Domyślne ustawienia dokumentu
Domyślne ustawienia dokumentu
Funkcjonalność dostępna w zakładce Ustawienia → Dokumenty → Typy dokumentów, pozwala nam na określenie domyślnej:
- serii numeracji dla wybranego typu dokumentu
- nazwy dokumentu na wydruku
- jednostki miary
- terminu płatności
- oraz standardowych uwag do wydruku pod dokumentem
Dodawanie produktów
Dodawanie produktów
W systemie Firmino dostępne są trzy metody dodawania nowych produktów do bazy:
- Dodawanie produktu bezpośrednio z poziomu wystawianej faktury,
- Zakładanie nowej kartoteki produktu w magazynie,
- Import listy produktów z arkusza danych.
Jak założyć kartotekę produktu z poziomu faktury?
Podczas wystawiania faktury, jeżeli natrafisz na pozycję, dla której nie istnieje jeszcze kartoteka w magazynie, możesz dodać ją na bieżąco. Kliknij ikonę plus w pozycji faktury, by uruchomić kreator kartoteki magazynowej.
Jak założyć kartotekę produktu w magazynie?
Aby dodać produkt do magazynu, przejdź do sekcji Magazyn → Produkty i wybierz opcję Dodaj Towar.
W oknie, które się pojawi, należy wprowadzić dane podstawowe produktu.
Wymagane:
- Nazwa,
- Kod (Index),
- Jednostka miary,
- Stawka VAT.
Opcjonalne:
- SKU,
- Kod PKWiU,
- Kod CN.
Po wypełnieniu danych podstawowych, możesz uzupełnić dodatkowe szczegóły dotyczące produktu, takich jak grupy, stan początkowy, ceny sprzedaży i cenniki.
Jak zaimportować listę produktów?
Importowanie bazy produktów wymaga kilku kroków:
1. Przygotuj arkusz danych zgodnie z wzorem dostępnym tutaj.
2. Przejdź do Magazyn → Produkty i wybierz Import.
3. Wczytaj przygotowany plik i kliknij Importuj dane.
4. System wyświetli podgląd zaimportowanych danych.
5. Jeśli wystąpią błędy, system Cię o nich poinformuje.
6. Po potwierdzeniu poprawności danych kliknij Importuj dane.
Prowadzenie kilku banków
Prowadzenie kilku banków
Firmino pozwala na prowadzenie wielu banków, generując dla każdego z nich osobne serie dokumentów potwierdzających wpłaty i wypłaty. W celu dodania kolejnego banku należy przejść do sekcji Ustawienia → Konto → Bank i wybrać opcję „Dodaj konto bankowe”.
Następnie wprowadzamy nazwę banku i numer konta.
Później należy już tylko pamiętać o zmianie banku, w sytuacji gdy rozliczamy operację z nim związaną. Bank możemy zmienić:
- W oknie Rozrachunki → Bank
- Wprowadzając spłatę rozliczającą dokument
Dodawanie dokumentu bankowego (BP, BW)
Dodawanie dokumentu bankowego (BP, BW)
Chcąc wystawić dokument bankowy potwierdzający wpłatę bądź wypłatę, należy przejść do sekcji Rozrachunki → Bank i wybrać opcję Dodaj dokument bankowy, decydując czy ma to być dowód wpłaty czy wypłaty. Następnie wprowadzamy „Kontrahenta” (w przypadku jeżeli wpłata nie dotyczy żadnego kontrahenta, zaznaczamy checkbox „brak nabywcy”).
W kolejnym kroku określamy dokumenty, których dotyczy spłata. W sytuacji, gdy nie dotyczy to żadnego dokumentu, możemy zmienić w polu „Dotyczy” z „Dokument” na „Inne”, a w polu obok wprowadzamy opis operacji.
Po zapisaniu system wygeneruje dokument bankowy, a powiązane faktury zostaną rozliczone.
Bank
Bank
Włączenie Banku
W celu uruchomienia obsługi kasy należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Bank i zaznaczyć odpowiedni checkbox.
Po zapisaniu zmian, w zakładce Rozrachunki → Bank pojawi się moduł kasy.
Moduł Bank
Rozrachunki → Bank to miejsce, w którym znajduje się pełna ewidencja dokumentów kasowych (BP, BW). Z poziomu tego okna możemy również dokonać wpłat i wypłat (opcja: dodaj dokument bankowy) jak i zaimportować plik z transakcjami bankowymi.
Faktury cykliczne
Faktury cykliczne
Funkcja faktur cyklicznych pozwala automatycznie wystawiać powtarzalne dokumenty sprzedaży (np. co miesiąc) na te same kwoty i dla tych samych kontrahentów. System sam generuje dokumenty w określonym terminie, bez konieczności ręcznej obsługi.
Faktura cykliczna na podstawie już istniejącego dokumentu
Aby utworzyć fakturę cykliczną na bazie wcześniej wystawionej faktury lub proformy:
1. Przejdź do zakładki Sprzedaż → Cykliczne.
2. Wybierz opcję Wystaw cykliczną.
3. W otwartym oknie uzupełnij parametry dokumentu:
- nazwę faktury cyklicznej,
- typ dokumentu (faktura lub proforma),
- dokument źródłowy, na podstawie którego będą generowane kolejne faktury,
- datę wystawienia pierwszej faktury,
- częstotliwość wystawiania (np. tydzień, miesiąc),
- godzinę generowania dokumentów,
- adres e-mail kontrahenta, na który ma być wysyłany dokument.
4. Zapisz dokument.
Od tego momentu faktury będą generowane i wysyłane automatycznie zgodnie z ustawionym harmonogramem.
Faktura cykliczna na podstawie nowej faktury
Fakturę cykliczną możesz utworzyć również w trakcie wystawiania nowego dokumentu sprzedaży:
1. Wystaw nową fakturę lub proformę w standardowy sposób.
2. W oknie podsumowania przejdź do zakładki Dokument cykliczny.
3. Zaznacz, że dokument ma być wystawiany cyklicznie.
4. Uzupełnij parametry dokumentu cyklicznego (nazwa, częstotliwość, data pierwszego wystawienia, godzina generowania itp.).
5. Zatwierdź dokument.
System automatycznie utworzy dokument cykliczny, który będzie dostępny w zakładce Dokumenty → Cykliczne.
Jak generowane są faktury cykliczne
Faktury cykliczne są generowane automatycznie przez system według określonych zasad:
- Jeżeli kilka dokumentów cyklicznych ma ustawioną tę samą godzinę generowania, kolejność ich wystawiania zależy od ID dokumentu cyklicznego. Oznacza to, że faktury są wystawiane w kolejności, w jakiej dokumenty cykliczne zostały dodane do systemu.
- Jeżeli dokumenty cykliczne zostały utworzone przez kilku operatorów, generowanie odbywa się według operatorów. Oznacza to, że system grupuje dokumenty cykliczne per operator i generuje je kolejno:
- w pierwszej kolejności generowane są faktury cykliczne utworzone przez operatora A,
- następnie faktury cykliczne utworzone przez operatora B,
- i analogicznie dla kolejnych operatorów.
Dopiero po wygenerowaniu wszystkich dokumentów cyklicznych jednego operatora system przechodzi do dokumentów kolejnego operatora.
Wysyłka faktur cyklicznych do KSeF
Faktury cykliczne mogą być automatycznie wysyłane do KSeF bezpośrednio po ich utworzeniu, bez dodatkowych działań użytkownika.
Szczegółowy opis konfiguracji i działania tej funkcji znajduje się w osobnej instrukcji: https://www.firmino.pl/pomoc/dokumenty-cykliczne-automatyczna-wysylka-do-ksef/
Korekty
Korekty
Faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury dokumentującej sprzedaż lub zaliczkę:
- udzielono rabatu lub obniżki ceny,
- podwyższono cenę,
- dokonano zwrotu,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Korekty w Streamsoft Firmino
Aby wystawić korektę do faktury, należy:
1. Przejść do Zakładki Sprzedaż->Korekty
2. Wybrać opcję „Wystaw korektę”.
3. Wyszukać w bazie dokument, który ma być skorygowany. Jeśli dokument źródłowy nie istnieje w systemie, należy wybrać opcję „Dokument źródłowy nie istnieje”.
Następnie pojawi się strona z formularzem dokumentu, gdzie określamy jakie elementy w porównaniu do dokumentu źródłowego uległy zmianie.
Proformy
Proformy
W obrocie gospodarczym powszechnie używa się pojęcia „faktura proforma”. Tak naprawdę proforma nie jest rodzajem faktury, a nawet więcej: nie jest dokumentem księgowym, czy w ogóle dokumentem – proforma nie dokumentuje, czyli nie potwierdza żadnej operacji gospodarczej, nie generuje również zobowiązań między kontrahentami. Ponadto warto wiedzieć, że proformy nie są zdefiniowane w żadnych przepisach.
Jak odróżnić proformę od faktury
Definicja faktury, zawarta w ustawie o VAT wskazuje, że fakturą jest dokument, zawierający wszystkie elementy wymienione przez art. 106e ustawy. Wśród tych elementów, nie ma już samej nazwy „faktura”. Stąd wątpliwości podatników: czy w przypadku, gdy proforma zawiera wszystkie elementy fakturowe, fiskus nie potraktuje jej jak prawdziwej faktury? Aby zapobiec takim niejasnym sytuacjom, zaleca się, aby – oprócz zatytułowania faktury „proforma” – pominąć jeden z obowiązkowych elementów faktury, np. numer NIP czy stawkę podatku.
Proformy w systemie Firmino
Proformę można wystawić do każdego rodzaju dokumentu sprzedażowego. W tym w oknie startowym wybieramy „Wystaw dokument”, a w oknie startowym określamy rodzaj dokumentu na „Proforma”, a „Typ dokumentu” do jakiego chcemy wystawić proformę.
W kolejnym etapie postępujemy analogicznie jak przy wystawianiu dokumentu sprzedaży, wypełniając i zapisując formularz dokumentu.
W każdej chwili do wystawionej wcześniej faktury proforma, możemy wygenerować właściwy dokument sprzedaży, aby to zrobić należy przejść do zakładki Sprzedaż → Proformy, następnie wybrać opcję Akcje → Wystaw dokument i zapisać wygenerowany dokument.
Drukowanie numerów NIP na dokumentach PROFORMA
Jeżeli chcemy, aby na wydruku dokumentu proforma, znalazły się numery NIP, wystarczy przejść do okna Ustawienia -> Wydruki -> Inne i zaznaczyć opcję „Drukuj NIP na proformie”
Zmienne (miesiąc, rok) w nazwie pozycji na fakturze
Zmienne (miesiąc, rok) w nazwie pozycji na fakturze
Streamsoft Firmino umożliwia posługiwanie się zmiennymi parametrami „miesiąc”, „rok” w nazwach kartotek. Wystarczy utworzyć kartotekę ze wzorcem pozycji, a odpowiednie dane będą drukowały się w pozycji na fakturze.
Przykład
Załóżmy, że zajmujemy się utrzymaniem stron internetowych i pobieramy stałą miesięczną opłatę, a fakturę wystawiamy na koniec miesiąca.
W pierwszym kroku należy utworzyć odpowiednią kartotekę. Wchodzimy do zakładki „Magazyn” → „Produkty” i wybieramy opcję „Dodaj usługę” i wypełniamy formularz. W polu nazwa wprowadzając znak @ podpowiedzą nam się parametry jakie możemy wykorzystać.
Do wyboru mamy:
- Rok wystawienia dokumentu
- Miesiąc wystawienia dokumentu
- Miesiąc wystawienia dokumentu (słownie)
- Rok transakcji
- Miesiąc transakcji
- Miesiąc transakcji (słownie)
W naszym przypadku chcemy, aby w nazwie pozycji na fakturze był miesiąc i rok wystawienia dokumentu. W tym celu, przy użyciu „@„, wybieramy parametry „Miesiąc wystawienia dokumentu” i „Rok wystawienia dokumentu”.
W rezultacie nasza kartoteka będzie miała nazwę: „Utrzymanie strony internetowej www.firmino.pl opłata za okres @{doc_month_name} @{doc_year}”.
W kolejnym kroku wystawiamy fakturę, wykorzystując utworzoną kartotekę.
Na wydruku będzie wyglądało to następująco:
Dodatkowo, jeżeli kwota jest stała, a fakturę wystawiamy regularnie, możemy skorzystać z funkcji faktur cyklicznych i ustawić automat, który będzie w określonym czasie sam wystawiał i wysyłał fakturę do naszego kontrahenta.
Cena jednostkowa brutto zamiast netto
Cena jednostkowa brutto zamiast netto
Jeżeli wystawiamy faktury liczone od brutto i chcemy, aby na fakturach znalazła się kolumna „cena jednostkowa brutto” zamiast „ceny jednostkowej netto” – wystarczy, że przejdziemy do zakładki Ustawienia → Wydruki → Inne i odpowiedni checkbox.
