Faktury cykliczne – jak automatyzować proces fakturowania?

Cykliczne wystawianie faktur może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy odpowiada za to jedna osoba. Jak uprościć tę czynność, aby oszczędzać czas i minimalizować ryzyko pomyłek? Stosując Streamsoft Firmino – nowoczesny program do faktur dla małych firm, który automatyzuje proces fakturowania cyklicznego.

Na czym polega fakturowanie cykliczne?

Fakturowanie cykliczne polega na wystawianiu faktur na te same kwoty, kontrahentów oraz usługi lub produkty w regularnych odstępach czasu, np. co miesiąc. Oznacza to, że kolejne wysyłane faktury nie różnią się od siebie. Przedsiębiorca powtarza czynność, tworząc po prostu kalkę dokumentu wystawionego i poprzednim cyklu. Proces warto więc zautomatyzować, stosując odpowiedni program.

Kluczowe korzyści płynące z automatyzacji faktur cyklicznych

Automatyzacja procesu fakturowania cyklicznego przynosi firmie wiele korzyści, m.in.:

Oszczędność czasu

Ręczne wystawianie faktur cyklicznych, choć proste, może zajmować dużo czasu, zwłaszcza jeśli regularnie przygotowujesz faktury dla wielu klientów. Wszystkie z nich należy odpowiednio sporządzić: podać dane kontrahentów oraz właściwe kwoty, pamiętając też o obligatoryjnych elementach regulowanych ustawą (np. stawka podatku VAT). Automatyzacja przyspiesza cały proces, ponieważ to program generuje dokumenty i rozsyła je bezpośrednio na adres e – mail wybranych kontrahentów.

Minimalizacja błędów

Podczas ręcznego wprowadzania danych wzrasta ryzyko np. wpisania na fakturze zbyt małych kwot. Im większa liczba faktur, tym jest ono większe. Wiedzą to zwłaszcza Ci, którzy wystawiają wiele podobnych dokumentów w ciągu miesiąca.

Automatyzacja wyręcza w tej żmudnej pracy, jednocześnie gwarantując, że wszyscy klienci otrzymują faktury poprawne pod każdym względem.

Płynny Cash flow

Regularne i terminowe rozliczenie faktur przekłada się na płynny cash flow (przepływ środków finansowych). Pomaga w tym automatyzacja, która pozwala wysyłać faktury zgodnie z ustalonym przez Ciebie harmonogramem, zwiększając szanse na terminowe płatności od klientów.

Program do fakturowania online

Przetestuj za darmo przez 30 dni! Prosty i szybki sposób na wystawianie faktur.

Fakturowanie cykliczne w Streamsoft Firmino - jak przebiega ?

W Streamsoft Firmino proces fakturowania cyklicznego przebiega wg prostego scenariusza. Wybierasz dokument źródłowy, czyli istniejącą już fakturę. Później ustalasz tylko częstotliwość z jaką program ma go generować i wysyłać (np. co miesiąc). Od tej chwili narzędzie będzie automatycznie wysyłało faktury do wskazanych kontrahentów wg ustalonego harmonogramu.

Warto też podkreślić, że każda taka faktura może zawierać informacje o roku i miesiącu wystawienia. W tym celu wystarczy w polu nazwy kartoteki wpisać znak @ i wybrać z listy interesujący parametr. Przykładowy dokument może mieć nazwę Usługa serwisowa za miesiąc wrzesień 2024. A kolejny utworzony wg tego samego wzorca (kontrahent, kwota, usługa, okres rozliczenia) – Usługa serwisowa za miesiąc październik 2024 itd. Dzięki automatyzacji nazwa będzie więc cyklicznie edytowana, gwarantując pełną przejrzystość w relacji z klientem.

Windykacja czyli faktury wystawione = faktury zapłacone

Wystawienie i wysłanie faktury to dopiero połowa sukcesu. Aby utrzymać odpowiedni cash flow należy również dopilnować, żeby kontrahent zapłacił. Dzięki modułowi Windykacja w Streamsoft Firmino ten etap również przebiega sprawnie. Program automatycznie rozsyła wiadomości, przypominając Twoim klientom o zbliżających się terminach płatności czy niezapłaconych fakturach. Wszystko odbywa się wg ustalonego przez Ciebie harmonogramu: w odstępach miesięcznych, tygodniowych, kwartalnych itd.

Poza tym moduł umożliwia także pełny monitoring działań. Postęp sprawdzisz bezpośrednio w szczegółach dokumentu – w zakładce Historia Windykacji. Znajdziesz tam m.in. informacje o rodzaju wysłanych wiadomości (przypomnienie, wezwanie do zapłaty). Co więcej po zakończeniu windykacji program automatycznie generuje pełny raport o podjętych czynnościach. Dzięki takiej przejrzystości zyskujesz pełną kontrolę nad należnościami.

Automatyzacja fakturowania cyklicznego - w jakich branżach się sprawdza?

Automatyzacja faktur cyklicznych sprawdza się w wielu branżach, które regularnie świadczą usługi o stałej wartości dla tych samych klientów. Wśród nich m.in.:

  • abonamentowe (np. telekomunikacja, dostawcy usług IT),
  • serwisowe (np. firmy sprzątające, naprawiające sprzęt),
  • edukacyjne (np. kursy językowe, platformy e-learningowe, szkoły prywatne)
  • czy firmy działające w modelu subskrypcji lub pobierające opłaty licencyjne (np. dostawcy programów).

Fakturowanie cykliczne w praktyce klientów

Przykładem jest firma świadcząca usługi serwisowe. Jej właściciel musiał co miesiąc wystawiać faktury dla licznej grupy stałych klientów. Przed automatyzacją poświęcał na to wiele godzin w miesiącu. Aby przyspieszyć obowiązek, zdecydował się na Streamsoft Firmino z modułem Windykacja. Od tej chwili proces wystawiania faktur cyklicznych został zautomatyzowany, jednocześnie wzrosła realna szansa na terminową realizację płatności za faktury. A klient? Oszczędza czas, który zamiast na wpisywanie po raz kolejny tych samych danych, przeznacza na rozwój swojego biznesu.

Wypróbuj Streamsoft Firmino za darmo

Skorzystaj z 30 dniowej darmowej wersji programu i przekonaj się, jak automatyzacja faktur cyklicznych oraz skuteczna windykacja mogą zwiększyć wydajność Twoich działań.