Faktura korygująca a nota korygująca – czym się różnią i kiedy się je wystawia?

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez przedsiębiorców, stanowią kluczowy dowód w zakresie prawidłowego rozliczenia podatku, dlatego tak ważne jest, aby wszystkie ich elementy zostały właściwie oznaczone i zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku, gdy sprzedawca lub nabywca stwierdzi błąd na wystawionej / otrzymanej fakturze, konieczne jest jego skorygowanie. Do tego celu służą dwa odrębne dokumenty – faktura korygująca oraz nota korygująca.

Choć oba dokumenty mają na celu poprawę nieprawidłowych danych zawartych na fakturze pierwotnej, różnią się zakresem możliwych poprawek oraz stroną uprawnioną do ich wystawienia. W zależności od sytuacji w celu skorygowania danych na fakturze pierwotnej, należy zastosować właściwy dokument korygujący.

Fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca. Fakturą korygującą mogą zostać poprawione wszystkie elementy faktury pierwotnej.

Natomiast notę korygującą wystawia wyłącznie nabywca, dzięki czemu za pomocą noty korygującej nabywca ma możliwość poprawienia drobnych, mniej istotnych pomyłek, niemających wpływu na identyfikację podmiotów będących stronami transakcji ani na kwoty (wartość sprzedaży i kwotę podatku). Notą korygującą nabywca może poprawić błędy na fakturze, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli z wyjątkiem błędów dotyczących miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, stawki podatku VAT, kwoty podatku VAT czy kwoty należności ogółem.

W przypadku stwierdzenia błędu na wystawionej fakturze przez sprzedawcę, powinien on wystawić fakturę korygującą, na której będą wskazane prawidłowe dane. W ten sposób sprzedawca może skorygować błędy na fakturze pierwotnej takie jak np. nieprawidłowa kwota netto, VAT i brutto, niewłaściwa stawka VAT, błędna nazwa towarów lub usług, błędne dane sprzedawcy i nabywcy itd.

Sprzedawca zauważył, że na wystawionej fakturze została błędnie wpisana cena jednostkowa towaru. W związku z tym wystawił fakturę korygującą, w której wskazał prawidłową kwotę oraz przyczynę korekty. Wystawiona faktura korygująca została przekazana nabywcy.

Natomiast w przypadku stwierdzenia błędu na otrzymanej fakturze przez nabywcę, w zależności od rodzaju pomyłki, może on wystawić notę korygującą lub powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Jeżeli nabywca poprawia błędy na otrzymanej fakturze zakupu poprzez wystawienie noty korygującej, to nota ta wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Nabywca otrzymał fakturę, na której zauważył, że w jego numerze NIP nie zgadza się jedna cyfra. Ponieważ był to błąd formalny, niemający wpływu na identyfikację podmiotów będących stronami transakcji ani na kwoty (wartość sprzedaży i kwotę podatku), nabywca sporządził notę korygującą i przesłał ją do sprzedawcy w celu akceptacji.

Nabywca stwierdził, że na otrzymanej fakturze wpisano niewłaściwą stawkę VAT. Ponieważ nie może samodzielnie poprawić tego rodzaju błędu notą korygującą, poinformował sprzedawcę, który następnie wystawił fakturę korygującą z prawidłową stawką podatku VAT i przekazał ją nabywcy.