Księgowość dla freelancera – jak ją uprościć z programem online?

W Polsce freelancer może działać zarówno bez zakładania działalności gospodarczej, jak i prowadząc jednoosobową firmę. W pierwszym przypadku możliwa jest m.in. działalność nierejestrowana, o ile przychody nie przekraczają ustawowego limitu, albo realizowanie zleceń na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie lub umowa o dzieło) lub przez platformy pośredniczące (np. Useme). W takim układzie część obowiązków księgowych przejmują zleceniodawcy lub operator platformy, freelancer zajmuje się wyłącznie ewidencją przychodów i rocznym rozliczeniem podatków.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza z kolei więcej zadań. Osoba, która zastanawia się, jak założyć firmę, powinna uwzględnić nie tylko formalności rejestracyjne, ale też wybór formy opodatkowania i rodzaju ewidencji księgowej: Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub Ewidencji Przychodów przy ryczałcie. Freelancer musi m.in. wystawiać faktury, monitorować koszty, terminowo rozliczać podatki, a także opłacać składki ZUS.

Warto zaznaczyć, że nowi przedsiębiorcy mogą korzystać z różnych ulg, takich jak Ulga na start czy Mały ZUS. Są one sposobem na minimalizację kosztów na starcie działalności.

Spośród dostępnych metod opodatkowania freelancerzy mogą wybrać skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany. Każda z opcji ma zalety i ograniczenia, które warto przeanalizować w kontekście sytuacji finansowej działalności.

• Skala podatkowa: podstawowa forma opodatkowania działalności gospodarczej. Wysokość podatku zależy tu od poziomu dochodu. Skala podatkowa uprawnia do korzystania z różnego rodzaju ulg. Umożliwia m.in. wspólne rozliczanie z małżonkiem – korzystne, zwłaszcza przy niższych dochodach.
• Podatek liniowy: gwarantuje stałą stawkę podatkową na poziomie 19%. Nie uwzględnia kwoty wolnej od podatku, ani ulg rodzinnych. Umożliwia za to odliczanie kosztów prowadzenia działalności, co może opłacać się osobom z wyższymi zarobkami.
• Ryczałt ewidencjonowany: wysokość stawki zależy tu od rodzaju działalności i osiągniętego dochodu. Z ryczałtu ewidencjonowanego wyłączone są koszty uzyskania przychodów, co opłaca się przedsiębiorcom, którzy w związku z prowadzoną działalnością ponoszą małe koszty.

Freelancerzy powinni regularnie analizować swoje przychody i zestawiać je z progami opłacalności każdej formy opodatkowania. Zmieniać można ją do 20 lutego każdego roku w CEIDG. W analizie sytuacji finansowej i wyborze najlepszego rozwiązania pomaga doradca podatkowy.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) jest podstawą uproszczonej księgowości. Służy do rejestrowania przychodów, kosztów oraz środków trwałych. Wszystkie wpisy oparte są o dane zawarte fakturach i rachunkach, zgodnie z zasadą memoriału.

Inną preferencyjną formą opodatkowania jest Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podatek jest tu obliczany wyłącznie na podstawie przychodów. Z kolei podatnicy VAT muszą prowadzić dodatkowo ewidencję VAT, dokumentując sprzedaż i zakupy objęte tym podatkiem. Niezależnie od wybranej formy kluczem jest systematyczne (i zgodne z przepisami) dokumentowanie– podstawa wszelkich rozliczeń podatkowych oraz kontroli finansowej działalności.

Konieczność trzymania ręki na pulsie w wielu kwestiach skłania freelancerów do przechodzenia z tradycyjnej księgowości papierowej na systemy online. Te ostatnie automatyzują wiele procesów, w tym wystawianie faktur i generowanie deklaracji podatkowych. Pomaga to w bieżącym monitorowaniu finansów i terminowym składaniu wymaganych dokumentów.

Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą optymalizacja podatków przez koszty uzyskania przychodu to ważna kwestia. Rozliczając się według KPiR na zasadach ogólnych, można ujmować w księgach różne wydatki, obniżając jednocześnie podstawę wysokości opodatkowania:

W poczet takich wydatków wchodzą koszty:

• sprzętu komputerowego
• oprogramowania
• utrzymania biura
• szkoleń oraz działań promocyjnych

Warto pamiętać też o kosztach mediów (np. prąd, woda), ubezpieczeń zdrowotnych, czy związanych z użytkowaniem samochodu. Ważne, żeby wszystkie odpowiednio dokumentować na fakturach, rachunkach oraz umowach. Dokumenty należy przechowywać przez co najmniej pięć lat na wypadek kontroli skarbowej.

W Polsce zwolnieni z podatku VAT są przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekracza 200 000 zł. Ci o większym obrocie muszą uzyskać status czynnego podatnika VAT. Jak? Składając formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Można to zrobić elektronicznie, dołączając zgłoszenie np. do wniosku o zmianę wpisu w CEIDG. Warto pamiętać, że niektóre branże, m.in. doradztwa czy prawnicza, mają obowiązek rejestracji do VAT niezależnie od wysokości obrotów.

Po uzyskaniu statusu podatnika VAT, freelancer zostaje objęty dodatkowymi obowiązkami ewidencyjnymi i sprawozdawczymi. Musi prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów VAT, oznaczać transakcje oraz kontrolować terminy rozliczeń podatkowych. Szczególne znaczenie ma to przy współpracy z kontrahentami zagranicznymi ze względu na stosowany tam mechanizm odwrotnego obciążenia. W takiej sytuacji to nabywca rozlicza podatek, więc to on powinien pamiętać o właściwym oznaczaniu transakcji.

Podatnicy VAT składają w Urzędzie Skarbowym tzw. ewidencję zakupów i sprzedaży (plik JPK_V7) co miesiąc lub kwartał. Dokument zawiera szczegółowe informacje o sprzedaży, zakupach oraz oznaczeniach transakcji. Terminowe wysyłanie JPK_V7 jest jednym z ważniejszych zadań czynnego podatnika VAT.

W Polsce osoby zakładające własną firmę mogą wybrać jedną z kilku opcji opłacania składek ZUS. Są to: Pełny ZUS, Mały ZUS Plus oraz Ulga na start.

• Pełny ZUS: podatnik opłaca standardowe składki bez żadnych ulg podatkowych
• Mały ZUS Plus: dzięki uldze w okresie kolejnych 60 miesięcy (5 lat) przedsiębiorca może wybrać maksymalnie 36 miesięcy, w których będzie płacił niższe składki na ubezpieczenie. Warunkiem jest to, że przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły 120 000
• Ulga na start: objęci nią podatnicy są zwolnieni z opłacania m.in. składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze sześć miesięcy działalności

Wybór opcji opodatkowania powinien zależeć od sytuacji finansowej przedsiębiorcy i jego planów emerytalnych. Należy go dokonać w ciągu tygodnia od rozpoczęcia działalności. Składki można opłacać online, korzystając z bankowości internetowej lub systemu e-ZUS.

Roczne rozliczenie PIT jest obowiązek każdego freelancera. W celu rozliczenia PIT podatnik składa w Urzędzie Skarbowym właściwy formularz. Jego rodzaj zależy m.in. od formy opodatkowania i specyfiki działalności firmy.

Poniżej kilka popularnych rodzajów zeznań PIT:

• PIT – 36: dla freelancerów, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczają się według skali podatkowej
• PIT-37: przeznaczony dla pracujących w oparciu o umowy zlecenie lub o dzieło
• PIT-28 : przeznaczony dla podatników, którzy zdecydowali się na opodatkowanie w formie ryczałtu ewidencjonowanego
• PIT-36L: stosowany przy podatku liniowym

Należy pamiętać, żeby wszystkie deklaracje składać w terminie, najczęściej do końca kwietnia roku następującego po danym roku podatkowym.

Outsourcing czy samodzielne prowadzenie księgowości…, która opcja jest dla freelancera atrakcyjniejsza?

W ramach outsourcingu podatnik korzysta z pomocy biura rachunkowego. Oznacza to z jednej strony oszczędność czasu, mniej wyzwań administracyjnych, a także pewność, że wszystko jest rozliczane zgodnie z przepisami. Z drugiej strony outsourcing generuje dodatkowe koszty, których wysokość zależy od zakresu świadczonych usług (od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie). Opłaca się więc głównie firmom o dużych dochodach, które obsługują złożone transakcje z wieloma klientami.

Samodzielne prowadzenie księgowości może być czasochłonne. Wymaga ciągłego pilnowania terminów rozliczeń czy precyzyjnego rejestrowania transakcji. Poza tym przyswojenia szeregu  przepisów księgowych. Zapewnia jednak pełną kontrolę nad finansami firmy. Warto wiedzieć, że freelancerzy, którzy zdecydowali się na samodzielną księgowość, mogą wspomagać się oprogramowaniem do księgowości online. Narzędzia tej klasy automatyzują procesy, ułatwiając codzienną pracę.

Decyzję, czy samodzielnie prowadzić księgowość, czy korzystać z usług zewnętrznych firm dobrze poprzedzić analizą własnych potrzeb i oceną swoich umiejętności w zakresie księgowości.

Freelancerzy pewni, że chcą zajmować się Swoją księgowością samodzielnie, powinni dobrze przemyśleć formę opodatkowania oraz sposób rejestrowania przychodów i wydatków. Kiedy działalność wystartuje, są zobowiązani do regularnego obliczania składek ZUS i podatków, a także składania w Urzędzie Skarbowym odpowiednich deklaracji. Oprogramowaniem, które pomaga w tych działaniach, jest Streamsoft Firmino z modułem Księgowość Online.

Program ma m.in. funkcje do prowadzenia KPiR, rozliczeń podatkowych oraz śledzenia terminów płatności. Automatyzuje kluczowe formalności księgowe, znacznie ułatwiając codzienną pracę freelancera. Przetestuj narzędzie – skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego i sprawdź, ile może Ci zapewnić profesjonalny program do księgowości online.