Faktura to dokument świadczący o zaistniałej transakcji handlowej wystawiany w dwóch egzemplarzach – dla sprzedawcy i nabywcy. Niezależnie od tego, czy jest to dokument w formie papierowej czy elektronicznej, aby mógł zostać uznany za fakturę, powinien zawierać niezbędne elementy zgodne z ustawą VAT.

Każdy jej rodzaj sporządzany jest według określonych zasad. Faktura VAT, faktura vat marża, faktura zaliczkowa, faktura walutowa, faktura eksportowa, faktura korygująca – te dokumenty łatwo wygenerujesz w programie do faktur Streamsoft Firmino.i 

Faktura w 3 krokach ze Streamsoft Firmino

W celu wystawienia faktury należy wybrać opcję „Wystaw fakturę”. Funkcja dostępna jest zarówno z poziomu ekranu startowego, jak i w zakładce Sprzedaż.

Otworzy się formularz dokumentu sprzedażowego, który składa się z kilku sekcji (Dane podstawowe, Pozycje, Rozliczenie, Uwagi). Fakturę wystawimy w 3 prostych krokach.

1. Wybór kontrahenta

W pierwszym kroku wprowadzamy dane kontrahenta. Możemy go wybrać z bazy kontrahentów poprzez kliknięcie w lupę lub dodać nowego, naciskając plus.

2. Uzupełnienie pozycji

W drugim kroku uzupełniamy pozycję towaru lub usługi. Tutaj również wybierzemy ją z kartoteki lub wprowadzimy nową przez dodanie jej do bazy.

3. Warunki rozliczenia

W ostatnim kroku określamy warunki rozliczenia faktury, czyli sposób i termin płatności.

Klikamy Zapisz. Gotowe! Możemy wysłać fakturę na e-mail kontrahenta lub zapisać do pliku PDF.

Wystawianie faktury – dodatkowe ustawienia

1. W danych podstawowych możemy:

• wybrać serię numeracji, jeżeli korzystamy z kilku – informację, jak dodać nową serię numeracji, znajdziesz pod tym linkiem
• ustawić datę dokumentu, datę sprzedaży oraz miejsce wystawienia faktury

Istnieje możliwość zmiany nazwy etykiety na fakturze „Miejsce sprzedaży”, „Data sprzedaży” – wystarczy kliknąć w tekst i uruchomi się edytor.

• w danych podstawowych, jest opcja wyboru waluty dla dokumentu. System automatycznie pobierze aktualny kurs z tabel NBP.

2. W sekcji „Uwagi” możemy:

• wprowadzić adnotacje, jakie znajdą się na wydruku wystawianej faktury
• dodać notatkę do dokumentu, jaka będzie dostępna wewnętrznie w systemie
• wprowadzić osobę, która znajdzie się na fakturze jako „odbiorca dokumentu”

3. W oknie podsumowania wystawianej faktury:

• wybierzemy rodzaj wydruku (oryginał, kopia, duplikat)
• zmienimy język wydruku (dostępny: polski, angielski, niemiecki, francuski)

4. Przy podsumowaniu dokumentu, w zakładce „Treść wiadomości” możemy zmienić tytuł i treść wiadomości e-mail z wysyłaną fakturą.

5. W zakładce „Dokument cykliczny”, możemy dodatkowo ustawić regularne wystawianie dokumentu. Więcej o fakturach cyklicznych znajdziesz pod tym linkiem.

W celu wystawienia faktury zaliczkowej należy najpierw dodać nowe zamówienie (w zakładce „Sprzedaż” → „Zamówienia”), a następnie za pomocą buttonu akcji, przy danym zamówieniu, wybrać opcję „Przyjmij zaliczkę”.

W kolejnym kroku podajemy kwotę zaliczki.

Następnie potwierdzamy dane i zapisujemy dokument. Faktura trafi do zakładki Sprzedaż → Dokumenty.

Faktura końcowa

Wprowadzając w analogiczny sposób ostatnią zaliczkę za dane zamówienie, wygenerowana zostanie faktura końcowa, zawierająca podsumowanie wszystkich wpłaconych zaliczek i wartości całego zamówienia.

Faktura końcowa, jako zwykła faktura sprzedaży widnieje w spisie dokumentów pod symbolem „FAS”, natomiast faktury zaliczkowe opisane są skrótem „FZAL”.

Firmino pozwala na przyjmowanie (ewidencjonowanie) zamówień od odbiorców. Na podstawie wprowadzonego zamówienia możemy później wygenerować fakturę lub też przyjąć zaliczkę.

W celu przyjęcia zamówienia należy przejść do zakładki Sprzedaż → Zamówienia i kliknąć opcję Dodaj zamówienie. Pojawi się formularz analogiczny do formularza faktury, jedyną różnicą w wypełnieniu jest podanie dodatkowej informacji, jaki rodzaj dokumentu zostanie wystawiony po zrealizowaniu zamówienia (faktura, paragon, dostawa wewnątrzwspólnotowa, itp.). Wypełniamy to w danych podstawowych.

Dalej postępujemy już standardowo jak przy wystawianiu faktury, podajemy kontrahenta, pozycje, sposób rozliczenia, itd.

W celu przesłania danych o wysokości zaliczek na podatek dochodowy PIT-4 na konto użytkownika Firmino, należy zamknąć miesiąc w programie Aga. Następnie przejść do okna Płace –> Drukuj –> PIT-4 i kliknąć w ikonę „Wyślij do Firmino”.

Po chwili dane znajdą się na koncie użytkowania Firmino.

W celu przesłania danych o wysokości przelewów do ZUS na konto użytkownika Firmino, należy zamknąć miesiąc w programie Aga. Następnie przejść do okna Opcje -> Przelew do ZUS i kliknąć w ikonkę „Wyślij dane do serwisu Firmino”

Po chwili dane znajdą się na koncie użytkowania Firmino.

W celu przesłania danych płacowych pracowników na konto użytkownika Firmino, należy zamknąć miesiąc w programie Aga i kliknąć w ikonę „Wyślij do Firmino.pl dane płacowe pracowników”

Po chwili dane znajdą się na koncie użytkowania Firmino.