Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur VAT

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy wystawianiu faktur przez przedsiębiorców są błędnie wpisane dane nabywcy: nieprawidłowy NIP, nazwa firmy czy nieaktualny adres. Tego typu błędy, jeżeli nie powodują wątpliwości w identyfikacji nabywcy, może skorygować zarówno sprzedawca wystawiając fakturę korygującą lub nabywca poprzez notę korygującą. Należy przy tym pamiętać, że fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca, który może w ten sposób skorygować wszystkie elementy faktury pierwotnej. Natomiast notę korygującą wystawia wyłącznie nabywca i tylko w celu poprawy mniej istotnych błędów na fakturze, niemających wpływu na identyfikację stron transakcji czy kwoty na fakturze.

Poważniejszym błędem przy wystawianiu faktur jest zamieszenie na fakturze danych innego podmiotu lub danych uniemożliwiających identyfikację nabywcy. W takiej sytuacji za korektę faktury odpowiada wyłącznie sprzedawca, nabywca nie może bowiem całkowicie zmienić danych strony transakcji przy wykorzystaniu noty korygującej.

Kolejna grupa błędów przy wystawianiu faktury dotyczy zamieszczenia nieprawidłowej daty, w szczególności mylenia daty wystawienia z datą dokonania dostawy towaru/wykonania usługi czy nieprawidłowego wskazania daty wystawienia faktury lub daty sprzedaży. Data wystawienia faktury to data, w której sprzedający wystawia dokument potwierdzający dostawę towaru lub sprzedaż usługi. Natomiast data sprzedaży to data dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub data wykonania usługi. Warto podkreślić, że dopuszczalne jest zamienne stosowanie na fakturach określeń: data sprzedaży lub data dokonania dostawy towaru / data wykonania usługi.

Data wystawienia i data sprzedaży (data dokonania dostawy towaru/data wykonania usługi) mogą być takie same, wówczas sprzedawca nie ma obowiązku umieszczania na fakturze daty sprzedaży. W przeciwnym razie, sprzedawca zamieszcza na fakturze zarówno datę wystawienia faktury, jak i datę sprzedaży (datę dokonania dostawy towaru/datę wykonania usługi). W sytuacji, gdy faktura zawiera błędną datę wystawienia/datę sprzedaży, korekta daty wystawienia/daty sprzedaży odbywa się poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Dopuszczalne jest również wystawienie noty korygującej przez nabywcę. Należy przy tym pamiętać, że niedopuszczalne jest korygowanie daty wystawienia faktury/daty sprzedaży zawartej na fakturze VAT w sytuacji, gdy data wystawienia/data sprzedaży zostały wskazane zgodnie z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Wystawiając faktury, sprzedawca musi pamiętać również o obowiązkowych terminach wystawiania faktur. Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, to fakturę wystawia się co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Fakturę można wystawić również przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jednak co do zasady nie wcześniej niż 60. dnia przed:

1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;

2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Są to ogólne terminy wystawiania faktur VAT, od których ustawodawca przewidział szereg wyjątków dotyczących np. usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia czy stałej obsługi prawnej i biurowej. Wystawienie faktur z uchybieniem tych terminów również jest powszechnym błędem popełnianym przez przedsiębiorców przy wystawianiu faktur, którego przyczyną jest niedostateczna znajomość przepisów lub nieuwaga osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur.

Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać dane wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, a mianowicie:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Dodatkowo w szczególnych sytuacjach konieczne jest wyszczególnienie dodatkowych informacji na fakturze np. adnotacji „metoda kasowa” przez podatnika stosującego metodę kasową rozliczenia VAT czy adnotacji o zastosowanej procedurze marży w sytuacji, gdy transakcja jest rozliczana w tej procedurze. Wystawiając faktury należy dokładnie przeanalizować, czy dane wskazane na dokumencie są kompletne. W razie, gdy faktura nie zawiera wszystkich obligatoryjnych elementów, powinna zostać skorygowana w celu uzupełnienia braków.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Faktury powinny być więc wystawiane chronologicznie i z zachowaniem spójnej numeracji, przyjętej przez przedsiębiorcę na początku roku. Błędy popełniane przez przedsiębiorców polegają na braku spójnego systemu numeracji, dublowaniu numerów, lukach w numeracji czy zaburzeniu chronologii.

Takie nieprawidłowości mogą skutkować wszczęciem kontroli podatkowej, a nawet sankcjami finansowymi. Dlatego warto stosować oprogramowanie, które automatycznie nadaje numery i blokuje duplikaty, umożliwia definiowanie serii numeracyjnych (np. dla oddziałów lub typów sprzedaży) oraz zachowuje ciągłość i chronologię, co znacznie ułatwia wystawianie faktur i ogranicza ryzyko błędów związanych z numeracją.

Bardzo poważnym błędem przy wystawianiu faktur jest zastosowanie niewłaściwej stawki VAT. Sprzedawca ma obowiązek zidentyfikować rodzaj towaru/usługi, będących przedmiotem danej transakcji i określić właściwą stawkę VAT. Błąd w stawce podatku VAT skutkuje nieprawidłowym rozliczeniem tego podatku, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy i może prowadzić do poważnych konsekwencji. Obniżone stawki VAT czy zwolnienie z podatku VAT jest dopuszczalne wyłącznie w sytuacjach ściśle określonych w ustawie o VAT. Przedsiębiorca ma obowiązek znać i prawidłowo stosować przepisy ustawy, w przeciwnym razie należy liczyć się z obowiązkiem niezwłocznej korekty i dopłaty zaległego VAT wraz z odsetkami oraz możliwością nałożenia dodatkowych sankcji.

Zbyt ogólne opisy („usługi consultingowe”, „towary handlowe”) utrudniają identyfikację rodzaju sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, w szczególności przy weryfikacji zasadności zastosowanej stawki VAT czy prawa do odliczenia podatku VAT po stronie nabywcy. Takie ogólne nazewnictwo może prowadzić do nieporozumień w razie kontroli podatkowej i w skrajnych przypadkach uniemożliwiać jednoznaczne ustalenie, co faktycznie było przedmiotem sprzedaży. Zdarza się również zamieszczenie na fakturze nieodpowiedniej nazwy towaru/usługi, gdy opis nie odpowiada rzeczywistości, co wprowadza w błąd i może skutkować zakwestionowaniem rozliczeń.

Opis towaru/usługi musi umożliwiać jednoznaczną identyfikację przedmiotu sprzedaży, zaleca się zamieszczenie na fakturze dokładnego rodzaju, zakresu i specyfikacji sprzedawanego towaru bądź usługi.

Wystawiając faktury należy zadbać o dokładną weryfikację danych kontrahenta, w tym sprawdzenie statusu nabywcy i jego danych w Wykazie podatników VAT, a przy sprzedaży na terenie Unii Europejskiej również ważności numeru VAT-UE w VIES. Konieczne jest odpowiednie nazwanie przedmiotu transakcji i przyporządkowanie właściwej stawki VAT. Po uzupełnieniu danych faktury, warto sprawdzić jeszcze raz wszystkie jej elementy w celu upewnienia się, że faktura dokumentuje rzeczywisty przebieg transakcji i zawiera wszystkie niezbędne dane. W praktyce sprawdza się lista kontrolna obejmująca: poprawność danych stron, datę wystawienia, datę sprzedaży, odpowiedni opis sprzedawanego towaru/usługi, stawkę VAT właściwą dla danego rodzaju towaru/usługi, komplet wymagalnych elementów faktury, zgodność kwot wykazanych na fakturze. Stała kontrola poprawności polega na wbudowaniu w proces fakturowania zarówno kontroli przed wystawieniem, jak i po wystawieniu dokumentu. Dobrą praktyką jest utrzymanie śladu rewizyjnego (kto i kiedy zmienił kluczowe pola faktury) oraz odpowiednie procedury „zamknięcia miesiąca”, w ramach której przeprowadza się kontrolę spójności wystawionych faktur z rejestrem sprzedaży, plikiem JPK_V7 i ewidencją księgową, tak aby ewentualne błędy na fakturach zostały jak najszybciej wykryte i skorygowane.

W celu uniknięcia błędów przy wystawianiu faktur warto korzystać z dostępnych rozwiązań w postaci różnego rodzaju programów do wystawiania faktur. Używając oprogramowania, które wymaga wpisania wszystkich niezbędnych elementów faktury, minimalizuje się ryzyko pominięcia obowiązkowych danych i błędów formalnych, zachowuje ciągłość numeracji, weryfikuje poprawność NIP, dat i stawek VAT, a w razie braków system blokuje zatwierdzenie faktury, dzięki czemu faktury trafiają do obrotu prawnego kompletne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Nie można również zapominać o ciągłych szkoleniach i aktualizacji wiedzy podatkowej. Przepisy zmieniają się bardzo często, dlatego prowadząc działalność gospodarczą konieczne jest śledzenie planowanych i wprowadzonych zmian w prawie podatkowym. W praktyce chodzi o stałe „bycie na bieżąco”, dbanie o odpowiedni poziom wiedzy nie tylko swojej, ale także pracowników mających kontakt z wystawianiem i obiegiem faktur w firmie — od działu sprzedaży i obsługi klienta, przez magazyn, po księgowość. Oznacza to regularne, krótkie przeglądy zmian przepisów, przekładanie ich na praktykę (aktualizację stawek, opisów, szablonów i procedur), dzielenie się „alertami” wewnętrznymi oraz okresowe przypomnienia zasad. Taki stały rytm pracy ogranicza liczbę pomyłek, zmniejsza potrzebę korekt i ryzyko sankcji, a jednocześnie przyspiesza prawidłowe rozliczenia.

W razie stwierdzenia błędu na fakturze VAT, konieczne jest niezwłoczne jego poprawienie, co zazwyczaj przejawia się poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę i dostarczenie jej nabywcy. Faktura korygująca służy sprostowaniu danych i wartości wykazanych na fakturze pierwotnej tak, aby dokument wiernie odzwierciedlał rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

W zależności od rodzaju błędu, może pojawić się również konieczność skorygowania pliku JPK_V7 czy dopłaty podatku wraz z odsetkami. Może się tak stać np. w razie zastosowania niewłaściwej (zaniżonej) stawki VAT czy błędnej daty sprzedaży, przez co faktura zostanie wykazana w pliku JPK_V7 w nieodpowiednim okresie rozliczeniowym. W przypadkach przewidzianych przepisami, przedsiębiorcy mogą grozić także dodatkowe sankcje czy odpowiedzialność karno-skarbowa. Należy również pamiętać o ryzyku uznania wystawionej błędnie faktury za „pustą fakturę” w sytuacji, gdy dokument nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia, czyli transakcję która nie miała miejsca.

Błędy na fakturach powodują ryzyko sporów handlowych, przykładowo nieprawidłowy dokument może opóźnić płatność do czasu wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę. Powtarzające się błędy na fakturach wymuszają dodatkową korespondencję, angażują czas osób odpowiedzialnych za kontakt z klientem, a w konsekwencji narażają na pogorszenie relacji biznesowych oraz osłabiają wizerunek firmy jako rzetelnego, poważnego kontrahenta.