listy produktów.
- W trakcie wystawiania faktury przejdź do pozycji dokumentu, dla której chcesz utworzyć kartotekę.
- Kliknij ikonę plus przy pozycji faktury, aby uruchomić kreator kartoteki magazynowej.
- Uzupełnij dane produktu w otwartym formularzu kartoteki.
- Zapisz kartotekę przyciskiem Zapisz.
Dodawanie towaru lub usługi w oknie Produkty
Kartoteki produktowe można dodawać w oknie Produkty. Jeżeli włączony jest moduł magazynowy, okno znajduje się w ścieżce Magazyn → Produkty.
- Na pasku przycisków nad listą wybierz jedną z opcji: + Dodaj towar albo + Dodaj usługę. Przycisk + Dodaj towar otwiera formularz Nowy towar, a przycisk + Dodaj usługę otwiera formularz Nowa usługa.
- Uzupełnij wymagane dane podstawowe kartoteki: Nazwa, Kod, Jm i VAT. Kod oraz nazwa powinny być unikalne, ponieważ służą do identyfikacji i wyszukiwania produktu.
- W razie potrzeby uzupełnij dane opcjonalne dostępne dla danego typu kartoteki, np. SKU, Kod PKWiU, Kod CN, GTU, zdjęcie, uwagi, oznaczenia podatkowe, grupy, ceny sprzedaży albo załączniki.
- Jeśli dodajesz towar, uzupełnij sekcję Stan, jeżeli chcesz od razu wprowadzić stan początkowy i cenę zakupu netto dla wskazanego magazynu.
- Jeśli dodajesz usługę, uzupełnij sekcję Koszt, jeżeli chcesz określić jednostkowy koszt wytworzenia usługi.
- Kliknij Zapisz, aby zapisać kartotekę w systemie.
Pola i sekcje formularza kartoteki produktu
Poniższa tabela zestawia wszystkie pola formularza wraz z ich przeznaczeniem oraz oznaczeniem, którego typu kartoteki dotyczą.
| Pole / element | Do czego służy | Towar | Usługa |
|---|---|---|---|
| Nazwa | Nazwa kartoteki (pole wielowierszowe, limit 512 znaków). Obsługuje parametry dynamiczne — wpisanie @ wywołuje podpowiedź. Link z ikoną informacji „Dostępne parametry” otwiera okno z listą parametrów do użycia w nazwie: @{doc_year}, @{doc_month}, @{doc_month_name}, @{sale_year}, @{sale_month}, @{sale_month_name}, @{doc_quarter}, @{sale_quarter}; na parametrach dat można wykonywać działania arytmetyczne (np. @{doc_quarter-1}) |
✔ | ✔ |
| Kod | Indywidualny kod produktu, po którym może być wyszukiwany; kod i nazwa muszą być unikalne | ✔ | ✔ |
| „Podpowiedz ostatni kod” (przycisk przy polu Kod) | Wstawia ostatnio użyty kod, który należy zmodyfikować (podpowiada jaki był) | ✔ | ✔ |
| SKU | Unikalny kod produktu w magazynie, wiążący kartotekę z jej odpowiednikiem na platformach e-commerce; przydatny przy integracjach, np. z BaseLinker | ✔ | — |
| EAN/GTIN | Międzynarodowy numer identyfikujący produkt (GTIN) i jego forma graficzna — kod kreskowy (EAN); jednoznaczna identyfikacja w handlu detalicznym, magazynach i e-commerce | ✔ | ✔ |
| Jm (jednostka miary) | Jednostka, w jakiej pozycja jest ewidencjonowana i sprzedawana. Do wyboru lista jednostek miary; w razie potrzeby można dodać kolejną z poziomu tego okna | ✔ | ✔ |
| Uwagi | Notatka opisowa do kartoteki (limit 250 znaków) | ✔ | ✔ |
| Kod PKWiU | Symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług | ✔ | ✔ |
| Kod CN | Kod Nomenklatury Scalonej — klasyfikacja celno-towarowa, właściwa wyłącznie dla towarów | ✔ | — |
| GTU | Oznaczenie grupy towarowo-usługowej na potrzeby JPK/KSeF. Dla towaru: GTU_01–GTU_10; dla usługi: GTU_11, GTU_12, GTU_13 |
✔ | ✔ |
| Informacja (ikona przy polu GTU) | Otwiera okno „Informacje GTU” z opisem poszczególnych grup w podziale na Towar i Usługa | ✔ | ✔ |
| VAT | Domyślna stawka VAT pozycji. Opcje: 23%, 8%, 7%, 5%, 0%, zw., np., o.o., np.UE, 0%PP |
✔ | ✔ |
| Zdjęcie produktu | Obszar „Kliknij tutaj aby dodać zdjęcie produktu” — wizualizacja kartoteki | ✔ | ✔ |
| Rodzaj | Typ kartoteki (Towar / Usługa). Pole zablokowane — wartość wynika z użytego przycisku i nie da się jej zmienić |
✔ | ✔ |
| Podlega mechanizmowi podzielonej płatności | Oznaczenie pozycji objętej obowiązkowym split payment (MPP) | ✔ | ✔ |
| Pilnuj limitu dla odwrotnego obciążenia | Włącza kontrolę limitu kwotowego dla odwrotnego obciążenia | ✔ | ✔ |
| Podlega wpłacie na Fundusz Ochrony Rolnictwa | Oznaczenie pozycji objętej wpłatą na FOR | ✔ | ✔ |
| Główne / Pozostałe (checkboxy) | Przypisanie kartoteki do grup produktowych — porządkowanie słownika, filtrowanie i grupowanie danych w analizach | ✔ | ✔ |
| Stan początkowy | Ilość początkowa towaru wprowadzana przy zakładaniu kartoteki — otwiera gospodarkę magazynową dla tej pozycji | ✔ | — |
| Cena zakupu netto | Cena zakupu netto dla stanu początkowego; podstawa wyceny zapasu oraz wyliczenia marży i narzutu | ✔ | — |
| Magazyn | Magazyn, na którym zostanie zaewidencjonowany stan początkowy (np. MG - Magazyn główny) |
✔ | — |
| Jednostkowy koszt wytworzenia usługi | Koszt jednostkowy usługi; odpowiednik ceny zakupu przy towarze — podstawa wyliczenia marży i narzutu, bez tworzenia stanu ilościowego | — | ✔ |
| „+ Dodaj cenę sprzedaży” | Dodaje nowy poziom cenowy. Okno „Cena sprzedaży” zawiera: Nazwa, checkbox „Od brutto”, checkbox „Domyślna” | ✔ | ✔ |
Import listy produktów z arkusza danych
Import pozwala dodać wiele kartotek produktów na podstawie przygotowanego pliku. Przed importem warto dokładnie sprawdzić dane w arkuszu, ponieważ błędne lub niekompletne wartości mogą zatrzymać import albo wymagać poprawy pliku.
1. Przygotuj arkusz danych zgodnie z wzorem. Link: https://app.firmino.pl/app/resources/csv/produkty_full.csv
2. Przejdź do Magazyn → Produkty.
3. Wybierz opcję Import.
4. Wczytaj przygotowany plik.
5. Kliknij Importuj dane.
6. Sprawdź podgląd zaimportowanych danych wyświetlony przez system. Jeżeli system wykryje błędy, poinformuje o nich przed zakończeniem importu.