Zmienne miesiąca, roku i kwartału w nazwie pozycji na fakturze
Zmienne miesiąca, roku i kwartału w nazwie pozycji na fakturze
Streamsoft Firmino umożliwia używanie zmiennych parametrów w nazwach kartotek produktów i usług. Dzięki temu nazwa pozycji na fakturze może automatycznie zawierać np. miesiąc, rok albo kwartał wystawienia dokumentu lub transakcji. Funkcja przydaje się szczególnie przy usługach rozliczanych cyklicznie, gdy opis pozycji powinien wskazywać okres, którego dotyczy faktura.
Dostępne zmienne w nazwie kartoteki
Zmienne dodaje się w polu Nazwa kartoteki produktu lub usługi. Po wpisaniu znaku @ system podpowiada parametry, które można wykorzystać w nazwie pozycji.
- @{doc_year} – Rok wystawienia dokumentu
- @{doc_month} – Miesiąc wystawienia dokumentu
- @{doc_month_name} – Miesiąc wystawienia dokumentu (słownie)
- @{sale_year} – Rok transakcji
- @{sale_month} – Miesiąc transakcji
- @{sale_month_name} – Miesiąc transakcji (słownie)
- @{doc_quarter} – Kwartał dokumentu
- @{sale_quarter} – Kwartał transakcji
Parametry dotyczące wystawienia dokumentu pobierają dane z daty wystawienia faktury. Parametry dotyczące transakcji odnoszą się do daty transakcji wskazanej na dokumencie.
Jak dodać zmienne do nazwy pozycji na fakturze?
Przykład: firma wystawia co miesiąc fakturę za utrzymanie strony internetowej i chce, aby w nazwie pozycji automatycznie pojawiał się miesiąc oraz rok rozliczenia.
1. Przejdź do zakładki Produkty.
2. Wybierz opcję Dodaj usługę lub wejdź w edycję już istniejącej kartoteki.
3. W polu Nazwa wpisz nazwę pozycji i użyj znaku @, aby wybrać odpowiednie zmienne z podpowiedzi systemu. Przykładowo wybierz Miesiąc wystawienia dokumentu (słownie) oraz Rok wystawienia dokumentu, jeśli nazwa pozycji ma zależeć od daty wystawienia faktury.
4. Zapisz kartotekę.
Przykładowa nazwa kartoteki może wyglądać tak:
Po użyciu tej kartoteki na fakturze system zastąpi zmienne konkretnymi wartościami wynikającymi z dat dokumentu, np. nazwą miesiąca i rokiem.
Jeżeli kwota jest stała, a faktura ma być wystawiana regularnie, można dodatkowo skorzystać z funkcji faktur cyklicznych. Pozwala ona ustawić automatyczne wystawianie i wysyłanie faktury do kontrahenta w określonym terminie. Więcej o fakturach cyklicznych przeczytasz tutaj: https://www.firmino.pl/pomoc/faktury-cykliczne/
Cena jednostkowa brutto zamiast netto
Cena jednostkowa brutto zamiast netto
Ustawienie pozwala zmienić kolumnę widoczną na wydruku faktury: zamiast ceny jednostkowej netto może pojawić się cena jednostkowa brutto. Przydaje się to wtedy, gdy wystawiasz faktury liczone od brutto i chcesz, aby taki sposób prezentacji ceny był widoczny również na dokumencie dla odbiorcy.
1. Przejdź do Ustawienia → Wydruki → Inne.
2. Zaznacz checkbox „Drukuj cenę jednostkową brutto zamiast netto na dokumentach liczonych od brutto”.
Po włączeniu tej opcji na fakturach liczonych od brutto w wydruku faktury pojawi się kolumna z ceną jednostkową brutto zamiast ceny jednostkowej netto.
Podpis i pieczęć na fakturze
Podpis i pieczęć na fakturze
Podpis i pieczęć na fakturze można dodać jako plik graficzny, który będzie wykorzystywany na wydruku faktury. Funkcja przydaje się, gdy chcesz, aby wystawiane dokumenty zawierały stały element graficzny, np. skan podpisu lub pieczątki firmowej. Przed dodaniem pliku przygotuj grafikę w obsługiwanym formacie i odpowiednich wymiarach.
1. Przejdź do Ustawienia → Wydruki → Podpis, pieczątka.
2. Dodaj plik graficzny z podpisem lub pieczęcią. Plik powinien być w formacie .jpg, .jpeg, .png albo .gif i mieć wymiary od 120×60 px do 720×480 px.
3. Zapisz ustawienie przyciskiem
Usunięcie konta
Usunięcie konta (Dezaktywacja konta)
Usunięcie konta w Streamsoft Firmino wykonuje się z poziomu ustawień konta. Operacja jest potwierdzana dodatkowym komunikatem, ponieważ powoduje natychmiastowe wylogowanie oraz zablokowanie dostępu do systemu.
1. Przejdź do zakładki Ustawienia -> Konto w Firmino.
2. Kliknij link Dezaktywuj konto.
3. W oknie Dezaktywacja konta zapoznaj się z komunikatem. System informuje, że zamierzasz dezaktywować konto w Streamsoft Firmino oraz że spowoduje to natychmiastowe wylogowanie i zablokowanie dostępu do systemu.
4. Aby potwierdzić operację, wpisz w polu potwierdzenia: DEZAKTYWUJ.
5. Kliknij Dezaktywuj konto. Jeśli nie chcesz usuwać konta, kliknij Anuluj.
Ważne!
Po usunięciu konta wszystkie dane zostaną trwale usunięte z systemu Streamsoft Firmino i nie będzie można ich odzyskać. Operacja powoduje również natychmiastowe wylogowanie oraz zablokowanie dostępu do systemu, dlatego wykonuj ją tylko wtedy, gdy masz pewność, że konto nie będzie już potrzebne.
Zmiana hasła
Zmiana hasła
W celu zmiany hasła dostępu do konta w serwisie Firmino, przechodzimy do zakładki „Ustawienia” → „Operatorzy”, gdzie wybieramy użytkownika. Następnie klikamy w opcję „Zmień hasło”.
W oknie, które się pojawi wprowadzamy stare hasło i podajemy nowe hasło. Zapisujemy. Gotowe!
Dodatkowe firmy
Dodatkowe firmy
Streamsoft Firmino umożliwia zarządzanie kilkoma firmami z poziomu jednego logowania.
Funkcjonalność dostępna jest w ramach Konta Podstawowego. Koszt każdej dodatkowej firmy to 4.80 zł netto / m-c (przy płatności rocznej).
Jak wykupić dodatkową firmę?
Aby wykupić dostęp dla nowego użytkownika, należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Twoje konto w Firmino i w koszyku przesunąć suwak na potrzebną ilość firm.
Płatności możemy dokonać Do daty ważności konta (wtedy zapłacimy tylko za dodane firmy).
Jak dodać firmę
Aby dodać firmę, po dokonaniu płatności należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Dane firm i wybrać opcję Dodaj firmę.
Następnie uzupełniamy dane firmy i zapisujemy. Po dodaniu nowej firmy w górnej belce systemu pojawi się opcja umożliwiająca przełączanie pomiędzy posiadanymi firmami.
Dodatkowi użytkownicy
Dodatkowi użytkownicy
Streamsoft Firmino umożliwia tworzenie dowolnej liczby dodatkowych użytkowników, z ściśle określonym zakresem uprawnień, w ramach wybranej firmy.
Funkcjonalność dostępna jest w ramach Konta Podstawowego. Koszt każdego dodatkowego użytkownika 4.80 zł netto / m-c (przy płatności rocznej).
Jak wykupić kolejnego użytkownika ?
Aby wykupić dostęp dla nowego użytkownika, należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Twoje konto w Firmino i w koszyku przesunąć suwak na potrzebną ilość logowań.
Płatności możemy dokonać Do daty ważności konta (wtedy zapłacimy tylko za użytkowników).
Jak dodać użytkownika
Aby dodać kolejnego użytkownika, po dokonaniu płatności, wystarczy wejść do zakładki Ustawienia → Konto → Operatorzy i wybrać opcję Dodaj operatora. Następnie podajemy dane operatora (imię i nazwisko, adres e-mail).
W kolejnym kroku określamy zakres uprawnień i firmy do jakich może mieć dostęp nowy użytkownik. Po zapisaniu zmian, system wyśle nowemu użytkownikowi mail z danymi do logowania.
Seria numeracji faktur
Seria numeracji faktur
Seria numeracji określa sposób nadawania numerów fakturom i innym dokumentom w Streamsoft Firmino. Możesz utworzyć własny format numeru, np. z oznaczeniem sklepu, działu sprzedaży albo roku, a następnie wybrać go na fakturze lub ustawić jako domyślny dla danego typu dokumentu. Format numeracji może składać się z parametrów systemowych oraz dowolnego tekstu wpisanego przez użytkownika.
Dodanie nowej serii numeracj
1. Przejdź do Ustawienia → Dokumenty → Serie numeracji.
2. Wybierz opcję Dodaj serie numeracji.
3. W oknie edycyjnym wpisz nazwę nowej serii numeracji.
4. Określ typ numeracji: miesięczną albo roczną. Typ numeracji decyduje o sposobie prowadzenia numerów w ramach przyjętego okresu.
5. W polu Format numeracji wpisz wzorzec numeru. Format może zawierać parametry systemowe, np. numer dokumentu, miesiąc i rok, oraz dowolny tekst, np. oznaczenie sklepu lub działu.
6. Kliknij Zapisz.
Parametry formatu numeracji
Format numeracji można zbudować z parametrów oraz dowolnego tekstu. Parametry są zastępowane przez system odpowiednimi wartościami dokumentu, natomiast tekst wpisany ręcznie pojawi się w numerze bez zmian.
Dostępne parametry:
- @t — typ dokumentu. Jest to parametr obowiązkowy, zapewniający unikalność numerów zgodnie z wymaganiami KSeF.
- @nr — numer dokumentu.
- @m — miesiąc bez zera na początku.
- @mm — miesiąc w formacie dwucyfrowym.
- @rrrr — rok.
Przykłady formatów i wynikowych numerów:
- @t @nr/SKLEP/@mm/@rrrr → FAS 1/SKLEP/01/2015
- @t-@nr-@mm-@rrrr-HURT → FAS-1-01-2015-HURT
- @t/@rrrr/@nr/WŁASNA → FAS/2015/1/WŁASNA
- @t/@nr/@rrrr → FAS/1/2015
- @t @rrrr/@nr → KFAS 2015/1
Wybór serii numeracji na fakturze
Serię numeracji można wybrać bezpośrednio na formularzu faktury. Dzięki temu dla konkretnego dokumentu możesz zastosować inną serię niż domyślna, jeśli w firmie używasz kilku sposobów numerowania faktur.
1. Na formularzu faktury przejdź do nagłówka dokumentu.
2. W polu Seria numeracji wybierz jedną z dostępnych serii numeracji.
Ustawienie domyślnej serii numeracji dla faktury
Domyślna seria numeracji określa, jaka seria ma być proponowana dla danego typu dokumentu. Ustawienie to przydaje się wtedy, gdy najczęściej używasz jednej serii i nie chcesz wybierać jej ręcznie przy każdej fakturze.
1. Przejdź do Ustawienia → Dokumenty → Typy dokumentów.
2. Wybierz typ dokumentu, dla którego chcesz ustawić domyślną serię numeracji.
3. Wskaż domyślną serię numeracji dla wybranego typu dokumentu.
4. Kliknij Zapisz.
Faktury zakupowe
Faktury zakupowe
Aby wprowadzić fakturę zakupową w systemie Streamsoft Firmino, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
1. Przejdź do sekcji Zakup -> Dokumenty.
2. Kliknij Przyjmij dokument.
3. Pojawi się rozwijane menu, z którego należy wybrać rodzaj dokumentu.
Do wyboru masz:
- Faktura zakupu.
- Rachunek zakupu.
- Faktura importowa.
- Nabycie wewnątrzwspólnotowe.
4. W formularzu dokumentu wprowadź wymagane informacje:
- Numer zewnętrzny dokumentu.
- Data przyjęcia oraz data zakupu.
- Kontrahenta.
- Pozycje.
5. Uzupełnij dane dotyczące rozliczenia zakupu.
Import transakcji bankowych
Import transakcji bankowych
Import transakcji bankowych w Streamsoft Firmino służy do wczytania wyciągu bankowego z pliku MT940 i powiązania wpłat z dokumentami wprowadzonymi w systemie. Funkcja jest dostępna w obszarze Rozrachunki → Bank. Przed importem należy wygenerować odpowiedni plik w systemie bankowości elektronicznej.
Import transakcji bankowych
Streamsoft Firmino obsługuje import plików MT940 dla następujących banków:
- PKO (MT940)
- ING (MT940)
- Millennium (MT940)
- Pekao (MT940)
- BGŻ (MT940)
- BPH (MT940)
- Citi (MT940)
- Raiffeisen (MT940)
- Alior (MT940)
- mBank (MT940)
- mBank CompanyNet (MT940)
- Santander (MT940)
- Nest Bank (MT940)
Jak zaimportować transakcje bankowe?
1. Przejdź do Rozrachunki → Bank.
2. Wybierz opcję Importuj transakcje bankowe. Ta opcja uruchamia import wyciągu bankowego z pliku przygotowanego wcześniej w bankowości elektronicznej.
3. Wskaż format bankowy zgodny z plikiem, który chcesz zaimportować.
4. Wybierz wcześniej wygenerowany plik z wyciągiem bankowym.
5. System zaimportuje wpłaty, które można powiązać i rozliczyć z dokumentami wprowadzonymi w systemie. Przy wpłacie, którą chcesz powiązać z dokumentami w systemie, kliknij Zatwierdź.
6. Po zatwierdzeniu system rozliczy wybrane dokumenty i wygeneruje odpowiednie potwierdzenie spłaty, np. BP lub BW.
Ważne!
Import wymaga pliku wygenerowanego w systemie bankowym w obsługiwanym formacie MT940. Aby transakcje mogły zostać rozliczone, w Streamsoft Firmino muszą istnieć dokumenty, z którymi można powiązać zaimportowane wpłaty.