Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) nazywana również księgą podatkową to uproszczona ewidencja księgowa, w której ujmuje się uzyskane przychody i poniesione koszty uzyskania tych przychodów w działalności gospodarczej. PKPiR prowadzą przedsiębiorcy spełniający łącznie następujące warunki:

• jako formę opodatkowania stosują skalę podatkową lub podatek liniowy;
• prowadzą działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwa w spadku;- uzyskane w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej przychody netto albo przychody netto spółki nie przekroczyły w poprzednim roku kwoty 2 mln euro, przy czym kwota 2 mln euro podlega przeliczeniu na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez NBP, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy (limit przychodów za 2023 rok decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2024 roku wynosi: 2.000.000 euro × 4,6091 zł/euro = 9.218.200 zł).

Zwróćmy uwagę, że pomimo zwiększenia limitu przychodów zobowiązującego do prowadzenia ksiąg rachunkowych do 1,5 mln euro, po przeliczeniu na polskie złote limit przychodów dla pełnej księgowości, który będzie obowiązywał w 2025 roku jest niższy od tego, który obowiązuje w 2024 roku. Wynika to ze średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, który 1 października 2024 roku był znacznie niższy w porównaniu do kursu z 2 października 2023 roku.

Obowiązek prowadzenia księgi podatkowej wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast przedsiębiorcy prowadzą PKPiR na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów należy przechowywać wraz z dokumentacją przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego.

Przedsiębiorcy zobligowani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakładają księgę:

• na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Przy czym dla przedsiębiorców prowadzących PKPiR rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a więc każdy kolejny rok zaczyna się 1 stycznia i kończy 31 grudnia. Zeznanie podatkowe sporządzone na podstawie zapisów w księdze podatkowej przedsiębiorcy sporządzają w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. W zależności od formy opodatkowania jest to PIT-36 (skala podatkowa) lub PIT-36L (podatek liniowy). Zaliczki na podatek dochodowy, których wysokość również ustalana jest w oparciu o zapisy w PKPiR, podlegają wpłacie w terminie do 20-stego dnia miesiąca następującego po miesiącu /kwartale, za który wpłacana jest zaliczka.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznie. Przy czym, w przypadku prowadzenia księgi w formie papierowej, wszystkie jej strony muszą być spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane. Trzeba także mieć na uwadze, że od 1 stycznia 2026 roku do art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostanie dodany nowy ust. 1e – obligujący przedsiębiorców do prowadzenia PKPiR przy użyciu programów komputerowych.  Począwszy od 1 stycznia 2026 roku czynni podatnicy VAT będą mieli obowiązek prowadzić PKPiR wyłącznie elektronicznie oraz przesyłać ją do urzędu skarbowego w strukturze JPK po zakończeniu roku podatkowego do 30 kwietnia następnego roku. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek prowadzenia PKPiR wyłącznie elektronicznie i przesyłania jej do US wystąpi rok później, a więc począwszy od 1 stycznia 2027 roku.

Księga podatkowa oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy powinny znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – to w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów zawiera 17 kolumn o następującym przeznaczeniu:

• Kolumna 1 – kolejny numer zapisu w księdze;
• Kolumna 2 – data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu w księdze;
• Kolumna 3 – numer faktury lub innego dowodu księgowego;
• Kolumna 4 i 5 – dane kontrahenta – imię i nazwisko (nazwa firmy), adres;
• Kolumna 6 – opis zdarzenia gospodarczego, czyli np. zakup towarów handlowych, zakup wyposażenia, zakup artykułów gospodarczych, wypłata wynagrodzeń za dany okres;
• Kolumna 7 – przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług;
• Kolumna 8 – pozostałe przychody, np. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku, przychody z otrzymanych kar umownych;
• Kolumna 9 – suma przychodów z kolumn 7 i 8;
• Kolumna 10 – zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;
• Kolumna 11 – koszty uboczne zakupu, np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze;
• Kolumna 12 – wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze);
• Kolumna 13 – pozostałe koszty (niewymienione w kolumnach 10–12) stanowiące koszty uzyskania przychodów , np. czynsz za lokal, opłaty za media, zakup wyposażenia, odpisy amortyzacyjne, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę;
• Kolumna 14 – suma wydatków z kolumn 12 i 13;
• Kolumna 15 – wolna kolumna, można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1–13 np. wydatki odnoszące się do przychodów roku następnego (lat następnych);
• Kolumna 16 – koszty działalności badawczo-rozwojowej;
• Kolumna 17 – uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16, kolumna może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek lub obrotu opakowaniami zwrotnymi.

Zawartość PKPiR jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy, co zostanie omówione w dalszej części wpisu wraz z przykładami najczęściej popełnianych błędów przez przedsiębiorców. Zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podstawą zapisów w księdze podatkowej są dowody księgowe, do których należą w szczególności:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;

2) inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem np.:

• raporty fiskalne,
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
• dowody przesunięć
• dowody opłat pocztowych i bankowych i inne dowody opłat.

Przedsiębiorcy prowadzący samodzielnie podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą dokonywać w niej zapisów na dwa sposoby:

• na bieżąco, czyli każdego dnia lub
• chronologicznie, jednak nie później niż 20-stego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Stosując pierwszy sposób, czyli w przypadku prowadzenia księgi podatkowej na bieżąco, należy przestrzegać następujących zasad:

• zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży;
• zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym;
• zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonuje się na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosując drugi sposób, przewidziany dla biur rachunkowych, ale możliwy także do stosowania przez przedsiębiorców prowadzących samodzielnie PKPiR, zapisów w księdze należy dokonywać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie podatku dochodowego, jednak nie później niż do 20-stego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przedsiębiorcy mogą stosować ten sposób prowadzenia księgi podatkowej pod warunkiem, że jednocześnie prowadzą ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 7 ust. 1 rozporządzenia, przy czym warunek ten nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami.

Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.

Za rzetelną natomiast uważa się księgę, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Nierzetelne są zatem księgi zawierające wpisy niezgodne z prawdą, czyli nieodzwierciedlające przebiegu rzeczywistych zdarzeń, co przede wszystkim odnosi się do zdarzeń gospodarczych. Nierzetelną księgą będzie w szczególności księga:

• zawierająca wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie miało miejsca (np. pusta faktura),
• w której nie ujęto zdarzenia, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotów),
• zawierająca kwoty inne niż w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotów lub zawyżenie kosztów).

Obowiązujące przepisy dopuszczają wystąpienie pewnych nieprawidłowości, pozostających bez wpływu na rzetelność księgi podatkowej. Nie powinny one jednak wynikać z celowego działania podatnika, takiego jak np. świadome pominięcie w księdze wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów. Odnosi się to raczej do pomyłek lub niezamierzonych błędów podatnika, które pozostają nieujawnione i nieskorygowane do momentu kontroli podatkowej.

Zgodnie z art. 11 ust. 4 rozporządzenia MF sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada na to odpowiednie dowody księgowe.

Powyższe zasady dotyczące rzetelności PKPiR stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

Rzetelność księgi to także konieczność wykazywania w niej wszystkich przychodów podatkowych i kosztów ich uzyskania.

Pani Anna prowadzi sklep internetowy z odzieżą i rozlicza się na podstawie PKPiR. W jednym z miesięcy zapomniała ująć w PKPiR fakturę za zakup towarów handlowych (100 sztuk swetrów). W wyniku błędu Pani Anny polegającym na nieujęciu faktury dokumentującej zakup swetrów, koszty uzyskania przychodów były zaniżone, a zapłacona zaliczka na podatek dochodowy zawyżona. Pani Anna zastanawia się, czy musi teraz skorygować zapisy w PKPiR.

Odpowiedź brzmi: tak, korekta jest konieczna. Księga podatkowa powinna w pełni odzwierciedlać rzeczywiste przychody i koszty związane z działalnością gospodarczą. Nawet jeśli błąd skutkował zawyżonym podatkiem zapłaconym przez Panią Annę, to trzeba mieć na uwadze, że aby księga była rzetelna, muszą być w niej ujęte wszystkie koszty zakupu towarów handlowych w prawidłowej wysokości, wynika to bezpośrednio z art. 11 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia MF sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Błąd Pani Anny polegający na nieujęciu faktury dokumentującej zakup towarów handlowych należy skorygować wprowadzając do PKPiR nieujętą wcześniej fakturę zakupu.

Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie naprawy sprzętu elektronicznego i rozlicza się na podstawie PKPiR. W ostatnich miesiącach ponosi stratę – koszty przewyższają przychody. Pan Jan zastanawia się, czy wszystkie wydatki, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, musi wpisywać do PKPiR, skoro i tak nie ma dochodu do opodatkowania.

Odpowiedź brzmi: tak,  Pan Jan powinien ujmować wszystkie koszty, które mają związek z działalnością gospodarczą i spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów. Nawet jeśli działalność generuje stratę, przepisy wymagają rzetelności prowadzonej ewidencji, a księga podatkowa powinna w pełni odzwierciedlać rzeczywistość finansową firmy, niezależnie od jej wyniku. Celowe pominięcie kosztów, choć mogłoby wydawać się nieistotne przy braku dochodu, jest niezgodne z przepisami. W razie kontroli skarbówka może to zakwalifikować jako uchybienie. Co innego, jeśli pojawią się drobne, niezamierzone pomyłki – wtedy ważne jest, aby je poprawić, gdy tylko zostaną zauważone.