WZ - wydanie zewnętrzne

WZ - wydanie zewnętrzne

W celu wystawienia dokumentu WZ należy przejść do zakładki Sprzedaż → Dokumenty i wybrać opcję Wystaw dokument, gdzie po rozwinięciu wyświetli nam się lista dostępnych typów dokumentów, spośród których wybieramy Wydanie zewnętrzne – WZ.

Wydanie zewnętrzne


Jeżeli nie mamy dostępnego typu dokumentu „Wydanie Zewnętrzne” – może to wynikać z nieposiadania konta w wersji PRO, bądź też niewłączeniem obsługi Magazynu – instrukcja jak to zrobić znajduje się pod tym linkiem.

W kolejnym kroku analogicznie jak w przypadku dokumentu sprzedaży określamy kontrahenta i listę produktów, jakie mają znaleźć się na dokumencie WZ i zapisujemy dokument, po czym pojawi się okno podsumowania, w którym możemy wysłać dokument na e-mail kontrahenta lub też wydrukować do pliku PDF.

Zapisany dokument znajduje się na liście dokumentów sprzedażowych (Sprzedaż → Dokumenty) i jest oznaczony odpowiednim skrótem typu dokumentu – WZ.

Nowy dokument WZ

Wystawianie faktur na podstawie WZ

Mając w systemie dokument typu WZ, możemy na jego podstawie wygenerować fakturę. Wystarczy kliknąć akcję „Wystaw dokument z WZ”.

Wystawianie faktur na podstawie WZ

Możemy również wygenerować jedną fakturę z wielu dokumentów WZ, w tym celu wystarczy zaznaczyć dokumenty WZ, do których chcemy wystawić zbiorczą fakturę, następnie wybrać opcję „Wykonaj” → „Wystaw fakturę z WZ”.

Wystawianie jednej faktury z wielu dokumentów WZ

Czy artykuł był pomocny?


Warunki sprzedaży dla kontrahenta

Warunki sprzedaży dla kontrahenta

Podczas dodawania bądź edycji kontrahenta (CRM → Kontrahenci), mamy możliwość skonfigurowania domyślnych warunków sprzedaży dla wybranego kontrahenta.

Warunki sprzedaży dla kontrahenta

Konfiguracji podlegają następujące elementy:

  • Cena sprzedaży – jeżeli mamy skonfigurowanych kilka różnych cen dla produktów (zobacz instrukcję), możemy wybrać domyślną cenę sprzedaży dla danego kontrahenta, która będzie w pierwszej kolejności podpowiadana podczas wystawiania dokumentu sprzedaży.
  • Osoba odbierająca dokumenty –  jeżeli mamy dodane w systemie osoby kontaktowe z tej firmy, to możemy taką osobę ustawić jako odbiorcę faktury – wtedy na każdym wydruku w polu odbierać będzie wyświetlone imię i nazwisko tej osoby.
  • Domyślny sposób płatności – standardowa forma płatności, która ma być podpowiadana przy wystawianiu dokumentu.
  • Ilość dni na termin płatności – domyślny termin płatności, który również będzie podpowiadany przy wystawianiu dokumentu dla tego kontrahenta.
  • Dokument wystawiany dla zamówienia –  Tworząc zamówienie zawsze ustawiamy jaki dokument sprzedażowy ma być wystawiony po zrealizowaniu zamówienia, konfigurując te pole – system zawsze będzie nam podpowiadał wybrany typ dokumentu przy tworzeniu zamówienia dla tego kontrahenta.

Czy artykuł był pomocny?


Domyślne ustawienia dokumentu

Domyślne ustawienia dokumentu

Funkcjonalność dostępna w zakładce Ustawienia → Dokumenty → Typy dokumentów, pozwala nam na określenie domyślnej:

  • serii numeracji dla wybranego typu dokumentu
  • nazwy dokumentu na wydruku
  • jednostki miary
  • terminu płatności
  • oraz standardowych uwag do wydruku pod dokumentem

Domyślne ustawienia Faktury

Czy artykuł był pomocny?


Dodawanie produktów

Dodawanie produktów

Produkt do bazy w systemie Firmino można dodać na kilka sposobów:

  • Zakładając nową kartotekę w magazynie
  • Z poziomu faktury – gdy wystawiamy fakturę, a jedną z pozycji jest nowy produkt, którego kartoteki nie ma jeszcze w bazie
  • Importując bazę produktów z pliku w formacie CSV

 

Jak zaimportować bazę produktów do Firmino

W celu zaimportowania bazy produktów należy przygotować odpowiedni arkusz danych zgodny ze wzorem dostępnym pod tym linkiem. Arkusz musi zawierać dokładnie takie same nazwy kolumn jak przykładowy plik i musi być zapisany w tym samym formacie. Następnie przechodzimy do zakładki Magazyn → Produkty i wybieramy opcję Import (na samym dole strony).

W oknie, które się pojawi, wybieramy wcześniej przygotowany plik z danymi i klikamy „Importuj dane”.

Import danych z pliku

Jak założyć kartotekę produktu w magazynie Firmino

W celu dodania nowego produktu do magazynu, należy przejść do zakładki Magazyn → Produkty i wybrać opcję Dodaj produkt.

W oknie które się pojawi, wprowadzamy w pierwszej kolejności dane podstawowe:

Zakładanie kartoteki produktu w magazynie

  • Nazwa
  • Kod (Index)
  • Domyślną jednostkę miary (jeżeli nie ma tutaj jednostki, która nas interesuje, możemy ją dodać w ustawieniach programu, instrukcja jak to zrobić znajduje się pod tym linkiem).
  • Stawkę VAT dla produktu
  • Kod klasyfikacji (jeżeli produkt podlega odpowiednim kodom PKWiU, PKOB, itp.)
  • Jeżeli produkt podlega procedurom odwrotnego obciążenia, możemy zaznaczyć checkbox „Pilnuj limitu dla odwrotnego obciążenia” (instrukcja opisująca działanie tej funkcjonalności znajduje się tutaj)

Wypełnienie danych podstawowych, pozwala na zapisanie nowej kartoteki – jednak mamy jeszcze możliwość na uzupełnienie innych elementów nowo dodawanego produktu.

  • Grupy – Po rozwinięciu panelu „Grupy”, mamy możliwość zaznaczenia do której z utworzonych grup chcemy przypisać dany produkt – więcej informacji na temat samych grup, ich tworzenia i zasad funkcjonowania, można przeczytać pod tym linkiem.
  • Stan – W sekcji „Stan” możemy wprowadzić/zmodyfikować stan początkowy produktu i jego cenę zakupu.
  • Ceny sprzedaży – Sekcja „Ceny sprzedaży” pozwala na ustalenie domyślnych cen sprzedaży dla produktu, funkcjonalność ta i sposób dodawania wielu cen sprzedaży opisana jest pod tym linkiem.
  • Cenniki – przed  pierwszym zapisaniem produktu, nie mamy dostępnej zakładki „Cennik”, jest ona dopiero widoczna podczas edycji produktu (kolejne wejście do kartoteki) – a sposób funkcjonowania „cennika” opisany jest tutaj.

Jak założyć kartotekę produktu z poziomu wystawianej faktury

Wprowadzając do systemu fakturę zawierającą pozycję, która nie ma jeszcze kartoteki magazynowej, możemy ją w prosty sposób utworzyć. Wystarczy wpisać nazwę nowego produktu i kliknąć ikonę „plus”. Uruchomi się kreator kartoteki magazynowej.

Zakładanie kartoteki produktu z poziomu wystawianej faktury

 

Uzupełniamy niezbędne dane i zapisujemy nową kartotekę magazynową.

Dane kartoteki magazynowej

Wracamy do dalszego wypełniania faktury.

Funkcja dodania kartoteki magazynowej, dostępna jedynie po wpisaniu nazwy produktu, którego jeszcze nie mamy w magazynie. W sytuacji gdy w pozycji faktury pobierzemy produkt z bazy, funkcja dodawania kartoteki zmieni się na funkcję edycji kartoteki

Czy artykuł był pomocny?


Prowadzenie kilku banków

Prowadzenie kilku banków

Firmino pozwala na prowadzenie wielu banków, generując dla każdego z nich osobne serie dokumentów potwierdzających wpłaty i wypłaty.  W celu dodania kolejnego banku należy przejść do sekcji Ustawienia → Konto → Bank i wybrać opcję „Dodaj konto bankowe”.

Prowadzenie kilku banków

 

Następnie wprowadzamy nazwę banku i numer konta.

Dodawanie konta bankowego

 

Później należy już tylko pamiętać o zmianie banku, w sytuacji gdy rozliczamy operację z nim związaną. Bank możemy zmienić:

  • W oknie Rozrachunki → Bank

Zmiana banku

 

  • Wprowadzając spłatę rozliczającą dokument

Wprowadzanie spłaty rozliczającą dokument

Czy artykuł był pomocny?


Dodawanie dokumentu bankowego (BP, BW)

Dodawanie dokumentu bankowego (BP, BW)

Chcąc wystawić dokument bankowy potwierdzający wpłatę bądź wypłatę, należy przejść do sekcji Rozrachunki → Bank i wybrać opcję Dodaj dokument bankowy, decydując czy ma to być dowód wpłaty czy wypłaty. Następnie wprowadzamy „Kontrahenta” (w przypadku jeżeli wpłata nie dotyczy żadnego kontrahenta, zaznaczamy checkbox „brak nabywcy”).

Dodawanie dokumentu bankowego (BP, BW)

 

W kolejnym kroku określamy dokumenty, których dotyczy spłata. W sytuacji, gdy nie dotyczy to żadnego dokumentu, możemy zmienić w polu „Dotyczy” z „Dokument” na „Inne”, a w polu obok wprowadzamy opis operacji.

Dokument Bankowy - Rozliczenia

Po zapisaniu system wygeneruje dokument bankowy, a powiązane faktury zostaną rozliczone.

Czy artykuł był pomocny?


Bank

Bank

Włączenie Banku

W celu uruchomienia obsługi kasy należy przejść do zakładki Ustawienia → Konto → Bank i zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Bank

Po zapisaniu zmian, w zakładce Rozrachunki → Bank pojawi się moduł kasy.

 

Moduł Bank

Rozrachunki → Bank to miejsce, w którym znajduje się pełna ewidencja dokumentów kasowych (BP, BW). Z poziomu tego okna możemy również dokonać wpłat i wypłat (opcja: dodaj dokument bankowy) jak i zaimportować plik z transakcjami bankowymi.

Czy artykuł był pomocny?


Faktury cykliczne

Faktury cykliczne

Zdarza się, że wystawiasz co miesiąc takie same faktury, na te same kwoty, do tych samych kontrahentów? Nasz program do faktur pozwoli Tobie zautomatyzować ten proces, sam wygeneruje dokumenty i wyśle w ustalonym terminie.

 

 

Faktura cykliczna na podstawie już istniejącego dokumentu

W celu dodania nowej faktury cyklicznej należy przejść do zakładki Sprzedaż → Cykliczne, następnie wybrać opcję Wystaw cykliczną.

Faktura cykliczna na podstawie już istniejącego dokumentu

W oknie należy:

  • określić nazwę faktury cyklicznej
  • wybrać czy ma to być zwykła faktura, czy proforma
  • wybrać dokument źródłowy, na podstawie którego będą generowane kolejne faktury
  • ustalić datę pierwszej faktury i godzinę wysyłki
  • określić odstęp czasowy, w jakim mają być wystawiane dokumenty
  • podać adres mailowy kontrahenta, na który ma być wysyłany dokument

Następnie wystarczy wybrać opcję „zapisz”, a dokumenty będą już generowane i wysyłane automatycznie.

Faktura cykliczna na podstawie nowej faktury

Podczas zapisu nowego dokumentu można określić, że ma być on wystawiany cyklicznie. Wystarczy, że w oknie podsumowującym nowy dokument przejdziemy do zakładki „Dokument cykliczny”.

Faktura cykliczna na podstawie nowej faktury

 

Następnie zaznaczymy, że dokument ma być wystawiany cyklicznie, uzupełnimy parametry (nazwę, częstotliwość, itp.).

Faktura cykliczna na podstawie nowej faktury

 

Po zatwierdzaniu system utworzy nowy dokument cykliczny, który dostępny będzie z poziomu zakładki Dokumenty → Cykliczne.

nowy dokument cykliczny

Czy artykuł był pomocny?


Korekty

Korekty

Faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury dokumentującej sprzedaż lub zaliczkę:

  • udzielono rabatu lub obniżki ceny,
  • podwyższono cenę,
  • dokonano zwrotu,
  • stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Korekty w systemie Firmino

W celu wystawienia korekty do faktury wybieramy opcję „Wystaw dokument”, następnie w oknie dialogowym określamy typ dokumentu „Korekta” i wyszukujemy w bazie dokument, który zamierzamy korygować. W sytuacji, gdy taki dokument nie istnieje w systemie, należy zaznaczyć opcję „Dokument źródłowy nie istnieje”.

Wystawianie korekty dokumentu

 

Następnie pojawi się strona z formularzem dokumentu, gdzie określamy jakie elementy w porównaniu do dokumentu źródłowego uległy zmianie.

Dokumenty po zmianie

 

Przed samym zapisaniem konieczne jest również podanie powodu korekty.

Powód korekty dokumentu

Czy artykuł był pomocny?


Proformy

Proformy

W obrocie gospodarczym powszechnie używa się pojęcia „faktura proforma”. Tak naprawdę proforma nie jest rodzajem faktury, a nawet więcej: nie jest dokumentem księgowym, czy w ogóle dokumentem – proforma nie dokumentuje, czyli nie potwierdza żadnej operacji gospodarczej, nie generuje również zobowiązań między kontrahentami. Ponadto warto wiedzieć, że proformy nie są zdefiniowane w żadnych przepisach.

Jak odróżnić proformę od faktury

Definicja faktury, zawarta w ustawie o VAT wskazuje, że fakturą jest dokument, zawierający wszystkie elementy wymienione przez art. 106e ustawy. Wśród tych elementów, nie ma już samej nazwy „faktura”. Stąd wątpliwości podatników: czy w przypadku, gdy proforma zawiera wszystkie elementy fakturowe, fiskus nie potraktuje jej jak prawdziwej faktury? Aby zapobiec takim niejasnym sytuacjom, zaleca się, aby – oprócz zatytułowania faktury „proforma” – pominąć jeden z obowiązkowych elementów faktury, np. numer NIP czy stawkę podatku.

Proformy w systemie Firmino

Proformę można wystawić do każdego rodzaju dokumentu sprzedażowego. W tym w oknie startowym wybieramy „Wystaw dokument”, a w oknie startowym określamy rodzaj dokumentu na „Proforma”, a „Typ dokumentu” do jakiego chcemy wystawić proformę.

Wystawianie Proformy

W kolejnym etapie postępujemy analogicznie jak przy wystawianiu dokumentu sprzedaży, wypełniając i zapisując formularz dokumentu.

 

W każdej chwili do wystawionej wcześniej faktury proforma, możemy wygenerować właściwy dokument sprzedaży, aby to zrobić należy przejść do zakładki Sprzedaż → Proformy, następnie wybrać opcję Akcje → Wystaw dokument i zapisać wygenerowany dokument.

Generowanie dokumentu sprzedaży

Drukowanie numerów NIP na dokumentach PROFORMA

Jeżeli chcemy, aby na wydruku dokumentu proforma, znalazły się numery NIP, wystarczy przejść do okna Ustawienia -> Wydruki -> Inne i zaznaczyć opcję „Drukuj NIP na proformie

Wydruk NIP na proformie

Czy artykuł był pomocny?