Anulowanie faktury wystawionej klientowi – kiedy i jak to zrobić zgodnie z prawem?

Co prawda obowiązujące przepisy (ani ustawa o VAT ani rozporządzenia wykonawcze) nie odnoszą się do czynności anulowania faktur, jednak w praktyce przyjmuje się, że anulowanie faktury jest w pewnych sytuacjach dopuszczalne. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że anulowanie wystawionej faktury jest rozwiązaniem możliwym do zastosowania tylko i wyłącznie w stosunku do faktur, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego i które dokumentują czynność rzeczywiście niedokonaną. Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB3-1.4012.598.2024.4.KO z dnia 6.12.2024 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Organ podatkowy podkreślił, że anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie jest dopuszczalne w drodze wyjątku. Należy jednak podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Ponadto anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Oznacza to, że anulowanie faktury jest dopuszczalne jedynie w sytuacji, gdy nie doszło do faktycznej transakcji, czyli towar nie został dostarczony albo usługa nie została wykonana, a wystawiona faktura nie została przekazana kontrahentowi (ani w wersji papierowej ani elektronicznej) i nie została wprowadzona do obiegu gospodarczego.

Jeżeli zatem są łącznie spełnione następujące warunki:

• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
• faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną,

– to przedsiębiorca może anulować fakturę. Należy przy tym pamiętać, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie.

Warto jeszcze wyjaśnić, co oznacza nieprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Do tego zagadnienia odnosi się interpretacja indywidualna sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.178.2022.1.JSZ z dnia 17.05.2022 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Zgodnie z praktyką organów podatkowych, przesłanka niewprowadzenia faktury do obrotu jest spełniona, gdy ma miejsce jeden z trzech poniższych przypadków, tj. gdy:

• faktura nie została wysłana do kontrahenta, albo
• faktura została wysłana do kontrahenta, ale nie została przez niego odebrana, albo
• faktura została wysłana i doręczona, a następnie odesłana przez kontrahenta (tj. podatnik posiada oba egzemplarze faktury, a kontrahent nie uwzględnia jej w swojej ewidencji rachunkowej i podatkowej).

Pani Magdalena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży akcesoriów domowych przez internet. Jeden z kontrahentów złożył u niej zamówienie na większą partię towaru, po czym – jeszcze przed realizacją wysyłki – anulował zamówienie telefonicznie. Niestety, pracownik Pani Anny nie odnotował tej informacji i wystawił fakturę sprzedaży, zakładając, że transakcja została realizowana zgodnie z pierwotnym zamówieniem. Fakturę wygenerowano w programie do wystawiania faktur, jednak faktura nie została ani wysłana kontrahentowi. Faktura nie została także wprowadzona do ewidencji księgowej ani rejestru VAT.  Innymi słowy – wystawiona przez pomyłkę faktura nie trafiła do obrotu prawnego. Skoro zamówienie zostało anulowane przez kontrahenta przed jego realizacją, to wystawiona faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Warunki konieczne do spełnia dla anulowania faktury są zatem spełnione. Faktura może zostać anulowana zamiast wystawiania faktury korygującej. Pani Magdalena powinna jednak mieć na uwadze, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Oznacza to, że przedsiębiorczyni powinna podjąć kroki w celu zminimalizowania ryzyka wystąpienia podobnych sytuacji w przyszłości, np. odpowiednie przeszkolenie osób zajmujących się wystawianiem faktur czy stworzenie odpowiednich procedur dla efektywnej komunikacji w przypadku anulowania zamówień.

Aby anulowanie faktury było zgodne z wytycznymi organów podatkowych, należy stosować następujące wytyczne:

• Zachowaj oryginał i kopię faktury, a na obu egzemplarzach nanieś czytelny opis: „Faktura anulowana” wraz z datą i podpisem osoby dokonującej anulowania.
• Opisz przyczynę i okoliczności anulowania, np. „Brak realizacji zamówienia – transakcja niezrealizowana i faktura nieprzekazana odbiorcy”.
• Przechowuj oba egzemplarze anulowanej faktury ze stosowną adnotacją, jednak nie ujmuj anulowanej faktury w ewidencji księgowej ani w deklaracjach podatkowych – nie powinna ona mieć żadnego wpływu na rozliczenia.

Błędy na fakturach wystawianych przez przedsiębiorców co do zasady poprawia się poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, w ściśle określonych sytuacjach dopuszczalne jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę. Anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie w drodze wyjątku i przy spełnieniu pewnych warunków, które omówione zostaną w dalszej części artykułu.

Zgodnie bowiem z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Co ciekawe mimo iż anulowanie faktury nie zostało ujęte w przepisach, organy podatkowe stoją na stanowisku, że w razie gdy transakcja nie doszła do skutku, a wystawiona faktura nie weszła do obrotu prawnego, to wówczas właściwym działaniem podatnika jest właśnie anulowanie faktury, a nie wystawienie faktury korygującej. Takie stanowisko zostało przedstawione w interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP1-3.4012.380.2021.2.PRM z 31.08.2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Fragment uzasadnienia interpretacji:

„Na gruncie ustawy VAT sprzedawca może dokonać korekty faktury przez wystawienie faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, że nie została przekazana adresatowi), bowiem nie wywołuje wówczas skutków prawnych. W takiej sytuacji nie ma podstaw do wystawienia faktury korygującej, istnieje natomiast możliwość anulowania tej faktury”.

Częstym błędem jest próba anulowania faktury, która została już wysłana klientowi lub rozliczona w systemie księgowym. W takich przypadkach anulowanie jest niedopuszczalne, a poprawa błędu wymaga wystawienia faktury korygującej.

Nie należy też „usuwać” faktury z systemu bez śladu – każda anulacja powinna być odpowiednio udokumentowana i przechowywana razem z pozostałą dokumentacją księgową. Brak śladu po anulowanej fakturze może poddać w wątpliwość poprawność rozliczeń podatkowych w razie ewentualnej kontroli.

Anulowanie faktury to dopuszczalna czynność, ale możliwa wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach – gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego oraz gdy dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. W każdej innej sytuacji niezbędne będzie wystawienie faktury korygującej. W szczególności nie można anulować faktury (konieczne jest wystawienie faktury korygującej) w następujących sytuacjach:

• kontrahent odesłał błędnie wystawioną fakturę, nie ujmując jej w swoich rozliczeniach, ale dokument ten potwierdza rzeczywiście dokonaną czynność – w takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą,
• faktura nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności, lecz została już wprowadzona do obrotu prawnego, ponieważ faktura została przesłana do kontrahenta i nie została zwrócona sprzedawcy – wówczas konieczne jest wystawienie faktury korygującej wartość transakcji „do zera”.
• dokument został wystawiony w formie elektronicznej i przekazany nabywcy – w takim przypadku, wobec braku możliwości jego zwrotu, również należy wystawić fakturę korygującą.

Zachowanie zgodności z przepisami nie tylko zabezpiecza podatnika przed ewentualnymi sankcjami, ale również zapewnia przejrzystość i porządek w dokumentacji księgowej.