Jak wybrać najlepszy program do fakturowania? 9 kluczowych pytań, które warto sobie zadać

Aby sprostać różnorodnym oczekiwaniom użytkowników, program do fakturowania powinien obsługiwać rozmaite dokumenty finansowe. Od faktur VAT, które są standardem w transakcjach między firmami, przez faktury pro forma pełniące funkcję ofert handlowych, po  faktury zaliczkowe, które rejestrują wpłaty częściowe jeszcze przed dostarczeniem towarów lub realizacją usług.

Ważne również, aby program umożliwiał wystawianie:

• faktur korygujących: do korekty pomyłek widocznych na wcześniej utworzonych dokumentach
• faktur cyklicznych: przydatnych przy regularnych płatnościach
• faktur uproszczonych i faktur bez VAT: stosowanych podczas mniejszych transakcji i w firmach będących płatnikami VAT
• faktur VAT marża: przeznaczonych do rejestrowania specjalnych typów transakcji
• faktur eksportowych i dokumentów sprzedaży wewnątrzwspólnotowej: służących do dokumentowania sprzedaży poza terytorium Polski
• faktur VAT OSS: pozwalających na rozliczanie sprzedaży konsumenckiej do innych krajów UE w ramach procedury One Stop Shop,
• duplikatów faktur: niezbędnych np. kiedy oryginalny dokument zaginie
• faktur konsumpcyjnych: wystawianych przy sprzedaży nieudokumentowanej numerem NIP nabywcy
• rachunków: stosowanych często przez osoby fizyczne niebędące VAT-owcami
• paragonów fiskalnych: ułatwiających sprzedaż detaliczną (wymaga integracji programu z drukarką fiskalną)

Dodatkowym atutem jest obsługa wydruków faktur w różnych językach oraz możliwość wystawiania faktur w dowolnej walucie z uwzględnieniem najnowszego kursu NBP.

Istotną rolę w oprogramowaniu do zarządzania finansami odgrywa automatyzacja. Wpływa ona dobrze na efektywność oraz zwiększa precyzję operacji finansowych. Na przykład:

• automatyczne generowanie faktur: umożliwia szybkie i sprawne tworzenie dokumentów zwłaszcza tych wystawianych cyklicznie
• automatyczna numeracja dokumentów: minimalizuje pomyłki związane z powtarzająca się numeracją, pozwalając zachować pełną zgodność z przepisami księgowymi
• automatyczne uzupełnianie danych kontrahentów na podstawie danych GUS: proces fakturowania jest szybszy, a ryzyko pomyłek minimalizowane
• automatyczna wysyłka dokumentów i przypomnień o płatnościach: ułatwia utrzymywanie płynności finansowej i otrzymywanie należności na czas

Takie rozwiązania nie tylko zwiększają wydajność pracy, ale także zapewniają lepszą kontrolę nad finansami firmy. Wdrożenie tych mechanizmów pozwala na optymalizację procesów biznesowych i skupienie się na dalszym rozwoju działalności.

Program do fakturowania powinien dostarczać rozbudowanych funkcji w zakresie raportowania i analityki finansowej, aby umożliwiać właściwe zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Przykładem jest opcja tworzenia różnorodnych zestawień sprzedażowych, czyli dokumentów ściśle powiązanych z procesem planowania kolejnych, strategicznych ruchów biznesowych. Niezbędne jest również generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) na wezwanie Urzędu Skarbowego, m.in: JPK_FA, JPK_MAG, JPK_V7.

Poza tym użytkownicy powinni mieć również możliwość eksportowania danych do formatów PDF i Excel w celu dalszej analizy.

Wraz z rozwojem firmy zwiększa się również wolumen transakcji, i tym samym potrzeby związane z obsługą finansów i operacji. Z tego względu warto dowiedzieć się, czy konkretny program do faktur ma dodatkowe moduły, które zapewniają odpowiednią pomoc na bardziej zaawansowanym etapie działalności, takie jak:

• magazyn: umożliwia precyzyjne monitorowanie stanów magazynowych i zarządzanie zapasami.
• księgowość: umożliwia rozliczanie podatków
• integracje e-commerce: usprawnia sprzedaż internetową
• windykacja: usprawnia zarządzanie należnościami
• CRM: umożliwia zarządzanie bazą kontrahentów, historią kontaktów, notatkami oraz kalendarzem spotkań i zadań.

Ważna dla efektywnego zarządzania procesami firmy jest integracja oprogramowania do fakturowania z innymi systemami. Na przykładem z programem, który może obsługiwać płatności online, umożliwiając automatyczne przetwarzanie transakcji i minimalizację opóźnień. Z kolei połączenie z platformami e-commerce pozwala na synchronizowanie danych o sprzedaży i stanach magazynowych w czasie rzeczywistym.

Dodatkowo dzięki dostępności API, możliwa jest wymiana informacji z innymi systemami, co zapewnia spójność danych w całej firmie.

Dobry program do fakturowania umożliwia generowanie plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny) przeznaczonych do przesyłania danych o fakturach, księgach i ewidencjach VAT do Urzędu Skarbowego w celach kontrolnych. Ważne również, żeby program zapewniał sprawną współpracę z centralnym systemem do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, ponieważ od 2026 roku pełna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców.

Poza tym program powinien obsługiwać:

• oznaczenia GTU (Grupy Towarowo-Usługowe): które są wymagane przy raportowaniu niektórych typów towarów i usług
• raportowanie do BDO (Bazy danych o produktach i opakowaniach):, niezbędne dla firm wprowadzających do obrotu odpady lub produkty
• zgodność z RODO: w tym bezpieczne przechowywanie danych osobowych klientów i dostępność funkcji zarządzania dostępem użytkowników

Wybierając odpowiedni program do faktur, warto też zwrócić uwagę na interfejs użytkownika. Atutem jest intuicyjna obsługa oraz elastyczność w zakresie układu poszczególnych elementów menu. Dzięki temu można szybko znaleźć potrzebne funkcje. Z kolei możliwość personalizacji szablonów faktur oraz szybki dostęp do często używanych opcji przyspiesza wdrożenie w pracę oraz minimalizuje liczbę błędów podczas pracy z programem.

Po pierwsze dostawca oprogramowania powinien oferować różne formy wsparcia technicznego, w tym konsultację przez infolinię oraz e-mail. Dobrze też, jeśli użytkownicy mają dostęp do rozbudowanej bazy wiedzy, która umożliwia rozwiązywanie palących kwestii samodzielnie.

Po drugie oprogramowanie powinno być regularnie aktualizowane. Dzięki temu użytkownicy zyskują pewność, że pracują zgodnie z aktualnymi przepisami, a system jest nowoczesny i bezpieczny.

Ważne jest, aby program do fakturowania był dostępny zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych. Zapewniając dostęp do aplikacji mobilnych na systemy Android i iOS, narzędzie umożliwia wystawianie i przeglądanie faktur praktycznie z każdego miejsca.

Warto też sprawdzić, czy program działa w chmurze, ponieważ gwarantuje to wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz płynną synchronizację między wieloma urządzeniami.

Wybór odpowiedniego programu do fakturowania ma istotne  znaczenie dla sprawnego zarządzania finansami firmy. W artykule omówiliśmy 9 kluczowych pytań, które warto sobie zadać, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom przedsiębiorstwa.

Streamsoft Firmino to przykład programu, który spełnia wszystkie te potrzeby. Zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie obsługi dokumentów, wysoki poziom automatyzacji procesów oraz integruje się z innymi systemami.

Testuj oprogramowanie przez 30 dni za darmo i dowiedz się, jak Streamsoft Firmino może sprawdza się w Twojej firmie.