Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT – inaczej wykaz podatników VAT – to wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), ), który obejmuje:

• podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT (zarówno czynni podatnicy VAT jak i zwolnieni z VAT),
• podmioty niezarejestrowane,
• podmioty wykreślone z rejestru,
• podmioty przywrócone do rejestru VAT.

Lista ta jest udostępniona w formie elektronicznej na stronie Ministerstwa Finansów oraz na portalu CEIDG. Dane są aktualizowane raz dziennie, co zapewnia ich wiarygodność w dniu wyszukiwania.

Biała lista podatników VAT pełni przede wszystkim funkcję weryfikacyjną, służy do weryfikacji czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT (w przypadku odmówienia rejestracji lub wykreślenia z rejestru można sprawdzić powód), a także do potwierdzenia jego numeru rachunku bankowego. Dzięki białej liście przedsiębiorca zawierający transakcję może w łatwy sposób sprawdzić czy wystawione faktury z podatkiem VAT są uzasadnione, a także czy numer rachunku bankowego, który podaje kontrahent do płatności jest jego rachunkiem firmowym. Przypomnijmy, że dokonanie płatności  za transakcję przekraczającą 15 000 zł z pominięciem rachunku wykazanego na białej liście podatników VAT wiąże się z brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz sprawia, że nabywca ponosi ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe w razie, gdy nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji. Zatem weryfikacja kontrahenta na białej liście jest obowiązkową czynnością, jaką przedsiębiorca powinien wykonywać w celu zabezpieczenia swoich interesów oraz uniknięcia negatywnych konsekwencji związanych z odpowiedzialnością za zobowiązania kontrahenta.

Biała lista podatników VAT umożliwia zatem sprawdzenie:

• czy kontrahent figuruje jako czynny podatnik VAT,
• czy wskazany na fakturze (podany do płatności) rachunek bankowy widnieje na białej liście podatników VAT.

Firma A kupuje towary od firmy B na kwotę 19 000 zł brutto. Przelew zostaje wykonany na rachunek bankowy wskazany na fakturze, ale ten rachunek nie widnieje na białej liście. W tej sytuacji urząd skarbowy może zakwestionować ujęcie tej faktury w kosztach uzyskania przychodów oraz – w razie nieuiszczenia VAT przez sprzedawcę – pociągnąć firmę A do odpowiedzialności solidarnej.

Aby tego uniknąć, przed dokonaniem płatności wystarczy sprawdzić kontrahenta na białej liście i pobrać potwierdzenie weryfikacji z unikalnym identyfikatorem zapytania.

Biała lista podatników VAT w postaci wygodnej wyszukiwarki dostępna jest na stronie rządowej https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Przy użyciu wyszukiwarki można sprawdzić czy określona firma widnieje na białej liście podatników wraz z wszystkimi numerami rachunków bankowych zgłoszonych jako firmowe. Wyszukiwarka pozwala na sprawdzenie statusu kontrahenta na dzień bieżący, a także na wybrany dzień wstecz (do 5 lat wstecz).

W celu weryfikacji statusu kontrahent i jego numeru rachunku bankowego należy wpisać następujące dane (wybrane):

• numer konta,
• NIP,
• REGON,
• Nazwę podmiotu (minimum 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych.

Domyślne wyszukiwanie obejmuje sprawdzenie danych kontrahenta na dzień bieżący, w przypadku potrzeby weryfikacji danych kontrahenta wstecz, należy wpisać dane podmiotu w wyszukiwarce, zaznaczyć opcję „zmień datę” i wpisać odpowiednią datę. System wyświetli wówczas informacje aktualne na wskazany dzień. Do wyszukiwanych danych zostanie przypisany unikalny identyfikator wyszukiwania. Potwierdzenie wyszukiwania można wydrukować, a każdy wydruk potwierdzenia zawiera unikalny identyfikator przypisany do danego wyszukiwania.

Na białej liście podatników VAT można znaleźć szczegółowe informacje dotyczące kontrahenta, w szczególności takie jak:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer NIP, REGON i KRS (jeśli został nadany),
• status podmiotu:

1. a) w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
2. b) zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;

• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• numery firmowych rachunków bankowych.

Szczególnie istotne są rachunki bankowe – na białej liście publikowane są wyłącznie te rachunki rozliczeniowe, które zostały zgłoszone do urzędu skarbowego (wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym) i potwierdzone przez STIR (system teleinformatyczny izby rozliczeniowej). Rachunki, które widnieją w wykazie podatników VAT zostały pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej po potwierdzeniu w STIR.  Na białej liście nie są ujawniane konta prywatne przedsiębiorców (tzw. ROR), nie są to bowiem rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. W wykazie podatników VAT nie widnieją także rachunki podmiotów niezarejestrowanych jako podatnicy VAT.

Aby znaleźć się na białej liście podatników VAT, nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych działań poza dopełnieniem formalności wynikających z przepisów prawa. Dane firmy widniejące na białej liście podatników VAT są automatycznie pobierane przez szefa KAS z rejestrów publicznych. W razie, gdy zamieszczone w wykazie podatników VAT informacje są nieprawidłowe, istnieje możliwość złożenia wniosku do szefa KAS o ich usunięcie lub sprostowanie.

Rachunek bankowy pojawia się na białej liście tylko wówczas, gdy został zgłoszony do urzędu skarbowego, a więc podany w odpowiednim zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym. Procedura zgłoszenia rachunku bankowego na białą listę zależy od formy prawnej prowadzonej działalności.
Dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zgłoszenia rachunku dokonuje się na formularzu CEIDG-1. Rachunki bankowe można zaktualizować przez internet (np. wykorzystując Profil Zaufany lub e-dowód), osobiście w urzędzie gminy lub miasta albo wysyłając formularz listem poleconym (z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza).
Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego przez formularz NIP-8 lub NIP-2. Firmy zarejestrowane w KRS składają zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (NIP-8). Spółki cywilne aktualizują dane spółki cywilnej na formularzu NIP-2. Natomiast osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, która nie podlega rejestracji w CEIDG, składają zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7.
Biała lista podatników VAT to kluczowe narzędzie wspierające bezpieczeństwo transakcji gospodarczych i służące do ograniczenia luki podatkowej w podatku VAT, poprzez umożliwienie przedsiębiorcom szybkiej weryfikacji statusu kontrahentów oraz sprawdzenie poprawności ich danych rejestrowych i rachunków bankowych. Warto pamiętać, że obowiązek zgłoszenia rachunku do wykazu podatników VAT spoczywa na przedsiębiorcy – bez dopełnienia tego obowiązku rachunek nie znajdzie się na liście, a kontrahenci mogą odmówić dokonania zapłaty na niezgłoszony rachunek. Regularne aktualizowanie danych i weryfikacja partnerów handlowych to dziś nie tylko dobra praktyka, ale też obowiązek wynikający z przepisów podatkowych.