Sekcja Statusy zamówień służy do zarządzania słownikiem statusów nadawanych zamówieniom sprzedaży. Statusy utworzone w tym miejscu wpływają na to, jakie pozycje operator widzi w menu Akcje → Ustaw status przy zamówieniu oraz na liście filtrów w oknie Sprzedaż → Zamówienia. Funkcja pozwala dostosować nazewnictwo etapów obsługi zamówień do sposobu pracy firmy, bez zmiany systemowej logiki procesu sprzedaży.

Sekcja jest dostępna w Ustawienia -> Dokumenty -> Statusy zamówień.

Streamsoft Firmino rozróżnia dwa poziomy informacji o zamówieniu: stan systemowy zamówienia oraz status widoczny dla użytkownika.

Stan systemowy odpowiada za logikę obsługi dokumentu. To on decyduje między innymi o tym, na której zakładce listy zamówienie się pojawi i jakie operacje będą dostępne w menu akcji. Stany systemowe są stałe i obejmują: nowe, wystawione, zrealizowane, anulowane oraz wymagające edycji.

Statusy definiowane w sekcji Statusy zamówień są etykietami przypisanymi do tych stanów systemowych. Każdy status ma wskazanie w polu Status dla, które określa, którego stanu dotyczy. Dzięki temu można utworzyć kilka własnych statusów dla jednego stanu systemowego, np. kilka wariantów statusu dla zamówień nowych, bez zmiany sposobu działania samych zamówień.

Wszystkie statusy przypisane do tego samego stanu systemowego pojawiają się razem w menu Ustaw status przy zamówieniu znajdującym się w tym stanie. Nadany status jest widoczny w kolumnie Status na liście zamówień i można go używać do filtrowania listy

Po wejściu do sekcji widoczna jest lista wszystkich zdefiniowanych statusów. Dla każdego statusu prezentowana jest jego nazwa, stan systemowy, do którego jest przypisany, oraz znaczniki Domyślny i Aktywny.

Znacznik Domyślny oznacza status wbudowany, dostarczony razem z aplikacją. Standardowo istnieje pięć takich statusów — po jednym dla każdego stanu systemowego. Znacznik Aktywny wskazuje, czy dany status jest dostępny do nadawania zamówieniom.

Kliknięcie nazwy statusu otwiera formularz jego edycji. Nad listą znajduje się przycisk Dodaj status zamówienia, który otwiera pusty formularz nowego statusu.

Formularz Status zamówienia służy do dodawania i edycji statusu. Zawiera pola Nazwa, Status dla oraz Aktywny.

Pole Nazwa określa etykietę widoczną dla operatora na liście zamówień, w menu Ustaw status i w filtrach. Pole Status dla wskazuje stan systemowy, do którego status ma być przypisany: Nowych, Wystawionych, Zrealizowanych, Anulowanych albo Wymagających edycji. Pole Aktywny decyduje o tym, czy status jest dostępny do wybierania przy zamówieniach.

Formularz obsługują przyciski Zapisz, Usuń oraz Powrót. Przycisk Usuń jest dostępny przy statusach już zapisanych i wymaga dodatkowego potwierdzenia w oknie dialogowym.

Zakres edycji zależy od rodzaju statusu. Przy statusach wbudowanych można zmienić wyłącznie nazwę. Pole Status dla jest zablokowane, ponieważ przypisania do stanu systemowego nie da się zmienić, a zamiast pola aktywności prezentowany jest nieaktywny znacznik Domyślny. Przy statusach własnych edytowalne są wszystkie pola: nazwa, przypisanie do stanu systemowego oraz znacznik aktywności.

1. Przejdź do Ustawienia → Dokumenty → Statusy zamówień.

2. Kliknij Dodaj status zamówienia.

3. W polu Nazwa wpisz nazwę statusu, która ma być widoczna dla operatorów na liście zamówień, w menu Ustaw status i w filtrach.

4. W polu Status dla wybierz stan systemowy, do którego status ma należeć. To ustawienie decyduje, przy jakich zamówieniach status będzie dostępny oraz jaką logikę procesu będzie przejmował.

5. Pozostaw zaznaczone pole Aktywny, jeśli status ma być od razu dostępny do nadawania zamówieniom. Przy nowym statusie pole jest domyślnie zaznaczone.

6. Kliknij Zapisz.

Po zapisaniu status pojawia się na liście bez znacznika Domyślny i od razu staje się dostępny w aplikacji. Będzie widoczny w menu Ustaw status przy zamówieniach znajdujących się w wybranym stanie systemowym oraz na liście filtrów w oknie zamówień.

Nadanie własnego statusu zmienia wartość w kolumnie Status na liście zamówień, ale nie przenosi dokumentu do innego etapu procesu. Zamówienie pozostaje na zakładce właściwej dla stanu systemowego, do którego status jest przypisany.

Status można wycofać z użycia przez odznaczenie pola Aktywny albo trwale usunąć przyciskiem Usuń. Wyłączenie aktywności jest bezpieczniejsze, jeśli status był już używany na dokumentach, ponieważ zachowuje możliwość odszukania wcześniejszych zamówień oznaczonych tym statusem.

1. Przejdź do Ustawienia → Dokumenty → Statusy zamówień.

2. Kliknij nazwę statusu, który chcesz wyłączyć.

3. Odznacz pole Aktywny.

4. Kliknij Zapisz.

Nieaktywny status znika z menu Ustaw status, więc nie można go już nadać kolejnym zamówieniom. Nadal pozostaje jednak dostępny na liście filtrów w oknie zamówień, aby można było odnaleźć dokumenty oznaczone nim wcześniej.

1. Otwórz formularz statusu, który chcesz usunąć.

2. Kliknij Usuń.

3. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym.

Zamówienie w Streamsoft Firmino służy do zarejestrowania planowanej sprzedaży przed wystawieniem właściwego dokumentu sprzedaży, np. faktury albo paragonu. W typowym przypadku wystarczy wskazać zamawiającego, dodać pozycje z produktami lub usługami, ustawić rozliczenie i zatwierdzić dokument. Formularz podpowiada dane z ustawień firmy oraz kartotek i na bieżąco przelicza wartości. Zamówienie można zapisać jako wersję roboczą, a po zatwierdzeniu wysłać mailem, pobrać jako PDF albo pozostawić w systemie do dalszej obsługi.

1. Przejdź do Sprzedaż → Zamówienia i kliknij + Dodaj zamówienie.

2. Sprawdź lub uzupełnij dane nagłówkowe dokumentu, w tym numer, serię numeracji, daty oraz typ dokumentu, który ma zostać wystawiony na podstawie zamówienia.

3. Wskaż zamawiającego. Możesz wybrać kontrahenta z kartoteki albo dodać nowego bez opuszczania formularza zamówienia.

4. Dodaj pozycje zamówienia z kartoteki produktów i usług, uzupełnij ilości, ceny, stawki VAT oraz ewentualne oznaczenia, a następnie ustaw dane rozliczenia.

5. Zapisz dokument jako wersję roboczą albo kliknij Zapisz i zatwierdź, aby zakończyć wystawianie. Przy zatwierdzaniu możesz wysłać zamówienie mailem, pobrać PDF albo tylko zatwierdzić dokument.

Poniżej znajdują się szerzej opisane poszczególne sekcje formularza zamówień

Dane nagłówkowe określają podstawowe informacje o zamówieniu: jego numer, daty, miejsce sprzedaży oraz rodzaj dokumentu sprzedaży, który ma powstać później na podstawie zamówienia. Część pól jest wypełniana automatycznie na podstawie ustawień firmy i wybranej serii numeracji, ale użytkownik może je skorygować, jeśli wymaga tego sytuacja.

W lewej kolumnie formularza znajdują się pola:

• Numer — kolejny numer dokumentu w ramach wybranej serii. Jest podstawiany automatycznie, ale można go zmienić.
• Seria numeracji — lista serii zdefiniowanych w firmie, np. serie domyślne miesięczne, roczne oraz serie własne. Zmiana serii od razu zmienia format numeru widoczny w nagłówku dokumentu. Przycisk + obok pola pozwala dodać nową serię bez opuszczania formularza.
• Data dokumentu — data wystawienia zamówienia. System podpowiada datę bieżącą, a pole umożliwia wybór daty z kalendarza.
• Miejsce sprzedaży — pole tekstowe wypełniane danymi firmy.
• Data sprzedaży — druga data dokumentu, również wybierana z kalendarza.
• Dokument do wystawienia — określa, jaki dokument sprzedaży będzie można wystawić na podstawie zamówienia. Dostępne opcje to Faktura sprzedaży, Dostawa wewnątrzwspólnotowa, Faktura eksportowa, Faktura bez VAT, Faktura VAT OSS, Paragon i Paragon VAT.

Sekcja ZAMAWIAJĄCY służy do wskazania kontrahenta, dla którego wystawiane jest zamówienie. Można wybrać kontrahenta już zapisanego w kartotece albo dodać nowego bez wychodzenia z formularza dokumentu.

1. W polu Wpisz NIP lub nazwę kontrahenta wpisz fragment nazwy albo numeru NIP.
2. Wybierz kontrahenta z listy podpowiedzi. Jeśli kontrahenta nie ma w kartotece, wybierz Dodaj nowego kontrahenta albo kliknij przycisk + obok pola.
3. Jeśli dodajesz nowego kontrahenta, uzupełnij dane w oknie Kontrahent. Okno zawiera zakładki Dane identyfikacyjne, Adres, Dodatkowe i Uwagi.
4. W razie potrzeby zaznacz Nie zapisuj do bazy, jeśli dane kontrahenta mają zostać użyte tylko na tym zamówieniu, bez zakładania kartoteki kontrahenta.
5. Kliknij Zatwierdź, aby przenieść dane kontrahenta na zamówienie.

Jeżeli zamówienie ma mieć innego odbiorcę niż zamawiający, zaznacz Dokument posiada innego odbiorcę. System doda wtedy sekcję ODBIORCA z osobnym polem wyszukiwania kontrahenta.

Sekcja USTAWIENIA wpływa na sposób liczenia kwot, walutę dokumentu oraz dane drukowane na zamówieniu. Zmiany w tych polach mogą wpływać na układ tabeli pozycji i wartości podsumowania.

Dostępne ustawienia to:

• Konta bankowe na wydruku — rachunek firmy drukowany na dokumencie. Przycisk + pozwala dodać kolejny rachunek.
• Liczony od — określa, czy dokument jest liczony od wartości Netto, czy Brutto. Przy liczeniu od netto w tabeli pozycji wpisywana jest cena netto. Przy liczeniu od brutto kolumna zmienia się na cena brutto, a kolumny wartości są prezentowane w odpowiedniej kolejności.
• Waluta — waluta dokumentu, w tym PLN oraz waluty obce. Po wybraniu waluty innej niż PLN pojawiają się pola Data kursu, Tabela NBP i Kurs. System uzupełnia kurs NBP z dnia poprzedzającego datę dokumentu, a użytkownik może go ręcznie skorygować.

Po prawej stronie nagłówka widoczny jest kafel PODSUMOWANIE z bieżącą wartością zamówienia. Wartość jest przeliczana po każdej zmianie pozycji.

Sekcja Pozycje służy do wprowadzenia towarów lub usług objętych zamówieniem. Formularz zawiera co najmniej jeden wiersz do uzupełnienia, a wartości netto, VAT i brutto są obliczane automatycznie na podstawie ilości, ceny, bonifikaty i stawki VAT.

1. W polu Produkt wpisz nazwę lub kod produktu w wyszukiwarce Wpisz nazwę lub kod produktu.

2. Wybierz produkt z listy podpowiedzi. Jeśli produktu nie ma w kartotece, wybierz Dodaj nowy produkt albo kliknij przycisk + obok pola. Po wybraniu produktu przy polu pojawia się ikona ołówka do edycji kartoteki oraz ikona X do usunięcia wskazania.

3. Uzupełnij Ilość i Jm.. Przycisk + przy jednostce miary pozwala dodać własną jednostkę.

4. Uzupełnij cenę jednostkową w polu Cena netto albo Cena brutto, zależnie od ustawienia Liczony od, oraz ewentualną bonifikatę w polu Bonif..

5. Wybierz stawkę VAT. Dostępne wartości to m.in. 23%, 8%, 7%, 5%, 0%, zw., np., o.o., np.UE i 0%PP.

6. W razie potrzeby uzupełnij GTU oraz CN/PKWiU. Pole GTU pozwala wskazać oznaczenia GTU_01–GTU_13 wymagane w JPK_V7 albo wartość brak.

7. Dodaj kolejne wiersze przyciskiem + Dodaj pozycję albo usuń zbędny wiersz ikoną X na końcu pozycji.

Sekcja Rozliczenie określa sposób i termin płatności.

1. Rozwiń sekcję Rozliczenie.

2. Wybierz Sposób płatności. Dostępne opcje to Gotówka, Karta płatnicza, Przelew, Płatność elektroniczna, Za pobraniem, Kompensata, Przedpłata, Split payment, BLIK i Inny.

3. Ustaw Termin płatności. Możesz wybrać datę z kalendarza albo zaznaczyć Termin płatności jako ilość dni, aby podać termin liczbą dni.

Sekcje uzupełniające pozwalają dodać informacje wymagane w ewidencji, treści drukowane na dokumencie oraz pliki lub linki związane z zamówieniem. Są to dane dodatkowe, ale w niektórych przypadkach mogą być istotne dla prawidłowego oznaczenia transakcji lub późniejszej obsługi dokumentu.

W sekcji Transakcje specjalne dostępne są znaczniki wymagane w ewidencji JPK_V7: TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, MPP, WSTO_EE i IED. Przy każdym znaczniku znajduje się ikona informacyjna z wyjaśnieniem.

W sekcji Uwagi można uzupełnić Uwagi do dokumentu do 250 znaków, widoczne w systemie, oraz Uwagi do wydruku pod dokumentem do 3000 znaków, drukowane na dokumencie. Dostępne jest też pole Osoba odbierająca na wydruku z wyszukiwarką.

W sekcji Załączniki można dodać plik metodą „przeciągnij i upuść” albo wskazać go z dysku przez Przeglądaj. Dostępna jest również opcja dodania odnośnika, czyli linku zamiast pliku. Dwie ikony w prawym górnym rogu przełączają widok załączników między listą a kafelkami.

Przycisk Zapisz pod pozycjami zapisuje dokument bez zatwierdzania. Po zapisie nagłówek sekcji zmienia się na ZAMÓWIENIE (WERSJA ROBOCZA), a w pasku nad formularzem pojawia się przycisk Cofnij zmiany, który wycofuje modyfikacje wprowadzone od ostatniego zapisu. Wersja robocza pozwala przerwać pracę nad zamówieniem i wrócić do niego później.

Zatwierdzenie kończy wystawianie zamówienia. Po zatwierdzeniu dokument trafia na listę zamówień i otrzymuje status Nowe.

1. Kliknij Zapisz i zatwierdź.

2. Na zakładce Podsumowanie sprawdź lub uzupełnij pole Email adresata. Możesz zaznaczyć Wyślij do mnie kopię emaila.

3. Wybierz rodzaj wydruku: Oryginał albo Duplikat.

4. Wybierz język wydruku. Dostępne języki to Polski, Angielski, Niemiecki, Ukraiński, Francuski, Hiszpański, Włoski, Rosyjski, Czeski i Słowacki.

5. Sprawdź podglądowe dane płatności oraz wartość dokumentu.

6. Jeśli zamówienie ma zostać wysłane mailem i chcesz zmienić treść wiadomości, przejdź na zakładkę Treść wiadomości. Możesz edytować temat i treść e-maila przygotowane z szablonu oraz zaznaczyć Wysyłaj bez formatowania HTML.

7. Wybierz sposób zakończenia pracy z dokumentem:

• Wyślij mailem — zatwierdza zamówienie i wysyła je do kontrahenta.
• Pobierz PDF — zatwierdza zamówienie i pobiera wydruk PDF.
• Zatwierdź — zatwierdza dokument bez wysyłki i bez pobrania PDF.
  

Po zatwierdzeniu aplikacja wraca do listy zamówień. Nowy dokument jest widoczny na zakładce Aktualne ze statusem Nowe. Od tego momentu może podlegać dalszej obsłudze, np. wystawieniu dokumentu sprzedaży, przyjęciu zaliczki, realizacji albo anulowaniu.

Nowy plik kontrolny JPK_V7 wprowadza oznaczenia rodzajów wybranych transakcji. Ustawodawca ustalił katalog symboli dla poszczególnych transakcji.

Plik kontrolny JPK_V7 wymaga oznaczenia towarów za pomocą symboli GTU. Ustawodawca ustalił katalog symboli, którymi należy oznaczać towary.

Dostępne grupy:

• GTU_01 – Dostawa napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_02 – Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU_03 – Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
• GTU_04 – Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_05 – Dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_06 – Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_07 – Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 – 8708 oraz CN 8708 10
• GTU_08 – Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_09 – Dostawa leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
• GTU_10 – Dostawa budynków, budowli i gruntów
• GTU_11 – Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
• GTU_12 – Świadczenie usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
• GTU_13 – Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1

GTU możesz określić zarówno na poziomie kartoteki towarowej (Magazyn -> Produkty -> wybierając produkt).

Jak i na poziomie formularza faktury, na danej pozycji dokumentu.

Wydruk kodów GTU na fakturach

Jeżeli chcesz, żeby kody GTU znajdowały się na wydrukach dokumentów sprzedażowych, należy przejść do okna: Ustawienia -> Wydruki -> Inne i zaznaczyć parametr „Drukuj oznaczenie GTU”

Z dniem 25 maja 2018 r. zmieniają się obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych. Nowe standardy bezpieczeństwa wymagają zawarcia umowy powierzenia danych osobowych.

W celu zawarcia umowy powierzenia danych osobowych przechodzimy do zakładki (Ustawienia -> RODO -> Umowa powierzenia).

W pierwszym kroku potwierdzamy, że mamy prawo reprezentowania podmiotu na który jest zarejestrowane konto w Streamsoft Firmino.

W drugim kroku zapoznajemy się z treścią umowy i ją akceptujemy.