Wystawianie faktur w różnych walutach

Wystawianie faktur w walutach obcych zapewnia korzyści firmom działającym w środowisku międzynarodowym. Praktyka wpływa pozytywnie m.in. na relację z klientami, którzy często preferują transakcje w systemie pieniężnym swojego kraju, m.in. ze względu na bardziej przejrzyste warunki. Tak więc fakturę wystawioną w walucie rodzimej mogą postrzegać jako ukłon w swoją stronę i oznakę profesjonalizmu.

Kursy walut potrafią zmieniać się z dnia na dzień. Przy większych kwotach nawet drobna różnica – rzędu kilku groszy na jednej jednostce – może znacząco wpłynąć na marżę, wartość sprzedaży czy wysokość kwot wykazywanych w VAT.

W praktyce, na potrzeby podatkowe najczęściej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego lub datą wystawienia faktury. Rzeczywista płatność realizowana jest jednak zazwyczaj według kursu bankowego, który może odbiegać od tego przyjętego przez NBP. Ta różnica prowadzi do tzw. różnic kursowych, które następnie należy ująć w księgowości.

Systematyczne śledzenie kursów walut staje się szczególnie ważne przy transakcjach na duże sumy, z odroczonym terminem płatności albo rozliczanych w niestabilnych walutach. Brak bieżącej kontroli oznacza nie tylko więcej pracy dla działu księgowego, lecz także rosnące ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych.

Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które automatycznie pobierają aktualne kursy z tabel NBP.

Dobór kursu NBP do przeliczenia wartości na fakturze nie jest skomplikowany, ale wymaga uwagi. Zasada ogólna mówi jasno: stosujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Czyli jeśli obowiązek powstał 10 maja, to obowiązuje kurs z 9 maja.

Istnieje jednak pewne odstępstwo. Jeśli faktura została wystawiona wcześniej – przed momentem powstania obowiązku – można zastosować kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu. Taka możliwość bywa szczególnie pomocna w przypadku usług abonamentowych, przedpłat lub zaliczek, gdzie terminy rozliczeń bywają elastyczne.

Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca zyskuje większą swobodę i może szybciej przygotować dokumentację, nie czekając na finalny moment rozpoznania obowiązku podatkowego.

Wystawiając faktury w walutach obcych, przedsiębiorca – zgodnie z art. 31a i 106e ustawy o VAT – musi prawidłowo przeliczyć podstawę opodatkowania i wykazać kwotę VAT w złotówkach. Choć przepisy nie nakładają obowiązku podawania kursu walutowego na samej fakturze, jego wskazanie znacznie ułatwia pracę zarówno księgowości, jak i kontrahentom. Jest to szczególnie pomocne przy większej liczbie dokumentów.

Warto więc przyjąć praktykę dodawania na fakturze zapisu w stylu:
Wg kursu: 4,253800 – tabela kursowa 135/A/NBP/2025 z dn. 2025-07-15

Taki zapis zapewnia spójność – kurs widniejący na fakturze powinien być identyczny z tym, który pojawi się w deklaracji VAT i rejestrze sprzedaży.

Dzięki temu osoba prowadząca księgi nie musi za każdym razem sprawdzać notowań w tabelach NBP, a kontrahent łatwiej zrozumie, skąd wzięła się kwota w złotych. To rozwiązanie zwiększa przejrzystość rozliczeń i ogranicza liczbę pytań przy współpracy międzynarodowej.

Między wystawieniem faktury a momentem zapłaty kurs waluty może się znacząco zmienić. VAT rozliczamy jednak zawsze według kursu obowiązującego w dniu wystawienia faktury – zgodnie z art. 31a ustawy o VAT. Ta wartość nie ulega późniejszej korekcie, niezależnie od kursu, po jakim rzeczywiście nastąpiła zapłata.

W praktyce kontrahenci płacą zazwyczaj według kursu banku z dnia realizacji przelewu. Gdy nie dysponujemy informacją o tym kursie, przyjmujemy średni kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego datę zapłaty. Różnica między kwotą przeliczoną na potrzeby VAT a kwotą faktycznie otrzymaną prowadzi do powstania dodatnich lub ujemnych różnic kursowych.

Choć różnice kursowe nie mają wpływu na rozliczenie VAT, odgrywają istotną rolę w podatku dochodowym. Jeśli różnica jest na plus – zwiększa przychód. Jeśli na minus – stanowi koszt podatkowy.

Przykład:

• faktura sprzedaży: 1 000 EUR
• kurs dla celów VAT (NBP): 4,2538 PLN → wartość do VAT: 4 253,80 PLN
• zapłata po 20 dniach: bank przeliczył po 4,35 PLN → wpływ: 4 350,00 PLN
• różnica: +96,20 PLN – to dodatnia różnica kursowa zwiększająca przychód. Wartość VAT pozostaje bez zmian.

Prawidłowe ujęcie różnic kursowych umożliwia właściwe rozliczenie przychodów i kosztów podatkowych, nie wpływając jednocześnie na rozrachunki VAT.

Aby ułatwić proces wystawiania faktur dot. transakcji zagranicznych, program powinien dostarczać określonych funkcji:

• możliwość wystawiania faktur w wielu walutach oraz automatycznego przeliczania kwot po aktualnym kursie NBP
• umieszczenie na wydruku faktury kursu po jakim została przeliczona wartość faktury
• opcja zapisywania faktur w różnych językach, która upraszcza współpracę z kontrahentami zza granicy
• możliwość wysyłania faktur bezpośrednio na adres e -mail kontrahenta