Faktura gotówkowa i limit płatności gotówką – do jakiej kwoty można rozliczać się gotówką?

Limit płatności gotówkowych związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą został określony w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Oznacza to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do dokonywania i przyjmowania płatności związanych z tą działalnością za pośrednictwem rachunku płatniczego w każdym przypadku, gdy spełnione są łącznie dwa warunki: transakcja jest zawarta pomiędzy przedsiębiorcami oraz jednorazowa wartość transakcji przekracza 15.000 zł, niezależnie od liczby dokonanych płatności. Przy czym w razie, gdy wartość transakcji określona została w walucie obcej, to przeliczenia na polskie złote dokonuje się według  średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zwróćmy uwagę, że w przytoczonym przepisie określającym limit płatności gotówkowych dla przedsiębiorców, możliwość zapłaty gotówką uzależniona jest od jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Co to właściwie oznacza? Pojęcie „jednorazowej wartości transakcji” nie jest tożsame z pojedynczą płatnością. Odnosi się ono do łącznej kwoty należności lub zobowiązań wynikającej z umowy zawartej między stronami bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji. Oznacza to, że nawet jeśli płatność jest rozłożona na raty czy dokonywana w kilku częściach, to limit płatności gotówkowych dotyczy łącznej kwoty danej transakcji.

Prowadząc działalność gospodarczą trzeba znać i przestrzegać przepisów, a w razie nieprawidłowości liczyć się z konsekwencjami. Negatywne konsekwencje podatkowe zostały przewidziane w szczególności dla przedsiębiorców, którzy mimo obowiązku dokonania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego (po przekroczeniu limitu transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami), uregulowali płatność gotówką. Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22p ust. 1 pkt 1), jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15d ust. 1 pkt 1), wskazują, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

W przypadku natomiast zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność została dokonana z naruszeniem przepisów (zapłacona gotówką pomimo przekroczenia limitu transakcji gotówkowych), podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:

1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo

2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody

– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

Co ważne, wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów dotyczy całej zapłaconej gotówką kwoty, a nie tylko nadwyżki ponad 15.000 zł.  Dla przykładu, zapłata gotówką w wysokości 20.000 zł w ramach jednej transakcji między przedsiębiorcami powoduje, że cała kwota 20.000 zł nie może być zaliczona do kosztów podatkowych, nawet jeśli 5.000 zł stanowi nadwyżkę ponad dopuszczalny limit.

Pan Stefan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w branży instalacyjno-budowlanej. W lutym 2025 roku zawarł umowę z innym przedsiębiorcą na zakup specjalistycznych narzędzi do wykonywania usług hydraulicznych. Łączna wartość transakcji wyniosła 24.000 zł. Zgodnie z ustaleniami między stronami, zapłata miała zostać dokonana w dwóch równych ratach: pierwsza płatna w dniu odbioru towaru, druga – miesiąc później. Pan Stefan zastanawia się, czy w związku z tym, że płatność została podzielona na dwie części po 12.000 zł każda, może uregulować zobowiązanie gotówką.

Odpowiedź brzmi: nie. Mimo że płatność następuje w dwóch ratach, to zgodnie z przepisami, istotna jest jednorazowa wartość transakcji, czyli łączna kwota wynikająca z umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami. W tym przypadku wartość transakcji przekracza 15.000 zł, co oznacza, że pełna kwota zobowiązania powinna zostać dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego. Gdyby pan Stefan zapłacił gotówką, choćby tylko jedną z rat, to zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, nie mógłby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tej części wydatku, która została uregulowana z pominięciem rachunku bankowego.

Przedsiębiorcy mają swobodę zawierania umów. Zasada swobody umów (zasada swobody kontraktowania) jest jedną z nadrzędnych zasad prawa cywilnego. Zgodnie z art. 353(1) kodeksu cywilnego strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Przedsiębiorcy mogą więc dowolnie kształtować warunki umów, w tym w zakresie okresu ich obowiązywania. Wiele umów między przedsiębiorcami zawieranych jest na czas nieokreślony przy jednoczesnym braku ustalonego wynagrodzenia w okresach rozliczeniowych w związku z prowizyjnym charakterem wynagrodzenia, co może przysporzyć trudności przy określeniu limitu płatności gotówkowych. W takiej sytuacji przyjmuje się, że jednorazowa wartość transakcji, to rozpatrywana w danym momencie suma wynikających z transakcji (umowy przewidującej wynagrodzenie prowizyjne) płatności. W momencie, gdy przekracza ona kwotę 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, zostaje przekroczony limit płatności gotówkowych i aktualizuje się obowiązek korzystania przez przedsiębiorcę z rachunku płatniczego.

Potwierdza to Szef Krajowej Administracji Skarbowej w zmianie interpretacji indywidualnej sygn. DOP3.8222.302.2020.EILK z dnia 24.06.2022 roku. Szef Krajowej Administracji Skarbowej po zapoznaniu się z aktami sprawy stwierdził, że interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn 0112-KDIL3-3.4011.24.2017.1.TW  z dnia 25 kwietnia 2017 roku) nie jest prawidłowa. Szef Krajowej Administracji Skarbowej wskazał, że w sytuacji zawarcia umowy na czas nieokreślony (niezależnie od przyjętego okresu wypowiedzenia), gdy strony nie mogą określić wartości transakcji z chwilą dokonywania pierwszych płatności, nie obowiązuje ich limit płatności gotówkowych. Natomiast z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo. Jednocześnie zapłata miesięcznego wynagrodzenia przedstawicielom handlowym w gotówce, jeśli suma płatności przekroczy kwotę 15 000 zł nie będzie mogła zostać zaliczana do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy PIT.

Limit płatności gotówką w obrocie między przedsiębiorcami w 2025 roku pozostaje bez zmian. Mimo wcześniejszych zapowiedzi ustawodawcy, nowe niższe niż dotychczas limity płatności gotówkowych miały wejść w życie już z początkiem 2024 roku, jednak ostatecznie przepisy nie weszły w życie. Zmiana została uchylona na mocy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw oraz ustawę o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Tym samym, propozycja obniżenia limitu gotówkowego dla przedsiębiorców z 15.000 zł do 8.000 zł została wycofana.

Limit płatności gotówkowych nie zmienił się także w 2025 roku, co oznacza że w dalszym ciągu obowiązuje dotychczasowy limit płatności gotówką związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą wynoszący 15 000 zł. W 2025 roku przedsiębiorcy nadal muszą zatem pamiętać o obowiązującym limicie 15.000 zł przy płatnościach gotówkowych w transakcjach między przedsiębiorcami. Naruszenie tego limitu skutkuje wyłączeniem zapłaconej z pomięciem rachunku bankowego kwoty z kosztów podatkowych, a ewentualna sankcja dotyczy całej kwoty płatności gotówkowej, a nie jedynie części przekraczającej dopuszczalną granicę.