Zmiany w PKPiR w 2026 roku

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, które ma wejść w życie od 1 stycznia 2026 roku. Projekt nowego rozporządzenia jest dostępny na stronie w Rządowym Centrum Legislacyjnym. Od nowego roku wprowadzony zostanie nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów z dodatkowymi kolumnami oraz ważne zmiany w zasadach prowadzenia księgi podatkowej.

Projekt rozporządzenia wprowadza nowy wzór PKPiR stanowiący załącznik do nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Wzór księgi podatkowej mający obowiązywać od 2026 roku został rozszerzony o dwie nowe kolumny:

• kolumna numer 3 „Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”,
• kolumna numer 5 „Identyfikator podatkowy”.

Zgodnie z objaśnieniami kolumna 3 jest przeznaczona do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych. Identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora. Zatem przy podawaniu danych kontrahenta wystarczające będzie wpisanie jego NIP. Oczywiście obowiązek identyfikacji kontrahenta nie obejmuje zapisów dotyczących przychodów dokonywanych na podstawie dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych.

Wprowadzenie dwóch nowych kolumn do wzoru PKPiR oznacza także zmianę numerów dalszych kolumn w podatkowej księdze. Przykładowo przychody wpisywane dotychczas do kolumn 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług”, 8 „ Pozostałe przychody” i 9 „Razem przychody”, zostały odpowiednio przeniesione do kolumn   9 „Wartość sprzedanych towarów i usług”, 10 „ Pozostałe przychody” i 11 „Razem przychód”. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę muszą zatem nie tylko wprowadzić dwie nowe kolumny do księgi, ale także zmienić przyzwyczajenia w zakresie stosowanej dotychczas numeracji kolumn PKPiR. Przed nowym rokiem podatnicy powinni zapoznać się z nowym wzorem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów i objaśnieniami, stanowiącymi załącznik do projektu rozporządzenia, aby wraz z nowym rokiem sprawnie rozpocząć prowadzenie PKPiR według nowego wzoru i w zgodzie z nowymi przepisami.

Nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów z dodatkowymi kolumnami i zmienionymi numerami dotychczasowych kolumn przypisanych dotychczas innym kategoriom ewidencyjnym to dopiero pierwsza ważna zmiana w zakresie prowadzenia PKPiR. Ministerstwo Finansów zapowiada również inne istotne zmiany, które mają na celu uproszczenie i uszczelnienie systemu prowadzenia ewidencji, jednak dla przedsiębiorców oznaczają dodatkowe obowiązki i większe koszty prowadzenia działalności związane z obowiązkowym prowadzeniem PKPiR przy użyciu programów komputerowych.

Od 1 stycznia 2026 roku podatkowa księga przychodów i rozchodów i ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ma być co do zasady prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych i przesyłana po zakończeniu roku do urzędu skarbowego. Prowadzenie PKPiR w formie papierowej lub jako arkusz Excel zostanie więc  wyeliminowane.

Należy podkreślić, że od 1 stycznia 2026 roku podatkową księgę przychodów i rozchodów i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych obligatoryjnie będą prowadzili podatnicy obowiązani do przesyłania ewidencji JPK_VAT, a dopiero od 1 stycznia 2027 roku pozostali podatnicy. Zgodnie bowiem z art. 66 ust. 1 ustawy zmieniającej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.), wprowadzającej te przepisy, księgi, ewidencje i wykazy, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy zmienianej w art. 1 oraz w art. 15 ust. 12 ustawy zmienianej w art. 9, są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

1) 31 grudnia 2025 r. – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy zmienianej w art. 14, zgodnie z art. 109 ust. 3b tej ustawy;

2) 31 grudnia 2026 r. – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do rozporządzenia ustawą z dnia 29 października 2021 roku nakłada się obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej oraz przesyłania do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ksiąg podatkowych, prowadzonych na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Biorąc pod uwagę przedstawiony powyżej stan prawny, konieczne jest wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z zakresem upoważnienia zawartego w art. 24a ust. 7 ustawy PIT w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2026 roku.

Należy również zwrócić uwagę, że dotychczasowy uproszczony wzór PKPiR, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia w projekcie nowego rozporządzenia został usunięty, co oznacza że od 2026 roku nie będzie możliwości stosowania uproszczonego wzoru PKPiR. Wycofano zatem preferencję w postaci możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, osiągających do 10.000 zł przychodu w roku podatkowym. W konsekwencji rolnik, o którym mowa w usuwanym paragrafie, będzie prowadził księgę na ogólnych zasadach według wzoru określonego w załączniku do niniejszego rozporządzenia.

Projekt nowego rozporządzenia w sprawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów przewiduje rezygnację z obowiązku numerowania dowodów księgowych zgodnie z PKPiR. Wynika to z tego, że w objaśnieniach do nowego rozporządzania wskazano jedynie, że „kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze”. W dotychczasowym rozporządzeniu w objaśnieniach była natomiast informacja, że „kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu”.

Projekt nowego rozporządzenia w sprawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów przewiduje, że zarówno koszty, jak i przychody powinny zostać wpisane do PKPiR najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodów/poniesienia kosztów. Niezależnie od tego, czy księga będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy dotyczące przychodów będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu uzyskania przychodu. Natomiast wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki będą wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym.

Nowe rozporządzenie w sprawie PKPiR wyłącza dotychczasową możliwość dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, np. materiałów, środków czystości oraz możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych. Od 2026 roku tego typu zakupy przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę mogą dokumentować fakturą uproszczoną (paragonem z NIP).

Warto podkreślić, że bez zmian pozostał sposób dokumentowania wydatków poniesionych na zakup paliw oraz olejów za granicą, które w dalszym ciągu będą mogły być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Co istotne wyłącznie paragonami lub dowodami kasowymi w postaci papierowej. Podkreślić bowiem należy, że tego rodzaju dokumenty stanowią wyjątek na udokumentowanie wydatku, pomimo że nie zawierają danych przedsiębiorcy.

Według nowego rozporządzenia w sprawie PKPiR nie będzie już obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis z natury od 2026 roku będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Dodatkowo do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu z natury.

Nowe rozporządzenie w sprawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wprowadza również następujące zmiany:

• Rezygnacja z powielania definicji ustawowych – z przepisu zawierającego definicje używanych w rozporządzeniu pojęć usunięto pojęcia, które są zdefiniowane na gruncie ustawy PIT, takie jak: przychód, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne.
• Brak preferencji polegającej na możliwości zwolnienia niektórych podatników ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami – dotychczas zwolnienie to było przyznawane przez naczelnika urzędu skarbowego na wniosek podatnika, natomiast nowe rozporządzenie nie przewiduje już takiej możliwości;
• Brak regulacji dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi przez podatników korzystających ze zwolnienia od podatku VAT, nieprowadzących ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w uzasadnieniu MF wyjaśnia, że rozwiązanie to wykracza poza zakres spraw regulowanych niniejszym rozporządzeniem. Nie zmienia to faktu, że dla potrzeb podatku od towarów i usług zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następn
• Brak regulacji dotyczących miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych – MF w uzasadnieniu do rozporządzenia wskazało, że obowiązek przechowywania ksiąg oraz dowodów księgowych wynika bowiem z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
• Brak obowiązku posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć.
• Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem. Oznacza to, że zapisy w PKPiR będą dokonywane wyłącznie na podstawie poszczególnych faktur, bez stosowania zbiorczych zestawień. Zmiana ta podyktowana jest przede wszystkim efektywnością wykorzystania struktur JPK_PKPiR. W przypadku dokonywania zapisów w księdze na podstawie zestawień faktur (zestawień sprzedaży), poszczególne faktury nie byłyby w niej ujęte, co uniemożliwiłoby analizę poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK.
• Modyfikacja przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji sprzedaży. Do prowadzonej ewidencji sprzedaży podatnik będzie obowiązany, tak jak dotychczas wpisywać przychody nieudokumentowane fakturami, których nie ujmuje w księdze jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Z obowiązku tego nadal będą zwolnieni podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.
• Brak obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Ponadto do księgi wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu.
• Brak regulacji określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową.
• Modyfikacja regulacji dotyczących faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie zachowuje normę stanowiącą, że podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących. Nie przewiduje natomiast regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji, gdyż są one ujęte w przepisach dotyczących VAT.
• Modyfikacja sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach. Dotychczas podatnik był obowiązany do opisywania tego rodzaju korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Zgodnie z nowymi regulacjami korekty takiej dokona na podstawie dowodu wewnętrznego.

Planowane zmiany w prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów od 2026 roku oznaczają dla przedsiębiorców przede wszystkim konieczność przejścia na prowadzenie PKPiR przy użyciu programów komputerowych oraz dostosowania się do wymogów przesyłania danych w strukturze JPK_PKPIR. To duży krok w kierunku cyfryzacji, ale jednocześnie wyzwanie organizacyjne i finansowe dla przedsiębiorców. Przedsiębiorcy będą musieli zainwestować w odpowiednie oprogramowanie księgowe, które umożliwi nie tylko bieżące prowadzenie PKPiR w zgodzie z nowymi przepisami, lecz także jej bezproblemową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur oraz spełnienie wymogów przesyłania danych do urzędu skarbowego. Wdrożenie nowych rozwiązań wymaga również dostosowania codziennych procedur wewnętrznych, w tym terminowego wprowadzania danych, prawidłowego dokumentowania zakupów i sprzedaży oraz przygotowania personelu do obsługi bardziej złożonego systemu ewidencji. Warto zauważyć, że nowe regulacje eliminują niektóre uproszczenia, z których korzystali podatnicy – jak możliwość prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników czy możliwość dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, np. materiałów, środków czystości albo możliwość dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych dokumentowanie wydatków paragonami bez NIP. To z jednej strony ogranicza swobodę działania, ale z drugiej zmniejsza ryzyko błędów i ewentualnych sporów podatkowych, ponieważ dane wprowadzone do księgi będą bardziej szczegółowe i łatwiejsze do zweryfikowania przez organy skarbowe.

Aby odpowiednio przygotować się do nowych wymogów, przedsiębiorcy powinni już teraz dokonać analizy dostępnych na rynku narzędzi informatycznych, wybierając programy umożliwiające prowadzenie PKPiR w nowym układzie i zgodnie z wymogami elektronicznej sprawozdawczości. Dla osób nieposiadających zaplecza technicznego lub doświadczenia w korzystaniu z cyfrowych narzędzi alternatywą będzie powierzenie obsługi księgowej biurom rachunkowym, które w ich imieniu będą prowadziły PKPiR i przesyłały dane do urzędu skarbowego. Kluczowe staje się także wdrożenie w firmie nowych procedur związanych z dokumentowaniem operacji gospodarczych, tak aby były one zgodne z wymogami elektronicznej ewidencji i umożliwiały sprawne przesyłanie danych w strukturze JPK_PKPIR. Nie można również zapominać o obowiązkowym KSeF, który odgrywa coraz większą rolę w systemie podatkowym i będzie ściśle powiązany z prowadzeniem PKPiR – numer identyfikujący fakturę w KSeF ma znaleźć się w nowej kolumnie księgi. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni już teraz zadbać o integrację wykorzystywanych programów księgowych z KSeF oraz przeszkolić pracowników w zakresie obsługi e-faktur, aby zapewnić spójność danych w obu systemach i uniknąć błędów w ewidencji.

Cyfryzacja systemu podatkowego wkracza w życie z dużą dynamiką i nie ma możliwości powrotu do dotychczasowych, bardziej elastycznych form prowadzenia PKPiR. Dostosowanie się do nowych wymogów nie tylko pozwoli uniknąć problemów w bieżącej działalności, lecz także ułatwi przedsiębiorcom i biurom rachunkowym sprawną i zgodną z prawem obsługę rozliczeń podatkowych w nadchodzących latach. Dlatego tak istotne jest, aby odpowiednie procedury i narzędzia zostały wdrożone z wyprzedzeniem – wcześniejsze przygotowanie, przeszkolenie pracowników oraz stopniowe przyzwyczajenie się do nowych zasad i systemów pozwolą zminimalizować ryzyko błędów, uniknąć niepotrzebnego stresu i płynnie wejść w nową rzeczywistość cyfrowej ewidencji podatkowej.