Zawieszenie i wznowienie działalności gospodarczej a PKPiR

Przedsiębiorcy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów bez przeszkód mogą zawiesić swoją działalność gospodarczą, jednak pod pewnymi warunkami. Zawieszenia działalności gospodarczej może dokonać jedynie przedsiębiorca niezatrudniający pracowników. Przy czym z uprawnienia tego może skorzystać również przedsiębiorca zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. W przypadku zakończenia korzystania z urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Zasady obowiązujące przedsiębiorcę, który zawiesza wykonywanie działalności gospodarczej określono w ustawie Prawo przedsiębiorców (art. 22-25 ustawy). Przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Przy czym jeżeli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następują na wniosek przedsiębiorcy, który sam decyduje o dacie jej zawieszenia i okresie trwania przerwy w prowadzeniu działalności, z zachowaniem zasad wynikających z obowiązujących przepisów

Procedura zawieszenia działalności gospodarczej jest stosunkowo prosta i polega na złożeniu odpowiedniego wniosku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Zawieszenia dokonuje się poprzez złożenie formularza aktualizacyjnego CEIDG-1, w którym w sekcji „Rodzaj wniosku” należy zaznaczyć pole „Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej” oraz wskazać datę rozpoczęcia zawieszenia. Przedsiębiorca może zawiesić działalność bez podania konkretnej daty jej wznowienia, co jest zalecane w sytuacji braku pewności ile dokładnie potrwa przerwa w prowadzeniu firmy. Wymaga to złożenia drugiego formularza aktualizacyjnego CEIDG-1, w którym przedsiębiorca w sekcji „Rodzaj wniosku” zaznacza pole „Wniosek o wznowienie działalności gospodarczej” i wskazuje datę wznowienia działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca we wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej, nie poda daty jej wznowienia, to działalność pozostaje zawieszona bezterminowo, czyli tak długo jak długo nie zostanie złożony wniosek o wznowienie działalności. Nie ma maksymalnego okresu, przez jaki działalność gospodarcza może pozostawać zawieszona. Należy jednak pamiętać, że minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni.

Natomiast drugą opcją jest złożenie jednego formularza aktualizacyjnego CEIDG-1, w którym przedsiębiorca równocześnie podaje datę zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej i datę wznowienia działalności. Dzięki temu, przedsiębiorcy którzy są pewni okresu zawieszenia działalności gospodarczej, mogą ograniczyć formalności, deklarując jednocześnie datę zawieszenia i datę wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Działalność zostanie wówczas wznowiona automatycznie w terminie wskazanym we wniosku CEIDG-1.

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, jednak zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, może a czasem nawet musi podejmować niektóre działania związane z tą działalnością. W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

1. może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
2. może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
3. może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
4. ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
5. wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
6. może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
7. może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
8. może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Zatem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może osiągać bieżących przychodów z tej działalności, ale może uzyskiwać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej (np. wpływy z tytułu odsetek z lokat czy bieżących rachunków firmowych) albo ze sprzedaży środków trwałych czy wyposażenia. Wszystkie te przychody należy ująć w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w odpowiednich kolumnach.

Podczas zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może ponosić także pewne koszty związane z działalnością, będące konsekwencją zobowiązań podjętych przez przedsiębiorcę przed zawieszeniem działalności (np. opłaty za wynajem lokalu lub dzierżawę sprzętu, koszty związane z utrzymaniem stron internetowych, domen czy serwerów, odsetki i prowizje od wcześniej zaciągniętych kredytów lub leasingów, koszty ochrony, monitoringu lub przechowywania towarów i wyposażenia). Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.1158.2021.4.MGR z dnia 24.02.2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który w uzasadnieniu interpretacji tłumaczy, że:

„Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz treść wniosku, stwierdzić należy, że wydatki poniesione na przedłużenie licencji platformy sklepu internetowego, usługę serwera wykorzystywanego do utrzymania poczty internetowej, nabycie certyfikatu bezpieczeństwa … oraz odnowienie domeny internetowej, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki te, jak wynika z wniosku, poniesione zostały jako konsekwencja podjętych przed zawieszeniem działalności zobowiązań i mają związek z osiągniętymi przez Pana przychodami. Zatem wydatki te należy uznać za pośrednio związane z działalnością gospodarczą i mające związek z zachowaniem źródła przychodów, a zobowiązanie do ich poniesienia powstało przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Przy czym obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą – tak jak wskazano powyżej – spoczywa na Panu”.

Tego typu wydatki, wynikające ze zobowiązań podjętych przez przedsiębiorcę przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej i mających związek z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów, ewidencjonuje się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w odpowiednich kolumnach.

Przychody uzyskane oraz koszty poniesione w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, przedsiębiorca uwzględnia przy ustalaniu wysokości zaliczki na podatek dochodowy należnej za pierwszy miesiąc wznowienia działalności gospodarczej. Jeżeli natomiast okres zawieszenia trwa do końca danego roku podatkowego, to przychody i koszty z tego okresu są rozliczane w zeznaniu podatkowym składanym za dany rok. Przypominamy, że mimo zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, złożenie zeznania rocznego jest obowiązkiem przedsiębiorcy, niezależnie od tego, czy działalność była zawieszona przez cały rok czy jedynie przez jego część, oraz bez względu na to, czy w tym okresie uzyskano przychody lub poniesiono koszty.

Nie należy również zapominać o sporządzeniu spisu z natury na dzień 1 stycznia oraz na koniec każdego roku podatkowego, który sporządza się niezależnie od faktu zawieszenia działalności, w celu prawidłowego ustalenia dochodu do opodatkowania za dany rok. Oznacza to,  że nawet jeżeli okres zawieszenia działalności obejmuje dwa lata podatkowe, przedsiębiorca mimo braku aktywności gospodarczej ma obowiązek sporządzić spis z natury na 31 grudnia danego roku. Spis ten stanowi jednocześnie spis z natury na dzień 1 stycznia następnego roku.

Przedsiębiorcy prowadzący PKPiR są obowiązani założyć Księgę Podatkową na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Obowiązek ten występuje także w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że jeśli działalność pozostaje zawieszona na dzień 1 stycznia, przedsiębiorca i tak musi założyć nową księgę i wpisać do niej spis z natury sporządzony na ten dzień.

Zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, amortyzacji nie podlegają w szczególności środki trwałe, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności. Oznacza to, że odpisów amortyzacyjnych nie nalicza się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym działalność została zawieszona, a wznowienie naliczania odpisów następuje w miesiącu wznowienia działalności gospodarczej.

Zwróćmy uwagę, że w przepisie zakazującym dokonywania odpisów amortyzacyjnych w czasie zawieszenia działalności gospodarczej, mowa jest o składnikach majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nadal używa środka trwałego do celów firmowych, to może kontynuować jego amortyzację mimo że działalność gospodarcza pozostaje zawieszona. Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy podatnik korzysta z magazynu będącego środkiem trwałym.