Mechanizm podzielonej płatności (split payment) – od jakiej kwoty jest obowiązkowy?

Zgodnie z art. 108a ustawy o VAT, mechanizm podzielonej płatności (MPP), znany również jako split payment, polega na tym że:

1) zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;

2) zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy, albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.

Oznacza to, że dokonując zapłaty za daną fakturę przy zastosowaniu split payment, płatność za fakturę jest rozdzielana na dwie części, a mianowicie kwota netto trafia na standardowy rachunek bankowy sprzedawcy, natomiast kwota podatku VAT wpływa na specjalnie wydzielony rachunek VAT, przypisany do konkretnego rachunku bankowego przedsiębiorcy. Rachunek VAT jest tworzony automatycznie przez bank, bez opłat, jako dodatkowe konto, do każdego rachunku założonego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Rachunek VAT jest prowadzony w walucie polskiej.

Należy podkreślić, że zarówno kwota netto, która trafia na standardowych rachunek bankowy przedsiębiorcy, jak i kwota podatku VAT wpływająca jego na rachunek VAT, należy do przedsiębiorcy. Urząd skarbowy nie ma dowolności w dysponowaniu środkami zgromadzonymi na rachunku VAT podatników, sprawuje jednak nad mini nadzór, a obowiązujące przepisy określają zasady ich rozdysponowania. Cele na jakie mogą być wydatkowane środki zgromadzone na rachunku VAT, określa art. 62b ust. 2 ustawy Prawo bankowe. W szczególności rachunek VAT może być obciążony w celu dokonania płatności kwoty odpowiadającej kwocie podatku VAT z tytułu nabycia towarów lub usług na rachunek VAT, wpłaty na rachunek urzędu skarbowego podatku VAT, podatku dochodowego czy zapłaty składek ZUS do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Z rachunku VAT można także otrzymać przyspieszony zwrot podatku VAT na zasadach określonych w ustawie o VAT.

Dokonywanie płatności przy wykorzystaniu split payment jest dostępne dla przedsiębiorców nabywających towary lub usługi od innych przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT. Zgodnie z art. 108a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności. Mechanizmu podzielonej płatności nie stosuje się w następujących sytuacjach:

• nabywca jest konsumentem (nie prowadzi działalności gospodarczej lub prowadzi działalność, ale dokonuje zakupu jako osoba prywatna);
• nabywca jest przedsiębiorcą, ale otrzymuje faktury bez wykazanej kwoty podatku VAT np. przy dokonywaniu zakupów od podatników korzystających ze zwolnienia z VAT;
• płatność następuje gotówką lub kartą płatniczą’
• płatność dokonywana jest na podstawie faktury proforma, ponieważ dokument ten nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Chociaż mechanizm split payment w wielu przypadkach pozostaje dobrowolny, w określonych sytuacjach jego stosowanie jest bezwzględnie wymagane. Należy zatem pamiętać, że w razie gdy dana transakcja podlega obowiązkowej zapłacie przez split payment, nie jest możliwa wówczas zapłata gotówką, kartą płatniczą czy na podstawie proformy, zapłata przez split payment może bowiem zostać zrealizowana wyłącznie za pomocą specjalnego przelewu – komunikatu przelewu.

Zgodnie z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT) przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.

Obowiązkowe stosowanie mechanizmu podzielonej płatności następuje w transakcjach zawieranych między przedsiębiorcami, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• faktura dokumentuje sprzedaż towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (m.in. elektronika, stal, paliwa, usługi budowlane) oraz
• kwota należności ogółem z faktury, czyli wartość brutto całej faktury, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty wyrażoną w walucie obcej.

Należy mieć na uwadze, że stosowanie MPP jest obowiązkowe w sytuacji, gdy chociaż jedna pozycja na fakturze (której całkowita wartość brutto przekracza 15 000 zł) dotyczy towarów lub usług wskazanych w  załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Przy czym obowiązek zapłaty przez split payment dotyczy wyłącznie tej części faktury, która obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Oczywiście w takiej sytuacji nabywca może wówczas– i często dla uproszczenia tak robi – uregulować całą wartość faktury w mechanizmie podzielonej płatności. Faktura objęta obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności powinna zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, jednak brak takiego oznaczenia na fakturze nie zwalnia nabywcy z obowiązkowej zapłaty mechanizmem podzielonej płatności.

Należy pamiętać, że zapłata w mechanizmie podzielonej płatności odbywa się wyłącznie w złotych polskich. Jeśli faktura wystawiona jest w walucie obcej, do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.

Przedsiębiorca otrzymał fakturę na kwotę brutto 8 000 zł. Na fakturze widnieje adnotacja „mechanizm podzielonej płatności (MPP)”. Czy musi zapłacić za tę fakturę w mechanizmie podzielonej płatności?

Nie. Obowiązek MPP powstaje wyłącznie wtedy, gdy faktura dokumentuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT i wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł. W tym przypadku kwota jest niższa, więc adnotacja „MPP” na fakturze ma charakter informacyjny, a przedsiębiorca może, ale nie musi płacić poprzez split payment.

Przedsiębiorca otrzymał fakturę o wartości brutto 25 000 zł. Po sprawdzeniu okazało się, że faktura obejmuje usługę wymienioną w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ale na fakturze nie ma adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności. Czy musi zapłacić za tę fakturę w mechanizmie podzielonej płatności?

Tak, ma obowiązek zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności. Obowiązek zastosowania split payment powstaje z mocy prawa – nie jest uzależniony od tego, czy sprzedawca zamieścił na fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Skoro faktura przekracza 15 000 zł i dotyczy usług wymienionych w załączniku nr 15, nabywca musi zapłacić z zastosowaniem split payment, aby uniknąć ryzyka sankcji i zachować prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Nawet jeżeli sprzedawca, pomimo takiego obowiązku nie zamieścił na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, to skoro transakcja spełnia warunki objęcia obowiązkowym split payment, to nabywca i tak ma obowiązek uregulowania płatności za fakturę przez MPP.

Wszystkie transakcje objęte obowiązkowo mechanizmem podzielonej płatności muszą być realizowane przez rachunki rozliczeniowe w banku lub rachunki imienne w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli rachunki lub konta firmowe.

Rachunki te widnieją są w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście podatników VAT, można je zweryfikować w postaci wygodnej wyszukiwarki udostępnionej na stronie rządowej: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Zapłata mechanizmem podzielonej płatności jest możliwa tylko na rachunek bankowy z wykazu podatników VAT. W razie zlecenia przelewu przez split payment na rachunek bankowy spoza białej listy, przelew nie zostanie zrealizowany, a środki wrócą na rachunek bankowy przedsiębiorcy zlecającego przelew.

W wyniku zastosowania mechanizmu podzielonej płatności kwota netto trafia na standardowy rachunek bankowy sprzedawcy, natomiast kwota podatku VAT wpływa na jego rachunek VAT. Taki podział płatności na kwotę netto i VAT następuje automatycznie w systemie banku, co oznacza że nabywca towarów lub usług nie wpisuje oddzielnie numeru standardowego rachunku bankowego i rachunku VAT i nie dzieli samodzielnie płatności na kwotę netto i VAT, płatność w MPP realizowana jest jednym przelewem. W celu zastosowania split payment stosuje się specjalny komunikat przelewu, udostępniony przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOK) w celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwości realizowania płatności mechanizmem podzielonej płatności.

W komunikacie przelewu wpisuje się:

• kwotę podatku VAT (lub część)
• kwotę sprzedaży brutto (lub część)
• numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność
• NIP dostawcy.

Niedopełnienie obowiązku płatności w mechanizmie podzielonej płatności może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Ustawa o VAT w art. 108a ust. 7 przewiduje w takiej sytuacji dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Jeśli podatnik nie zastosuje  obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Przy czym sankcji tej nie stosuje się, jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczył całą kwotę podatku wynikającą z faktury, która została zapłacona z pominięciem obowiązkowego split payment.

Mimo to, nawet jeżeli sprzedawca prawidłowo rozliczy podatek VAT z faktury, która powinna zostać zapłacona przez MPP, a nie została, to nabywcę, który dokonał płatności bez zastosowania split payment i tak czekają dotkliwe konsekwencje na gruncie podatku dochodowego. Jeśli bowiem płatność za fakturę objętą obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności została dokonana w sposób niezgodny z przepisami, nabywca towarów lub usług traci możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego tak istotne jest każdorazowe sprawdzanie, czy dana transakcja podlega obowiązkowi split payment, oraz dokonywanie płatności zgodnie z przepisami. Przedsiębiorcy powinni zachować szczególną czujność przy realizacji płatności, aby nie narażać się na utratę prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów i uniknąć dodatkowych sankcji podatkowych.