Nota korygująca

Nota korygująca to dokument wystawiany wyłącznie przez nabywcę (a nie sprzedawcę) i ma zastosowanie w ograniczonych przypadkach. Możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej dotyczy jedynie pomyłek w danych nabywcy, takich jak np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym czy też oznaczeniu towaru lub usługi.

Na mocy 106k ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Przy czym wystawiona przez nabywcę nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Notą korygującą nabywca może poprawić błędy na fakturze, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem za pomocą noty korygującej nabywca nie może poprawić błędów w zakresie:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);
• stawki podatku albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwoty należności ogółem.

Należy przy tym mieć na uwadze, że modyfikując swoje dane notą korygującą, nabywca może jedynie poprawić błąd w nazwisku, imieniu, nazwie firmy, adresie lub numerze NIP. Niedopuszczalna jest bowiem całkowita zmiana podmiotu będącego stroną danej transakcji za pomocą noty korygującej. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Potwierdzenie tego stanowiska możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.136.2022.1.JK z dnia 13.04.2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie wystawienia noty korygującej przy błędnych danych nabywcy: „(…) wystawienie noty korygującej nie może prowadzić do zmiany podmiotu umowy sprzedaży. W przypadku zatem, gdy na fakturze błędnie został wskazany nabywca, nie jest dopuszczalna korekta notą korygującą. Jedynym sposobem naprawienia tego typu błędu jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Korygowanie faktury w tym zakresie – jak wskazano wyżej – należy do obowiązków wystawcy faktury (sprzedawcy), który koryguje fakturę pierwotną wystawiając fakturę korygującą”.

Nabywca otrzymał fakturę dokumentującą zakup usługi wystawioną na jednoosobową działalność gospodarczą, którą prowadził wcześniej, mimo że zakup został dokonany już przez nowo założoną spółkę z o.o. Czy nabywca może poprzez wystawienie noty korygującej zmienić dane podmiotu na spółkę z o.o.?

Wystawiona przez sprzedawcę pierwotna faktura zawierająca dane nabywcy, który w rzeczywistości nie nabył usługi, nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu dokonanej transakcji gospodarczej. Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać prawidłowe dane rzeczywistego nabywcy. Taka pomyłka nie może zostać poprawiona notą korygującą, ponieważ dotyczy zmiany podmiotu będącego stroną transakcji. W tej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, która wskaże właściwego nabywcę, czyli spółkę z o.o. Skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym wskazaniu nabywcy, powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę ze wskazaniem jako przyczyny korekty błędnego określenia danych nabywcy oraz prawidłowej treści korygowanych pozycji, czyli prawidłowych danych nabywcy.

Nota korygująca może zostać wystawiona wyłącznie przez nabywcę faktury i służy do poprawiania drobnych błędów formalnych, takich jak literówki w danych kontrahenta, błędny numer NIP czy inne mniej istotne pomyłki, które nie wpływają na kwoty transakcji, stawki VAT ani ilość sprzedanych towarów czy zakres świadczenia usług. Przed jej sporządzeniem nabywca powinien upewnić się, że dany błąd faktycznie może zostać skorygowany notą – w przeciwnym razie konieczne będzie zwrócenie się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie przez niego faktury korygującej.

Co ważne, nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy, dlatego po jej sporządzeniu należy przekazać ją do zatwierdzenia. Dla celów dowodowych warto przechowywać potwierdzenie akceptacji noty przez sprzedawcę. Nota korygująca musi zawierać wszystkie wymagane elementy określone w art. 106k ust. 3 ustawy o VAT.

Nota korygująca powinna zwierać następujące dane:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Właściwe sporządzenie noty korygującej ma istotne znaczenie dla zachowania poprawności rozliczeń podatkowych.