Obsługa KSeF dla faktur sprzedażowych
Po uruchomieniu integracji z KSeF w obszarze sprzedaży w systemie dostępne są nowe funkcjonalności związane z obsługą faktur sprzedażowych. Integracja umożliwia wysyłkę faktur do Krajowego Systemu e-Faktur oraz monitorowanie ich statusu.
Dostępne funkcjonalności:
- wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF,
- masowe wysyłanie faktur sprzedaży z wykorzystaniem akcji grupowych,
- wystawianie faktur w trybie KSeF offline,
- podgląd statusów dokumentów w systemie KSeF,
- powiadomienia o istotnych działaniach dotyczących faktur w KSeF,
- informacja o nadanym numerze KSeF dla faktury.
Wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF
1. Wystaw fakturę sprzedażową w systemie.
2. Przejdź do okna zatwierdzania dokumentu.
3. Wybierz opcję Wyślij do KSeF.
4. Po kliknięciu przycisku dokument zostanie przesłany do KSeF.
5. System będzie informował o postępie przetwarzania faktury poprzez odpowiedni status KSeF.
Masowe wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF
System umożliwia również masowe wysyłanie wielu faktur sprzedażowych do KSeF jednocześnie (np. na koniec dnia). Sposób działania tej funkcji został opisany w osobnej instrukcji: https://www.firmino.pl/pomoc/masowa-wysylka-faktur-sprzedazowych-do-ksef/
Wystawianie faktur w trybie KSeF offline
Wystawianie faktur w trybie KSeF offline umożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej w sytuacji braku możliwości jej wysłania do KSeF (np. brak łączności lub niedostępność systemu). Faktura wystawiona w trybie offline otrzymuje odpowiedni status oraz zawiera na wydruku kody QR faktury i certyfikatu. Po przywróceniu dostępu do systemu KSeF fakturę należy wysłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Sposób działania tej funkcji został opisany w osobnej instrukcji: https://www.firmino.pl/pomoc/wystawianie-faktur-w-trybie-ksef-offline/
Podgląd statusów dokumentów w systemie KSeF
Dostępne statusy dla dokumentów wysłanych do KSeF
| Status | Opis |
|---|---|
| Błędny | |
| Niewysłany | |
| Offline | |
| Sprawdź status | |
| Wysłany | |
| Wysłany UPO |
W przypadku dokumentów oznaczonych statusem Niewysłany lub Błędny do dyspozycji są trzy akcje:
- Wyślij do KSeF - w celu ponowienia wysyłki
- Wystaw fakturę KSeF offline - w celu wystawienia faktury w trybie offline
- Nie podlega KSeF - w celu oznaczenia dokumentu, jako niepodlegającego pod KSeF
Sprawdź status informuje że dokument nie został jeszcze przetworzony przez serwery Ministerstwa Finansów. W tym przypadku dostępna jest akcja Sprawdź status faktury.
Wysłany informuje że dokument został przyjęty przez serwery Ministerstwa Finansów i nadano mu numer KSeF. Dla tak oznaczonych faktur dostępna jest akcja Sprawdź UPO - w celu sprawdzenia, czy już zostało wygenerowane urzędowe potwierdzenie odbioru.
Wysłany UPO oznacza że dla faktury zostało wygenerowane UPO, które można pobrać korzystając z akcji Pobierz UPO.
Powiadomienia o istotnych działaniach dotyczących faktur w KSeF
Powiadomienie informuje użytkownika o statusach i zdarzeniach wymagających uwagi dla faktur sprzedażowych przesyłanych do KSeF. W górnej belce systemu wyświetlana jest czerwona ikona KSeF, wskazująca liczbę faktur oraz typ wymaganej akcji.
Powiadomienia obejmują:
- faktury o statusie „Sprawdź status” – faktury wysłane do KSeF, dla których nie otrzymano jeszcze informacji zwrotnej o statusie,
- faktury błędne,
- faktury niewysłane do KSeF,
- faktury wystawione w trybie offline, wymagające wysłania do systemu KSeF.
Po kliknięciu wybranego typu powiadomienia system przenosi użytkownika do listy faktur z zastosowanym filtrem odpowiadającym danemu statusowi.
Informacja o nadanym numerze KSeF dla faktury
Numer KSeF przypisany do faktury dostępny jest w dwóch miejscach:
• W oknie podglądu faktury, w sekcji KSeF
• Po wybraniu opcji Akcje -> Skopiuj numer KSeF – system skopiuje numer KSeF do schowka
