Ryczał od przychodów ewidencjonowanych jest preferencyjną formą opodatkowania, możliwą do wyboru przez przedsiębiorców spełniających określone warunki. Przede wszystkim ryczałt jest dostępny dla przedsiębiorców osiągających przychody nieprzekraczające 2 milionów euro rocznie (art. 6 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne).

Dodatkowo należy mieć na uwadze, że z możliwości wyboru ryczałtu jako formy opodatkowania została wykluczona część przedsiębiorców niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Są to np. przedsiębiorcy prowadzący apteki czy handlujący częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Pełną listę włączeń można znaleźć w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Przedsiębiorca, który wybrał jako formę opodatkowania ryczał od przychodów ewidencjonowanych, ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów, w której jak sama nazwa wskazuje ujmuje jedynie przychody uzyskane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty nie podlegają ewidencji przez ryczałtowca, ponieważ opodatkowanie ryczałtem wiąże się z ustalaniem podstawy opodatkowania na podstawie osiągniętych przychodów, bez pomniejszenia ich o poniesione koszty. Ewidencja przychodów jest więc uproszczoną formą prowadzenia księgowości.

Na mocy art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów. Ryczałtowcy prowadzą ewidencję przychodów na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W rozporządzeniu tym określono sposób prowadzenia ewidencji przychodów, zwanej dalej „ewidencją”, oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ewidencja, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, a także sposób dokumentowania przychodów oraz obliczania należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Ewidencja przychodów może być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Przy czym prowadząc ewidencję przychodów papierowo, podatnik jest zobowiązany ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty.

Zapisów w ewidencji przychodów dokonuje się na podstawie faktur, rachunków oraz dokumentów celnych wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku podatników ewidencjonujących sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej zapisy w ewidencji przychodów dokonywane są na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Na odwrocie raportu fiskalnego dobowego przedsiębiorca powinien wpisać łączną wysokość przychodów wynikającą z tego raportu – z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zapisy dotyczące przychodów mogą być również dokonywane na podstawie dziennego zestawienia faktur zawierającego następujące dane:

• datę,
• numer zestawienia,
• numery faktur objętych zestawieniem,
• daty faktur objętych zestawieniem,
• łączną wysokość przychodów wynikającą z faktur objętych zestawieniem z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Zapisy w ewidencji są dokonywane w porządku chronologicznym, jednak nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zwartość ewidencji przychodów jest ściśle określona i wynika z wzoru zamieszczonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja przychodów zawiera następujące pozycje:

• LP – kolejny numer zapisu w ewidencji przychodów;
• data wpisu – datę wykazania przychodu w ewidencji przychodów;
• datę uzyskania przychodu – datę, w której powstał obowiązek podatkowy dla danego przychodu;
• numer dowodu, na podstawie którego dokonano wpisu;
• przychody objęte ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki – wykazanie wysokości poszczególnych przychodów według obowiązujących stawek ryczałtu;
• ogółem przychody – suma przychodów;
• uwagi.

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem powinien prowadzić ewidencję przychodów rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uznaje się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia. Za rzetelną uznaje się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą, również gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub

3) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji, lub

4) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada na to odpowiednie dowody księgowe.