Faktura to dokument świadczący o zaistniałej transakcji handlowej wystawiany w dwóch egzemplarzach – dla sprzedawcy i nabywcy. Niezależnie od tego, czy jest to dokument w formie papierowej czy elektronicznej, aby mógł zostać uznany za fakturę, powinien zawierać niezbędne elementy zgodne z ustawą VAT.

Każdy jej rodzaj sporządzany jest według określonych zasad. Faktura VAT, faktura vat marża, faktura zaliczkowa, faktura walutowa, faktura eksportowa, faktura korygująca – te dokumenty łatwo wygenerujesz w programie do faktur Streamsoft Firmino.i 

Faktura w 3 krokach ze Streamsoft Firmino

W celu wystawienia faktury należy wybrać opcję „Wystaw fakturę”. Funkcja dostępna jest zarówno z poziomu ekranu startowego, jak i w zakładce Sprzedaż.

Otworzy się formularz dokumentu sprzedażowego, który składa się z kilku sekcji (Dane podstawowe, Pozycje, Rozliczenie, Uwagi). Fakturę wystawimy w 3 prostych krokach.

1. Wybór kontrahenta

W pierwszym kroku wprowadzamy dane kontrahenta. Możemy go wybrać z bazy kontrahentów poprzez kliknięcie w lupę lub dodać nowego, naciskając plus.

2. Uzupełnienie pozycji

W drugim kroku uzupełniamy pozycję towaru lub usługi. Tutaj również wybierzemy ją z kartoteki lub wprowadzimy nową przez dodanie jej do bazy.

3. Warunki rozliczenia

W ostatnim kroku określamy warunki rozliczenia faktury, czyli sposób i termin płatności.

Klikamy Zapisz. Gotowe! Możemy wysłać fakturę na e-mail kontrahenta lub zapisać do pliku PDF.

Wystawianie faktury – dodatkowe ustawienia

1. W danych podstawowych możemy:

• wybrać serię numeracji, jeżeli korzystamy z kilku – informację, jak dodać nową serię numeracji, znajdziesz pod tym linkiem
• ustawić datę dokumentu, datę sprzedaży oraz miejsce wystawienia faktury

Istnieje możliwość zmiany nazwy etykiety na fakturze „Miejsce sprzedaży”, „Data sprzedaży” – wystarczy kliknąć w tekst i uruchomi się edytor.

• w danych podstawowych, jest opcja wyboru waluty dla dokumentu. System automatycznie pobierze aktualny kurs z tabel NBP.

2. W sekcji „Uwagi” możemy:

• wprowadzić adnotacje, jakie znajdą się na wydruku wystawianej faktury
• dodać notatkę do dokumentu, jaka będzie dostępna wewnętrznie w systemie
• wprowadzić osobę, która znajdzie się na fakturze jako „odbiorca dokumentu”

3. W oknie podsumowania wystawianej faktury:

• wybierzemy rodzaj wydruku (oryginał, kopia, duplikat)
• zmienimy język wydruku (dostępny: polski, angielski, niemiecki, francuski)

4. Przy podsumowaniu dokumentu, w zakładce „Treść wiadomości” możemy zmienić tytuł i treść wiadomości e-mail z wysyłaną fakturą.

5. W zakładce „Dokument cykliczny”, możemy dodatkowo ustawić regularne wystawianie dokumentu. Więcej o fakturach cyklicznych znajdziesz pod tym linkiem.

W celu wystawienia faktury zaliczkowej należy najpierw dodać nowe zamówienie (w zakładce „Sprzedaż” → „Zamówienia”), a następnie za pomocą buttonu akcji, przy danym zamówieniu, wybrać opcję „Przyjmij zaliczkę”.

W kolejnym kroku podajemy kwotę zaliczki.

Następnie potwierdzamy dane i zapisujemy dokument. Faktura trafi do zakładki Sprzedaż → Dokumenty.

Faktura końcowa

Wprowadzając w analogiczny sposób ostatnią zaliczkę za dane zamówienie, wygenerowana zostanie faktura końcowa, zawierająca podsumowanie wszystkich wpłaconych zaliczek i wartości całego zamówienia.

Faktura końcowa, jako zwykła faktura sprzedaży widnieje w spisie dokumentów pod symbolem „FAS”, natomiast faktury zaliczkowe opisane są skrótem „FZAL”.

Moduł Zamówienia (dostępne z menu w ścieżce Sprzedaż → Zamówienia) w Streamsoft Firmino służy do ewidencjonowania i obsługi zamówień sprzedaży. Z tego poziomu można śledzić etap realizacji zamówienia, wystawić dokument sprzedaży, przyjąć zaliczkę, pobrać PDF, wysłać zamówienie mailem albo oznaczyć je jako zrealizowane lub anulowane. W tym samym oknie widoczne są również zamówienia pobrane z integracji, np. z Base, jeśli taka integracja jest włączona.

Sam proces dodawania nowego zamówienia jest opisany w osobnej instrukcji: https://www.firmino.pl/pomoc/wystawianie-zamowienia/

Okno Zamówienia jest podzielone na dwie zakładki: Aktualne i Zrealizowane.

W zakładce Aktualne znajdują się zamówienia, nad którymi nadal trwa praca. Zakładka Zrealizowane pełni funkcję archiwum. Trafiają do niej zamówienia zamknięte, czyli oznaczone jako Zrealizowane, oraz zamówienia Anulowane.

Panel Filtry jest domyślnie zwinięty. Można go rozwinąć ikoną strzałki po prawej stronie nagłówka Filtry. Po ustawieniu kryteriów nagłówek pokazuje aktywne zawężenie w nawiasie, np. Filtry (Wymaga edycji). Dzięki temu widać, że lista jest przefiltrowana, nawet gdy panel filtrów pozostaje zwinięty.

W obu zakładkach dostępne są następujące filtry:

• Wybierz status zamówienia — lista rozwijana pozwalająca zawęzić zamówienia według statusu. Dostępne statusy zależą od zakładki.
• Wszyscy operatorzy — lista rozwijana zawężająca listę do zamówień wystawionych przez wskazanego operatora. Na liście dostępna jest opcja Wszyscy operatorzy oraz operatorzy zdefiniowani w firmie.
• Wyświetlaj wartość netto — pole wyboru. Po jego zaznaczeniu tabela pokazuje osobne kolumny Wartość netto i Wartość brutto. Domyślnie widoczna jest jedna kolumna Wartość.

Nad listą zamówień znajduje się wyszukiwarka. Pole Wpisz szukany tekst służy do wpisania szukanej frazy, przycisk Szukaj uruchamia wyszukiwanie, a przycisk Wszystkie usuwa zawężenie wyszukiwarki i przywraca pełną listę wyników zgodną z aktywnymi filtrami.

Sekcja listy ma nagłówek Zamówienia. Dane są prezentowane w tabeli, w której można przeglądać podstawowe informacje o zamówieniu, jego status, powiązany dokument sprzedaży oraz dostępne akcje.

Kliknięcie nagłówka kolumny sortuje listę według tej kolumny. Kolejne kliknięcie zmienia kierunek sortowania. Kliknięcie numeru w kolumnie Numer otwiera dokument zamówienia, a kliknięcie numeru w kolumnie Dok. sprzedaży otwiera powiązany dokument sprzedaży, jeśli został już wystawiony.

Tabela zawiera następujące informacje:

• Pole wyboru – służy do zaznaczania zamówień do akcji grupowych. Pole wyboru w nagłówku tabeli zaznacza lub odznacza wszystkie pozycje na bieżącej stronie.
• Data – data dokumentu zamówienia.
• Numer – numer zamówienia, będący linkiem do dokumentu zamówienia.
• Kontrahent – nazwa zamawiającego. Przy zamówieniach z niekompletnymi danymi pole może być puste lub oznaczone znakiem –.
• Dok. sprzedaży – numer dokumentu sprzedaży wystawionego do zamówienia. Pole pozostaje puste, dopóki dokument sprzedaży nie zostanie wystawiony.
• Wartość – wartość zamówienia. Po zaznaczeniu filtra Wyświetlaj wartość netto dane są rozdzielane na kolumny Wartość netto i Wartość brutto. Dla zamówień w walucie obcej pod kwotą prezentowana jest również kwota po przeliczeniu na PLN.
• Waluta – waluta zamówienia, a dla dokumentów walutowych także waluta przeliczenia.
• Uwagi – adnotacje zapisane na zamówieniu.
• Status – aktualny etap obsługi zamówienia.
• Źródło — źródło pochodzenia zamówienia. Widoczne przy włączonej integracji z Base. Przy zamówieniach z integracji może być widoczna ikona źródła zamówienia. Dla zamówień wystawionych ręcznie w Streamsoft Firmino pole pozostaje puste.
• Akcje — ikona rozwijająca menu operacji dostępnych dla danego zamówienia.

Menu działań dla pojedynczego zamówienia jest dostępne w kolumnie Akcje. Po rozwinięciu menu operacje są pogrupowane w sekcje Podstawowe, Dodatkowe oraz Ustaw status.

W sekcji Podstawowe mogą być dostępne następujące akcje:

• Edytuj — otwiera dokument zamówienia do edycji.
• Usuń — usuwa zamówienie.
• Przyjmij zaliczkę — uruchamia przyjęcie zaliczki do zamówienia. Opcja jest dostępna dla zamówień o statusie Nowe. Więcej o przyjmowaniu zaliczki do zamówienia: Link: https://www.firmino.pl/pomoc/zaliczka/
• Wystaw dokument — tworzy dokument sprzedaży na podstawie zamówienia. Opcja jest dostępna dla zamówień o statusie Nowe.
• Zrealizuj zamówienie — zamyka realizację zamówienia. Opcja jest dostępna dla zamówień o statusie Wystawione, czyli po wystawieniu dokumentu sprzedaży.
• Anuluj zamówienie — anuluje zamówienie.
  

W sekcji Dodatkowe dostępne są operacje pomocnicze:

• Pobierz PDF — pobiera wydruk zamówienia w formacie PDF.
• Wyślij mailem — otwiera wysyłkę zamówienia pocztą elektroniczną do kontrahenta.
• Wystaw podobną — tworzy nowe zamówienie na podstawie wskazanego zamówienia, kopiując dane do dalszej edycji.
  

Sekcja Ustaw status służy do zmiany statusu zamówienia. Dostępność statusów zależy od konfiguracji oraz bieżącej sytuacji dokumentu.

Status zamówienia informuje, na jakim etapie obsługi znajduje się dokument i jakie działania są dla niego dostępne.

Najważniejsze statusy to:

• Nowe — zamówienie zostało zarejestrowane, ale nie wystawiono jeszcze do niego dokumentu sprzedaży.
• Wystawione — do zamówienia wystawiono dokument sprzedaży.
• Wymaga edycji — zamówienie wymaga interwencji operatora. Dotyczy to najczęściej zamówień pobranych przez integrację, w których brakuje części danych albo dane są błędne. Przed dalszą obsługą trzeba je uzupełnić lub poprawić.
• Zrealizowane — zamówienie zostało zamknięte i jest widoczne w zakładce Zrealizowane.
• Anulowane — zamówienie zostało odrzucone lub wycofane i jest widoczne w zakładce Zrealizowane.

Lista statusów zamówień jest konfigurowalna w ścieżce Ustawienia → Dokumenty → Statusy zamówień. Więcej o konfiguracji statusów zamówień przeczytasz tutaj: https://www.firmino.pl/pomoc/statusy-zamowien/  

Jeśli w firmie działa integracja z Base, pobrane zamówienia są widoczne w oknie Sprzedaż → Zamówienia razem z zamówieniami dodanymi ręcznie w Streamsoft Firmino. Źródło pochodzenia zamówienia jest widoczne w kolumnie Źródło. Więcej o imporcie zamówień z Base, przeczytasz tutaj: https://www.firmino.pl/pomoc/zamowienia-baselinker/

Zamówienia pobrane przez integrację mogą otrzymać status Wymaga edycji, jeśli brakuje w nich danych potrzebnych do dalszej obsługi albo dane wymagają poprawy. W takiej sytuacji operator powinien otworzyć zamówienie do edycji i uzupełnić brakujące informacje przed wystawieniem dokumentu sprzedaży lub wykonaniem kolejnych działań.

Zamówienie można przenieść do zakładki Zrealizowane dopiero po wystawieniu do niego dokumentu sprzedaży. Oznacza to, że najpierw zamówienie musi mieć status Wystawione.

1. W oknie Sprzedaż → Zamówienia odszukaj zamówienie, które ma zostać zamknięte.
2. W kolumnie Akcje rozwiń menu dla tego zamówienia.
3. Wybierz akcję Zrealizuj zamówienie. Akcja jest dostępna po wystawieniu dokumentu sprzedaży do zamówienia.
4. Sprawdź, czy zamówienie jest widoczne w zakładce Zrealizowane.

Pod listą zamówień znajduje się pasek akcji grupowych. Służy on do wykonywania tej samej operacji na wielu zaznaczonych zamówieniach jednocześnie.

Aby skorzystać z akcji grupowej, zaznacz wybrane wiersze na liście, a następnie użyj przycisku Akcje grupowe. Dostępne operacje obejmują Zrealizuj zamówienia, Pobierz PDF oraz Wyślij mailem.

Obok przycisku widoczny jest licznik Zaznaczonych wierszy: n, który pokazuje liczbę aktualnie zaznaczonych zamówień. Przycisk X czyści zaznaczenie wszystkich wierszy.

W celu przesłania danych o wysokości zaliczek na podatek dochodowy PIT-4 na konto użytkownika Firmino, należy zamknąć miesiąc w programie Aga. Następnie przejść do okna Płace –> Drukuj –> PIT-4 i kliknąć w ikonę „Wyślij do Firmino”.

Po chwili dane znajdą się na koncie użytkowania Firmino.