W celu wprowadzenia dokumentu kosztowego, należy przejść do zakładki Koszty i wybrać opcję Dodaj koszt. Formularz dokumentu kosztowego składa się z kilku sekcji (Dane podstawowe, Księgowanie, Kontrahent, Wartość kosztu, Rozliczenie), które należy wypełnić i zapisać.

Dane podstawowe

Uzupełniamy informacje dotyczące daty i numer dokumentu, dostawcy, waluty.

Księgowanie

Sekcja, za pomocą której określamy sposób księgowania dokumentu.

Wprowadzamy tutaj:

• Opis zdarzenia gospodarczego – informacja na temat kosztu, która znajdzie się w księdze podatkowej. Opisy wprowadzamy ręcznie, system zapamiętuje je i tworzy słownik. Przy kolejnych podobnych dokumentach kosztowych opisy możemy pobierać ze słownika.
• Schemat księgowania VAT – sposób rozliczenia podatku VAT z danej faktury kosztowej. Dokładny opis poszczególnych schematów księgowania VAT znajduje się pod tym linkiem.
• Kolumna księgi – pole widoczne w przypadku rozliczania za pomocą KPIR. Określamy tutaj do której kolumny w księdze podatkowej ma trafić dany koszt. Do wyboru mamy: 11- koszt uboczny zakupu, 12 – wynagrodzenie w gotówce i w naturze, 13 – pozostałe wydatki.
• Dotyczy sprzedaży – określamy tu czy koszt dotyczy sprzedaży „bez prawa do odliczeń”, „wyłącznie opodatkowanej”, czy też mieszanej.
• Grupa kosztowa – informacja przydatna do analiz kosztów. Możemy tworzyć grupy kosztów – co ułatwi nam późniejszą analizę. Pole uzupełniamy analogicznie jak opis zdarzenia gospodarczego (ręcznie), system zapamiętuje wpis tworząc „Słownik” grup kosztowych.

Kontrahent

Jeżeli w danych podstawowych wybraliśmy dostawcę, to dane kontrahenta powinny podpowiedzieć się automatycznie.

Wartość Kosztu

Określamy wartość kosztu i stawki podatku VAT.

Rozliczenie

W sekcji rozliczenia, tak jak i w przypadku dokumentów sprzedażowych, ustalamy termin i formę płatności.

Wprowadzając dokument kosztowy należy określić sposób rozliczenia podatku VAT z danej faktury kosztowej.

Poniżej znajdują się szczegółowe opisy poszczególnych schematów księgowania:

Zakup towarów i usług na terytorium Polski

Nabycie prawa do rozporządzania towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium Polski z terytorium innego państwa członkowskiego UE, gdzie nabywcą jest polski podatnik VAT lub podatnik od wartości dodanej, a nabyte towary służą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Nabywcą może być również osoba prawna niebędąca podatnikiem. Dostawca towarów powinien być podatnikiem VAT lub podatnikiem od wartości dodanej.

Świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest nabywca. W tym przypadku podatnikami są osoby fizyczne i prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące usługobiorcami usług świadczonych przez podatników posiadających siedzibę, miejsce zamieszkania lub stałego prowadzenia działalności poza terytorium Polski.

Miejscem świadczenia usług zgodnie z art. 28b ust. 1-3 ustawy o podatku od towarów i usług może być miejsce, w którym usługobiorca posiada:

• siedzibę działalności gospodarczej,
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli jest inne niż miejsce siedziby,
• stałe miejsce zamieszkania lub pobytu jeśli nie ma siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności.

Zakup aktywów trwałych o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletnych, zdatnych do użytku i przeznaczonych na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

• nieruchomości,
• maszyny, urządzenia, środki transportu,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych,
• inwentarz żywy.

Zakup środka trwałego na terytorium państwa członkowskiego UE.

Zakup paliwa, części eksploatacyjnych oraz serwis samochodów, które są używane zarówno do celów prywatnych oraz do prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma prawo z takiej faktury odliczyć 50% VAT naliczonego.

Dokument kosztowy nie wchodzi do rejestru VAT.

Od 1 lipca 2015 wprowadzone zostały zmiany dotyczące stawki „odwrotne obciążenie” dla niektórych produktów (laptopy, notebooki, tablety, konsole, smartfony i telefony komórkowe). Ustawodawca wyznaczył próg na poziomie 20.000zł netto, co oznacza, że sprzedaż do tej kwoty będzie udokumentowana zwykłą fakturą z VAT, a powyżej – fakturą bez podatku, z dopiskiem „odwrotne obciążenie”.

Aby pilnować próg sprzedaży dla produktu, wystarczy zaznaczyć odpowiedni checkbox na kracie produktu:

Przy tworzeniu dokumentu gdy wybierzemy produkt, w którym pilnujemy limitu i data sprzedaży tego dokumentu jest po 30.06.2015 (np. 1 lipca 2015) oraz łączna wartość NETTO produktów z zaznaczonym limitem przekracza 20 000 PLN, wtedy program zapyta, czy chcemy zmienić stawki VAT w tych produktach na stawkę o.o. (jeżeli jest ustawiona inna niż o.o.).

Po zaakceptowaniu stawka zostanie zmieniona, a w uwagach do wydruku znajdzie się odpowiednia adnotacja.

Poza ustalaniem różnych grup cen dla produktów istnieje możliwość przypisania indywidualnej ceny produktu dla konkretnego kontrahenta. Można to zrobić w 2 miejscach:

1. Z poziomu okna produktu

Magazyn → Produkty → wybieramy produkt i przechodzimy do zakładki „Cennik”, gdzie klikamy w opcję „Dodaj pozycję cennika”.

W oknie, które się pojawi, wybieramy kontrahenta, któremu przypisujemy cenę, oraz typ ceny (od netto, od brutto lub procentowa bonifikata), po czym zapisujemy zmiany.

2. Z poziomu okna kontrahenta

CRM → Kontrahenci → wybieramy kontrahenta i przechodzimy do zakładki „Cennik”, gdzie klikamy w opcję „Dodaj pozycję cennika”.

W oknie, które się pojawi, określamy produkt i cenę oraz typ ceny (od netto, od brutto lub procentowa bonifikata), po czym zapisujemy.

Funkcjonalność „grup produktów”, jak sama nazwa wskazuje grupowanie produktów, co później jest przydatne w ich filtrowaniu czy wyciąganiu odpowiednich analiz i zestawień. Aby dodać nową grupę produktów przechodzimy do zakładki Ustawienia → Produkty → Grupy produktów i wybieramy opcję Dodaj grupę produktów. W oknie, które się pojawi, podajemy nazwę grupy i zapisujemy.

Przypisanie produkty do grupy

Aby przypisać produkt do grupy wystarczy, że wejdziemy w edycję produktu (Magazyn → Produkty  → klikamy w wybrany produkt) w zakładce Grupy, określamy w jakiej grupie/grupach ma znaleźć się dany produkt.

Przykładowe zastosowanie grup produktów:

• Filtrowanie produktów po grupach

• Grupa produktów, jako parametr w analizach sprzedaży

Domyślnie Firmino posiada 3 jednostki miary: Kg, Km, Szt. Jednak użytkownik może dodać sobie dowolną ich ilość – wystarczy przejść do zakładki Ustawienia → Słowniki → Jednostki miary i wybrać opcję „Dodaj jednostkę miary”. W oknie które się pojawi, należy wprowadzić nazwę nowej jednostki.

Po zapisaniu nowa jednostka miary będzie dostępna w systemie.

W celu włączenia funkcji magazynowych należy przejść do zakładki Ustawienia → Moduły → Magazyn i zaznaczyć checkbox „Włącz obsługę Magazynu”.

Po zapisaniu zmian, w miejscu zakładki „Produkty” pojawi się zakładka „Magazyn”. Natomiast zakładka „Produkty” będzie jedną z kategorii wewnątrz „Magazynu”.

Dodatkowo w module „Analizy” dojdzie nowa zakładka z analizami magazynowymi.

W sytuacji, gdy wystawiamy dokument walutowy, ale chcemy żeby na wydruku poza podsumowaniem w obcej walucie znalazła się również informacja o łącznej wartości w PLN, wystarczy że przejdziemy do Ustawienia → Wydruki → Inne i zaznaczymy opcję „Drukuj dodatkowo podsumowanie w PLN dla dokumentów walutowych”

Po wydrukowaniu dokumentu podsumowanie będzie wyglądało następująco: