Jak skorygować błędny numer faktury?

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, każda faktura powinna zawierać m.in. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. W przypadku wystąpienia błędu w numerze faktury, podatnik ma obowiązek dokonania korekty. Zgodnie bowiem z art. 406j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Podstawowym narzędziem stosowanym w razie wystąpienia błędu na fakturze jest faktura korygująca, wystawiana przez sprzedawcę. Tego rodzaju korekta może dotyczyć nie tylko danych liczbowych, lecz również wszystkich elementów identyfikujących dokument, w tym właśnie numeru faktury. Obowiązujące przepisy dopuszczają także możliwość wystawienia noty korygującej przez nabywcę w celu poprawy niektórych błędów na fakturze, co jednak może mieć miejsce wyłącznie w przypadku błędów formalnych nie mających wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego.

Zwróćmy uwagę, że w przypadku błędnego numeru faktury, błąd ten może zauważyć tylko wystawca faktury (sprzedawca). Nabywca towarów bądź usług nie ma bowiem wiedzy o stosowanej przez sprzedawcę numeracji czy zrealizowanych transakcjach. Choć obowiązujące przepisy nie wykluczają korekty błędnego numeru faktury poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę, to w praktyce z uwagi na to że błąd w numerze faktury może dostrzec tylko sprzedawca, przyjmuje się że korekty błędnego numeru faktury dokonuje sprzedawca poprzez wystawienie faktury korygującej.

W przypadku, gdy zostanie wykryty błąd w zakresie numeru faktury wynikający np. z braku aktualizacji systemu po rozpoczęciu nowego roku, błędu programu do wystawiania faktur czy pomyłki pracownika, sprzedawca powinien sporządzić fakturę korygującą, zawierającą prawidłowy numer faktury. Jednym z najczęstszych rodzajów błędów w zakresie nieprawidłowego numeru faktury jest wystawienie dwóch faktur dla różnych nabywców i dokumentujących różne transakcje o tym samym numerze. Skoro każda faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, to zdublowanie numeru faktury jest błędem, który należy skorygować. Faktura korygująca powinna zawierać dane wskazane w art. 106 ust. 2 ustawy o VAT, przy czym na fakturze korygującej numer faktury nie trzeba wykazywać danych dotyczących nazwy towaru lub usługi oraz kwot sprzedaży i podatku VAT. Jest to tzw. faktura korygująca na dane formalne. W konsekwencji błędny numer faktury może zostać skorygowany przez sprzedawcę, który wystawia fakturę korygującą zawierającą prawidłową treść korygowanych pozycji.

Warto przy tym zaznaczyć, że błędny numer faktury stanowi tzw. wadliwość mniejszej wagi. Oznacza to, że choć dokument formalnie nie spełnia wszystkich wymagań ustawowych, to nie wpływa to na przedmiot i podstawę opodatkowania, a także nie podważa prawa do odliczenia podatku naliczonego u nabywcy. Organy podatkowe od dawna prezentują jednolite stanowisko, zgodnie z którym faktury zawierające tzw. wadliwości mniejszej wagi, o ile są wystawiane w sposób rzetelny i dokumentują rzeczywiste transakcje handlowe, nie powinny być kwestionowane wyłącznie z powodu tych braków mających charakter mniejszej wagi.