Faktura korygująca (korekta)

Faktura korygująca to dokument wystawiany wyłącznie przez sprzedawcę. Faktura korygująca wystawiana jest w ściśle określonych sytuacjach, a podstawą jej wystawienia jest faktura VAT. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

W uproszczeniu faktura korygująca służy zatem do zaktualizowania danych zawartych na fakturze pierwotnej (np. gdy przyznano rabat, nastąpił zwrot towarów) lub do poprawy błędów popełnionych przy wystawianiu faktury pierwotnej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Faktura korygująca nie może być wystawiana w dowolny sposób – jej treść jest ściśle określona przepisami, w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT wskazano jakie dane powinna zawierać faktura korygująca.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

1. a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5, czyli datę wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku i numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
2. b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej, a w pozostałych przypadkach – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Dodatkowo faktura korygująca może zawierać:

• wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”;
• przyczynę korekty.

Obowiązujące przepisy dopuszczają także wystawianie zbiorczych faktur korygujących. W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

1) zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;

2) może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.

W przypadku, gdy w wyniku wystawienia faktury korygującej zwiększa się lub zmniejsza podstawa opodatkowania (korekta in plus albo in minus), a tym samym zobowiązanie względem państwa, wskazanie przyczyny korekty na fakturze korygującej jest niezwykle istotne. Informacja dotycząca przyczyny wystawienia faktury korygującej ma bowiem wpływ na rozliczenie podatku VAT oraz podatku dochodowego.

W celu ustalenia sposobu księgowania faktur korygujących w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR) należy odnieść się do art. 14 ust. 1m i 1n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT). Jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. W sytuacji, gdy  w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie osiągnął przychodów lub osiągnięte przychody są niższe od kwoty zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody.

Ustawa o PIT nie zawiera natomiast definicji “błędu rachunkowego” oraz “innej oczywistej omyłki”. Pojęcie te zostały wyjaśnione np. w interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP3-1.4011.917.2021.1.AC z dnia 14.12.2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• (…) za „błąd rachunkowy” należy uznać sytuację, gdy koszt został niewłaściwie ujęty ze względu na błąd w toku wykonywania obliczeń; może to dotyczyć zarówno okoliczności leżących po stronie wystawcy faktury czy innego dokumentu księgowego (np. błędne podanie na fakturze cen lub wartości towarów), jak i po stronie odbiorcy takiego dokumentu (np. wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nieprawidłowej cyfry, zastosowanie wadliwego kursu waluty obcej przy przeliczaniu wartości kosztu na złote, etc.)
• (…) przez „omyłkę” należy rozumieć „spostrzeżenie, sąd niezgodny z rzeczywistością, niewłaściwe postępowanie, posunięcie”. W konsekwencji, za „inną oczywistą omyłkę” należy uznać inny oczywisty błąd, który nie jest jednocześnie błędem rachunkowym. Takim błędem będzie np. ujęcie w kosztach podatkowych faktury wystawionej na podmiot inny niż faktyczny nabywca towaru. „Omyłka” wiązać się również będzie z błędem polegającym albo na nieprawidłowym wystawieniu albo nieprawidłowym ujęciu dowodu księgowego. Okoliczność taka musi mieć zatem charakter „pierwotny”. Co więcej, „omyłka” musi być „oczywista”.

Zatem jeżeli wystawienie faktury korygującej jest spowodowane błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, to korekty przychodu (ujęcia faktury korygującej w PKPiR) dokonuje się wstecz, czyli w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy faktura pierwotna. Fakturę korygującą ujmuje się wówczas w PKPiR w tej samej kolumnie, w której uprzednio wykazano błędną kwotę przychodu z faktury pierwotnej z odpowiednim znakiem plus lub minus, w zależności od rodzaju korekty.

Natomiast jeżeli wystawienie faktury korygującej nie jest spowodowane błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką (np. udzielono rabatu lub dokonano zwrotu), to korekty przychodu dokonuje się na bieżąco, czyli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca. Fakturę korygującą wprowadza się wówczas do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w tej samej kolumnie, w której uprzednio wykazano fakturę pierwotną z odpowiednim znakiem plus lub minus, w zależności od rodzaju korekty.