Podczas dodawania bądź edycji kontrahenta (CRM → Kontrahenci), mamy możliwość skonfigurowania domyślnych warunków sprzedaży dla wybranego kontrahenta.

Konfiguracji podlegają następujące elementy:

• Cena sprzedaży – jeżeli mamy skonfigurowanych kilka różnych cen dla produktów (zobacz instrukcję), możemy wybrać domyślną cenę sprzedaży dla danego kontrahenta, która będzie w pierwszej kolejności podpowiadana podczas wystawiania dokumentu sprzedaży.
• Osoba odbierająca dokumenty –  jeżeli mamy dodane w systemie osoby kontaktowe z tej firmy, to możemy taką osobę ustawić jako odbiorcę faktury – wtedy na każdym wydruku w polu odbierać będzie wyświetlone imię i nazwisko tej osoby.
• Domyślny sposób płatności – standardowa forma płatności, która ma być podpowiadana przy wystawianiu dokumentu.
• Ilość dni na termin płatności – domyślny termin płatności, który również będzie podpowiadany przy wystawianiu dokumentu dla tego kontrahenta.
• Dokument wystawiany dla zamówienia –  Tworząc zamówienie zawsze ustawiamy jaki dokument sprzedażowy ma być wystawiony po zrealizowaniu zamówienia, konfigurując te pole – system zawsze będzie nam podpowiadał wybrany typ dokumentu przy tworzeniu zamówienia dla tego kontrahenta.

Funkcjonalność dostępna w zakładce Ustawienia → Dokumenty → Typy dokumentów, pozwala nam na określenie domyślnej:

• serii numeracji dla wybranego typu dokumentu
• nazwy dokumentu na wydruku
• jednostki miary
• terminu płatności
• oraz standardowych uwag do wydruku pod dokumentem

W systemie Firmino dostępne są trzy metody dodawania nowych produktów do bazy:

• Dodawanie produktu bezpośrednio z poziomu wystawianej faktury,
• Zakładanie nowej kartoteki produktu w magazynie,
• Import listy produktów z arkusza danych.

Firmino pozwala na prowadzenie wielu banków, generując dla każdego z nich osobne serie dokumentów potwierdzających wpłaty i wypłaty.  W celu dodania kolejnego banku należy przejść do sekcji Ustawienia → Konto → Bank i wybrać opcję „Dodaj konto bankowe”.

Następnie wprowadzamy nazwę banku i numer konta.

Później należy już tylko pamiętać o zmianie banku, w sytuacji gdy rozliczamy operację z nim związaną. Bank możemy zmienić:

• W oknie Rozrachunki → Bank

• Wprowadzając spłatę rozliczającą dokument

Włączenie Banku

W celu uruchomienia obsługi kasy należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Bank i zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Po zapisaniu zmian, w zakładce Rozrachunki → Bank pojawi się moduł kasy.

Moduł Bank

Rozrachunki → Bank to miejsce, w którym znajduje się pełna ewidencja dokumentów kasowych (BP, BW). Z poziomu tego okna możemy również dokonać wpłat i wypłat (opcja: dodaj dokument bankowy) jak i zaimportować plik z transakcjami bankowymi.

Zdarza się, że wystawiasz co miesiąc takie same faktury, na te same kwoty, do tych samych kontrahentów? Nasz program do faktur pozwoli Tobie zautomatyzować ten proces, sam wygeneruje dokumenty i wyśle w ustalonym terminie.

Faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury dokumentującej sprzedaż lub zaliczkę:

• udzielono rabatu lub obniżki ceny,
• podwyższono cenę,
• dokonano zwrotu,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Korekty w  Streamsoft Firmino

Aby wystawić korektę do faktury, należy:

1. Przejść do Zakładki Sprzedaż->Korekty

2. Wybrać opcję „Wystaw korektę”.

3. Wyszukać w bazie dokument, który ma być skorygowany. Jeśli dokument źródłowy nie istnieje w systemie, należy wybrać opcję „Dokument źródłowy nie istnieje”.

Następnie pojawi się strona z formularzem dokumentu, gdzie określamy jakie elementy w porównaniu do dokumentu źródłowego uległy zmianie.

W obrocie gospodarczym powszechnie używa się pojęcia „faktura proforma”. Tak naprawdę proforma nie jest rodzajem faktury, a nawet więcej: nie jest dokumentem księgowym, czy w ogóle dokumentem – proforma nie dokumentuje, czyli nie potwierdza żadnej operacji gospodarczej, nie generuje również zobowiązań między kontrahentami. Ponadto warto wiedzieć, że proformy nie są zdefiniowane w żadnych przepisach.

Streamsoft Firmino umożliwia posługiwanie się zmiennymi parametrami „miesiąc”, „rok” w nazwach kartotek. Wystarczy utworzyć kartotekę ze wzorcem pozycji, a odpowiednie dane będą drukowały się w pozycji na fakturze.

Przykład

Załóżmy, że zajmujemy się utrzymaniem stron internetowych i pobieramy stałą miesięczną opłatę, a fakturę wystawiamy na koniec miesiąca.

W pierwszym kroku należy utworzyć odpowiednią kartotekę. Wchodzimy do zakładki „Magazyn” → „Produkty” i wybieramy opcję „Dodaj usługę” i wypełniamy formularz. W polu nazwa wprowadzając znak @ podpowiedzą nam się parametry jakie możemy wykorzystać.

Do wyboru mamy:

• Rok wystawienia dokumentu
• Miesiąc wystawienia dokumentu
• Miesiąc wystawienia dokumentu (słownie)
• Rok transakcji
• Miesiąc transakcji
• Miesiąc transakcji (słownie)

W naszym przypadku chcemy, aby w nazwie pozycji na fakturze był miesiąc i rok wystawienia dokumentu. W tym celu, przy użyciu „@„, wybieramy parametry „Miesiąc wystawienia dokumentu” i „Rok wystawienia dokumentu”.

W rezultacie nasza kartoteka będzie miała nazwę: „Utrzymanie strony internetowej www.firmino.pl opłata za okres @{doc_month_name} @{doc_year}”.

W kolejnym kroku wystawiamy fakturę, wykorzystując utworzoną kartotekę.

Na wydruku będzie wyglądało to następująco:

Dodatkowo, jeżeli kwota jest stała, a fakturę wystawiamy regularnie, możemy skorzystać z funkcji faktur cyklicznych i ustawić automat, który będzie w określonym czasie sam wystawiał i wysyłał fakturę do naszego kontrahenta.