Faktury cykliczne
Funkcja faktur cyklicznych pozwala automatycznie wystawiać powtarzalne dokumenty sprzedaży (np. co miesiąc) na te same kwoty i dla tych samych kontrahentów. System sam generuje dokumenty w określonym terminie, bez konieczności ręcznej obsługi.
Faktura cykliczna na podstawie już istniejącego dokumentu
Aby utworzyć fakturę cykliczną na bazie wcześniej wystawionej faktury lub proformy:
1. Przejdź do zakładki Sprzedaż → Cykliczne.
2. Wybierz opcję Wystaw cykliczną.
3. W otwartym oknie uzupełnij parametry dokumentu:
- nazwę faktury cyklicznej,
- typ dokumentu (faktura lub proforma),
- dokument źródłowy, na podstawie którego będą generowane kolejne faktury,
- datę wystawienia pierwszej faktury,
- częstotliwość wystawiania (np. tydzień, miesiąc),
- godzinę generowania dokumentów,
- adres e-mail kontrahenta, na który ma być wysyłany dokument.
4. Zapisz dokument.
Od tego momentu faktury będą generowane i wysyłane automatycznie zgodnie z ustawionym harmonogramem.
Faktura cykliczna na podstawie nowej faktury
Fakturę cykliczną możesz utworzyć również w trakcie wystawiania nowego dokumentu sprzedaży:
1. Wystaw nową fakturę lub proformę w standardowy sposób.
2. W oknie podsumowania przejdź do zakładki Dokument cykliczny.
3. Zaznacz, że dokument ma być wystawiany cyklicznie.
4. Uzupełnij parametry dokumentu cyklicznego (nazwa, częstotliwość, data pierwszego wystawienia, godzina generowania itp.).
5. Zatwierdź dokument.
System automatycznie utworzy dokument cykliczny, który będzie dostępny w zakładce Dokumenty → Cykliczne.
Jak generowane są faktury cykliczne
Faktury cykliczne są generowane automatycznie przez system według określonych zasad:
- Jeżeli kilka dokumentów cyklicznych ma ustawioną tę samą godzinę generowania, kolejność ich wystawiania zależy od ID dokumentu cyklicznego. Oznacza to, że faktury są wystawiane w kolejności, w jakiej dokumenty cykliczne zostały dodane do systemu.
- Jeżeli dokumenty cykliczne zostały utworzone przez kilku operatorów, generowanie odbywa się według operatorów. Oznacza to, że system grupuje dokumenty cykliczne per operator i generuje je kolejno:
- w pierwszej kolejności generowane są faktury cykliczne utworzone przez operatora A,
- następnie faktury cykliczne utworzone przez operatora B,
- i analogicznie dla kolejnych operatorów.
Dopiero po wygenerowaniu wszystkich dokumentów cyklicznych jednego operatora system przechodzi do dokumentów kolejnego operatora.
Wysyłka faktur cyklicznych do KSeF
Faktury cykliczne mogą być automatycznie wysyłane do KSeF bezpośrednio po ich utworzeniu, bez dodatkowych działań użytkownika.
Szczegółowy opis konfiguracji i działania tej funkcji znajduje się w osobnej instrukcji: https://www.firmino.pl/pomoc/dokumenty-cykliczne-automatyczna-wysylka-do-ksef/