Dokument WZ służy do zarejestrowania wydania towaru z magazynu na zewnątrz, np. do kontrahenta. W Streamsoft Firmino dokument WZ jest dostępny po uruchomieniu modułu Magazyn. Na podstawie wystawionych dokumentów WZ można później wystawić fakturę, również zbiorczą dla kilku wydań.

1. Przejdź do Sprzedaż → Dokumenty i wybierz Wystaw dokument.

2. Z listy typów dokumentów wybierz Wydanie zewnętrzne.

3. Dodaj kontrahenta i uzupełnij listę produktów wydawanych z magazynu.

4. Kliknij Zapisz, aby utworzyć dokument WZ.

5. W oknie podsumowania możesz wysłać dokument na adres e-mail kontrahenta albo zapisać go do PDF.

1. Przejdź do CRM → Kontrahenci.

2. Dodaj nowego kontrahenta albo otwórz edycję istniejącego kontrahenta, dla którego chcesz ustawić domyślne warunki sprzedaży.

3. Przejdź do sekcji Warunki sprzedaży i uzupełnij dostępne pola zgodnie z potrzebami kontrahenta.

4. Kliknij Zapisz. 

W warunkach sprzedaży można określić wartości, które system będzie podpowiadał przy dokumentach wystawianych dla danego kontrahenta.

• Cena sprzedaży – pozwala wybrać domyślną cenę sprzedaży dla kontrahenta, jeżeli w systemie skonfigurowano kilka cen dla produktów. Wybrana cena będzie podpowiadana w pierwszej kolejności podczas wystawiania dokumentu sprzedaży. Konfiguracja różnych cen dla produktów jest opisana w instrukcji „Grupy cenowe”. Link: https://www.firmino.pl/pomoc/grupy-cenowe/
• Osoba odbierająca dokumenty – pozwala wskazać osobę kontaktową z firmy kontrahenta jako odbiorcę faktury. Aby można było ją wybrać, osoby kontaktowe muszą być wcześniej dodane w systemie. Po ustawieniu tej osoby jej imię i nazwisko będzie widoczne na wydruku dokumentu w polu dotyczącym osoby odbierającej.
• Domyślny sposób płatności – określa standardową formę płatności, która ma być podpowiadana przy wystawianiu dokumentu dla tego kontrahenta.
• Ilość dni na termin płatności – określa domyślny termin płatności dla dokumentów wystawianych temu kontrahentowi.
• Dokument wystawiany dla zamówienia – określa typ dokumentu sprzedażowego, który system ma podpowiadać przy tworzeniu zamówienia dla tego kontrahenta jako dokument wystawiany po zrealizowaniu zamówienia.

Domyślne ustawienia dokumentu pozwalają zdefiniować stałe parametry dla wybranych typów dokumentów, np. faktur. Dzięki temu system automatycznie podpowiada powtarzalne dane podczas wystawiania dokumentów, co przyspiesza pracę i ogranicza ręczne uzupełnianie formularza. Ustawienia należy skonfigurować osobno dla wybranego typu dokumentu.

1. Przejdź do Ustawienia → Dokumenty → Typy dokumentów.

2. Wybierz z listy typ dokumentu, dla którego chcesz ustawić wartości domyślne, i przejdź do jego edycji.

3. W oknie konfiguracji uzupełnij domyślne parametry formularza. Dostępne ustawienia obejmują:

• Seria numeracji – przypisuje wskazaną serię numeracji do wybranego typu dokumentu.
• Domyślna ilość dni na termin płatności – określa standardowy termin płatności liczony w dniach.
• Termin płatności domyślnie jako ilość dni – powoduje prezentowanie terminu płatności na wydruku jako liczby dni zamiast konkretnej daty.
• Domyślna jednostka miary – podpowiada standardową jednostkę miary na nowo tworzonym dokumencie, np. szt.
• Nazwa dokumentu na wydruku – definiuje tytuł dokumentu na wydruku w obsługiwanych językach, np. Faktura VAT, Invoice, Rechnung.
• Uwagi do wydruku – dodaje domyślny tekst informacyjny widoczny pod dokumentem.

4. Kliknij Zapisz, aby zachować wprowadzone zmiany.

4. Kliknij przycisk Zapisz, aby zachować wprowadzone zmiany.

Kartoteki produktów w Streamsoft Firmino służą do wielokrotnego wykorzystywania tych samych pozycji na dokumentach sprzedaży, zakupu i dokumentach magazynowych. Produkt może być założony jako towar albo usługa — wybór typu wpływa na dostępne pola formularza oraz na to, czy system prowadzi dla tej pozycji stan magazynowy. 

Dostępne są trzy podstawowe sposoby dodawania produktów do bazy. Możesz założyć kartotekę bezpośrednio podczas wystawiania faktury, dodać ją ręcznie w oknie Produkty albo zaimportować większą listę produktów z przygotowanego arkusza danych.

Dodawanie z poziomu faktury sprawdza się wtedy, gdy wystawiasz dokument i okazuje się, że danej pozycji nie ma jeszcze w kartotece. Dodawanie w oknie Produkty jest właściwe, gdy chcesz wcześniej uporządkować bazę towarów i usług, uzupełnić ceny, grupy, stan początkowy lub załączniki. Import jest przeznaczony do zbiorczego utworzenia wielu kartotek na podstawie pliku.

W systemie występują dwa typy kartotek produktowych: Towary i Usługi. Oba typy zapisują pozycję w słowniku produktów, ale różnią się charakterem ewidencyjnym.

Towar jest pozycją magazynową. System może prowadzić dla niego stan ilościowy, umożliwia dodanie pola SKU, kodu CN oraz uzupełnienie sekcji Stan, w której podaje się m.in. stan początkowy, cenę zakupu netto.

Usługa nie ma stanu magazynowego. Zamiast sekcji Stan formularz zawiera sekcję Koszt, w której można wpisać jednostkowy koszt wytworzenia usługi. Usługa nie ma pola SKU ani kodu CN.

Warto zakładać kartoteki zamiast wpisywać pozycje ręcznie na fakturze. Pozycja wybrana z kartoteki jest powiązana z rekordem słownika, dzięki czemu może być uwzględniana w analizach sprzedaży, zakupu, magazynu i kosztów oraz w zestawieniach magazynowych. Pozycja wpisana ręcznie na dokumencie pozostaje tylko treścią faktury i nie tworzy kartoteki produktu.

Podczas wystawiania faktury możesz dodać nową kartotekę produktu, jeśli pozycja, którą chcesz sprzedać, nie istnieje jeszcze w bazie. Dzięki temu nie trzeba przerywać wystawiania dokumentu i przechodzić osobno do listy produktów.

1. W trakcie wystawiania faktury przejdź do pozycji dokumentu, dla której chcesz utworzyć kartotekę.
2. Kliknij ikonę plus przy pozycji faktury, aby uruchomić kreator kartoteki magazynowej.
3. Uzupełnij dane produktu w otwartym formularzu kartoteki.
4. Zapisz kartotekę przyciskiem Zapisz.

Kartoteki produktowe można dodawać w oknie Produkty. Jeżeli włączony jest moduł magazynowy, okno znajduje się w ścieżce Magazyn → Produkty. 

1. Na pasku przycisków nad listą wybierz jedną z opcji: + Dodaj towar albo + Dodaj usługę. Przycisk + Dodaj towar otwiera formularz Nowy towar, a przycisk + Dodaj usługę otwiera formularz Nowa usługa.
   
2. Uzupełnij wymagane dane podstawowe kartoteki: Nazwa, Kod, Jm i VAT. Kod oraz nazwa powinny być unikalne, ponieważ służą do identyfikacji i wyszukiwania produktu.
3. W razie potrzeby uzupełnij dane opcjonalne dostępne dla danego typu kartoteki, np. SKU, Kod PKWiU, Kod CN, GTU, zdjęcie, uwagi, oznaczenia podatkowe, grupy, ceny sprzedaży albo załączniki.
4. Jeśli dodajesz towar, uzupełnij sekcję Stan, jeżeli chcesz od razu wprowadzić stan początkowy i cenę zakupu netto dla wskazanego magazynu.
5. Jeśli dodajesz usługę, uzupełnij sekcję Koszt, jeżeli chcesz określić jednostkowy koszt wytworzenia usługi.
   
6. Kliknij Zapisz, aby zapisać kartotekę w systemie.

Poniższa tabela zestawia wszystkie pola formularza wraz z ich przeznaczeniem oraz oznaczeniem, którego typu kartoteki dotyczą.

Import pozwala dodać wiele kartotek produktów na podstawie przygotowanego pliku. Przed importem warto dokładnie sprawdzić dane w arkuszu, ponieważ błędne lub niekompletne wartości mogą zatrzymać import albo wymagać poprawy pliku.

1. Przygotuj arkusz danych zgodnie z wzorem. Link: https://app.firmino.pl/app/resources/csv/produkty_full.csv

2. Przejdź do Magazyn → Produkty.

3. Wybierz opcję Import.

4. Wczytaj przygotowany plik.

5. Kliknij Importuj dane.

6. Sprawdź podgląd zaimportowanych danych wyświetlony przez system. Jeżeli system wykryje błędy, poinformuje o nich przed zakończeniem importu.

Firmino pozwala na prowadzenie wielu banków, generując dla każdego z nich osobne serie dokumentów potwierdzających wpłaty i wypłaty.  W celu dodania kolejnego banku należy przejść do sekcji Ustawienia → Konto → Bank i wybrać opcję „Dodaj konto bankowe”.

Następnie wprowadzamy nazwę banku i numer konta.

Później należy już tylko pamiętać o zmianie banku, w sytuacji gdy rozliczamy operację z nim związaną. Bank możemy zmienić:

• W oknie Rozrachunki → Bank

• Wprowadzając spłatę rozliczającą dokument

Włączenie Banku

W celu uruchomienia obsługi kasy należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Bank i zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Po zapisaniu zmian, w zakładce Rozrachunki → Bank pojawi się moduł kasy.

Moduł Bank

Rozrachunki → Bank to miejsce, w którym znajduje się pełna ewidencja dokumentów kasowych (BP, BW). Z poziomu tego okna możemy również dokonać wpłat i wypłat (opcja: dodaj dokument bankowy) jak i zaimportować plik z transakcjami bankowymi.

Proforma w Streamsoft Firmino służy do przygotowania dokumentu sprzedażowego, który informuje kontrahenta o planowanej transakcji, ale sam w sobie nie jest dokumentem księgowym. Nie potwierdza operacji gospodarczej i nie powoduje powstania zobowiązania podatkowego tak jak faktura. Z poziomu proformy można później wystawić właściwy dokument sprzedaży, np. fakturę.