Sprzedaż bez kasy fiskalnej – jakie są konsekwencje i kary za brak kasy fiskalnej?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Tak stanowi art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące przepisy przewidują jednak pewne zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej jak zwolnienie podmiotowe do limitu  obrotów ze sprzedaży nieprzekraczającego w trakcie roku podatkowego 20 000 zł czy zwolnienie podmiotowe, czyli ze względu na przedmiot sprzedaży. Zwolnienie z kasy rejestrującej może dotyczyć także przedsiębiorców, którzy przyjmują zapłatę wyłącznie za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, gdy z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana transakcja i na czyją rzecz czynność została dokonana. Przy czym należy mieć na uwadze, że poszczególne rodzaje zwolnień są dostępne po spełnieniu określonych warunków, a część czynności wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Podatnicy niespełniający warunków zwolnień z kasy fiskalnej, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, mają obowiązek ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Ponadto należy mieć na uwadze, że w przypadku korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT przysługującego w ramach limitu rocznych obrotów ze sprzedaży nieprzekraczającego w trakcie roku podatkowego 20 000 zł, należy skrupulatnie pilnować momentu przekroczenia limitu, ponieważ w razie jego przekroczenia powstaje obowiązek zakupu kasy fiskalnej i ewidencjonowania na niej sprzedaży. Zwolnienie to traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony. Po przekroczeniu limitu 20 000 zł w skali roku uprawniającego do zwolnienia z kasy rejestrującej, podatnik ma dwa miesiące licząc od końca miesiąca w którym limit został przekroczony na dokonanie formalności związanych z wykorzystaniem kasy fiskalnej do ewidencji sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Dokonywanie sprzedaży bez zastosowania kasy fiskalnej, mimo ciążącego obowiązku jej używania, może skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy.

Pierwszą konsekwencją, z jaką powinni liczyć się przedsiębiorcy, którzy pomimo obowiązku rejestracji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych bez kasy fiskalnej jest brak prawa do zastosowania ulgi na zakup kasy fiskalnej. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, warunkiem skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej jest terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za jej pomocą. Przekroczenie terminu nawet o jeden dzień, skutkuje pozbawieniem podatnika prawa do ulgi na zakup kasy fiskalnej. Brak prawa do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej uniemożliwiającej częściową rekompensatę nakładów poniesionych na zakup kasy fiskalnej to jednak najmniej dotkliwa konsekwencja, z jaką może się liczyć przedsiębiorca naruszający obowiązek ewidencjonowania sprzedaży.

Zgodnie z art. 60 ust. 1 ustawy Kodeks karny skarbowy, kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Natomiast w ust. 4 wskazano, że w wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Przy czym na mocy art.  53 ust. 21 pkt 5 tej ustawy księgami są:

1) księgi rachunkowe;

2) podatkowa księga przychodów i rozchodów;

3) ewidencja;

4) rejestr;

5) inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.

W konsekwencji, sprzedaż bez kasy fiskalnej mimo obowiązku jej stosowania podlega odpowiedzialności karno-skarbowej, a więc karze grzywny do 240 stawek dziennych, a w przypadku mniejszej wagi czynu karze grzywny za wykroczenie skarbowe. W rozumieniu kodeksu wypadek mniejszej wagi jest to czyn zabroniony jako wykroczenie skarbowe, które w konkretnej sprawie, ze względu na jej szczególne okoliczności – zarówno przedmiotowe, jak i podmiotowe – zawiera niski stopień społecznej szkodliwości czynu, w szczególności gdy uszczuplona lub narażona na uszczuplenie należność publicznoprawna nie przekracza ustawowego progu z § 6, a sposób i okoliczności popełnienia czynu zabronionego nie wskazują na rażące lekceważenie przez sprawcę porządku finansowo-prawnego lub reguł ostrożności wymaganych w danych okolicznościach, albo sprawca dopuszczający się czynu zabronionego, którego przedmiot nie przekracza kwoty małej wartości, czyni to z pobudek zasługujących na uwzględnienie (art. 53 ust. 8 kks). W rezultacie, to czy dokonywanie sprzedaży bez kasy fiskalnej mimo obowiązku jej stosowania zostanie zakwalifikowane jako przypadek mniejszej wagi czy nie, jest uzależnione od konkretnych okoliczności sprawy, indywidualnego przebiegu i charakteru danego zdarzenia.

Warto również podkreślić, że odpowiedzialność karno-skarbowa dotyczy nie tylko dokonywania sprzedaży bez kasy fiskalnej mimo ustawowego obowiązku jej stosowania, ale również nierzetelnego czy wadliwego prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej. Stanowi o tym art. 61 ust. 1 ustawy Kodeks karny skarbowy – kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Przy czym w ust. 2 wskazano, że w wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w ust. 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Natomiast zgodnie z ust. 3 karze określonej w ust. 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę. Przy czym księga nierzetelna jest to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym, natomiast księga wadliwa jest to księga prowadzona niezgodnie z przepisem prawa.

Należy pamiętać, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na mocy art. 111 ust. 3a ustawy o VAT są obowiązani w szczególności wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

1. a) w postaci papierowej lub
2. b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Brak dopełnienia tego obowiązku również naraża przedsiębiorcę na sankcje. Kolejna odpowiedzialność karno-skarbowa związana jest bowiem z dokonywaniem sprzedaży z pominięciem jej ewidencji na kasie fiskalnej dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca posiada kasę rejestrującą, ale nie ewidencjonuje na niej sprzedaży objętej tym obowiązkiem, a więc sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Zgodnie z art. 62 ust. 4 ustawy Kodeks karny skarbowy, karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. Przy czym tutaj, także wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego ust. 4 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Przed nałożeniem powyższych sankcji może uchronić przedsiębiorcę instytucja czynnego żalu określone w art. 16 ustawy Kodeks karny skarbowy. Zgodnie z tym przepisem nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnienie. Należy przy tym pamiętać o natychmiastowej naprawie błędu, a więc niezwłocznemu rozpoczęciu ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Sprzedaż bez kasy fiskalnej mimo ustawowego obowiązku jej stosowania wynikającego z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT naraża przedsiębiorcę także na sankcje wskazane w ustawie o VAT, co wynika wprost z art. 111 ust. 2 tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek określony w ust. 1, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. W przypadku zatem nieewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej pomimo takiego obowiązku, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego za nabycie towarów i usług za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Należy również pamiętać, że w przypadku posiadania kasy fiskalnej w razie wystąpienia sytuacji awaryjnych np. gdy kasa fiskalna przestaje działać, przepisy przewidują konkretne obowiązki, jakie musi spełnić podatnik, aby nadal prowadzić sprzedaż zgodnie z prawem. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku, gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.