Sprzedaż środka trwałego wycofanego z działalności – jak ująć w PKPiR?

Na wstępnie podkreślić należy, że samo wycofanie środka trwałego z działalności gospodarczej i przekazanie go na cele prywatne przedsiębiorcy nie powoduje powstania przychodu z działalności gospodarczej. Takie zdarzenie na gruncie podatku PIT jest neutralne podatkowo. Wycofując środek trwały na cele prywatne należy mieć na uwadze, że w razie gdy środek trwały nie został jeszcze w całości zamortyzowany, to ta niezamortyzowana część nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Oznacza to, że odpisy amortyzacyjne, które zostały dokonane w trakcie wykorzystywania środka trwałego w działalności gospodarczej pozostają (nie trzeba nic korygować przy wycofaniu składnika majątku na cele prywatne), ale pozostała niezamortyzowana część nie jest ujmowana jako koszt podatkowy.

Samo wycofanie środka trwałego z działalności gospodarczej jest neutralne podatkowo na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych, jednak jego późniejsza sprzedaż już może rodzić obowiązek wykazania przychodu z działalności gospodarczej. Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o podatku dochodowym o PIT przychodem  z działalności gospodarczej są również przychody z odpłatnego zbycia składników majątku będących środkami trwałymi albo wartościami niematerialnymi i prawnymi, podlegającymi ujęciu w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą. Należy podkreślić, że przychody z odpłatnego zbycia środków trwałych wykorzystywanych w działalności gospodarczej, stanowią przychód ze źródła przychodów jakim jest działalność gospodarcza, nawet wówczas gdy przed zbyciem zostały wycofane z tej działalności i przekazane na cele prywatne przedsiębiorcy.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składniki majątku zostały wycofane z działalności i dniem ich odpłatnego zbycia upłynęło 6 lat (art. 10 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT).

Zatem o tym, czy sprzedaż środka trwałego wycofanego uprzednio z działalności gospodarczej i przekazanego na cele prywatne przedsiębiorcy stanowi przychód z działalności gospodarczej decyduje to, czy między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składniki majątku zostały wycofane z działalności i dniem ich odpłatnego zbycia upłynęło 6 lat czy też nie.

Jeżeli sprzedaż następuje przed upływem 6 lat, to przychód z odpłatnego zbycia podlega opodatkowaniu ze źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza. Natomiast jeżeli sprzedaż następuje po upływie 6 lat, to nie stanowi już ona przychodu z działalności gospodarczej.

Przedsiębiorczyni prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której wykorzystywała samochód osobowy wpisany do ewidencji środków trwałych. Samochód został wycofany z działalności na cele prywatne 10 lutego 2017 roku. W czerwcu 2025 roku przedsiębiorczyni zdecydowała się sprzedać samochód i zawarła umowę sprzedaży.

Z uwagi na to, że upłynęło ponad 6 lat, przychód ze sprzedaży nie jest traktowany jako przychód z działalności gospodarczej. Sprzedaży samochodu nie ujmuje się w PKPiR.

Jeżeli sprzedaż środka trwałego wycofanego z działalności gospodarczej nastąpi przed upływem 6 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którym wycofano środek trwały z działalności gospodarczej, to przychód uzyskany z tej sprzedaży należy wykazać jako przychód z działalności gospodarczej, mimo że w dacie sprzedaży składnik majątku znajduje się już w majątku prywatnym przedsiębiorcy.

Przychodem do opodatkowania w związku ze sprzedażą środka trwałego wycofanego z działalności jest kwota należna określona w umowie sprzedaży, przy czym należy pamiętać że kwota określona w umowie sprzedaży co do zasady nie powinna odbiegać od cen rynkowych (z wyjątkiem gdy jest to uzasadnione).

Przychód podatkowy ze sprzedaży środka trwałego wycofanego z działalności ujmowany jest w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów analogicznie jak przychód ze sprzedaży innych środków trwałych, czyli w kolumnie 8 PKPiR  – „Pozostałe przychody”. Podstawą zaewidencjonowania jest umowa sprzedaży dokumentująca sprzedaż środka trwałego wycofanego z działalności z majątku prywatnego przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca w lutym 2022 roku kupił laptop wykorzystywany w działalności gospodarczej za 15.500 zł, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Skorzystał z jednorazowej amortyzacji, zaliczając pełną wartość laptopa do kosztów uzyskania przychodu. W lipcu 2023 roku przedsiębiorca wycofał laptop na cele prywatne. Wycofanie było neutralne podatkowo – nie powodowało powstania przychodu na gruncie podatku PIT.

W styczniu 2025 roku przedsiębiorca sprzedał laptop osobie prywatnej za 7.200 zł. Z uwagi na to, że nie upłynęło 6 lat od wycofania środka trwałego z działalności, to sprzedaż laptopa stanowi przychód z działalności gospodarczej, mimo że laptop w momencie sprzedaży był już w majątku prywatnym. Przychód ze sprzedaży laptopa (7.200 zł) przedsiębiorca ujmuje w kolumnie 8  PKPiR  – „Pozostałe przychody”.

W sytuacji, gdy środek trwały w momencie wycofania go z działalności gospodarczej i przekazania na cele prywatne przedsiębiorcy nie został całkowicie zamortyzowany, to w momencie sprzedaży składnika majątku przed upływem 6 lat, czyli sprzedaży powodującej powstanie przychodu z działalności, niezamortyzowana część środka trwałego podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych. Oznacza to, że przy ustalaniu dochodu z tytułu odpłatnego zbycia środka trwałego, wydatki na jego nabycie, pomniejszone o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Kwestia kosztów ma więc tutaj istotne znaczenie. Składnik majątku, który został wycofany z działalności, nie znajduje się już w ewidencji środków trwałych i nie podlega dalszej amortyzacji, jednak przy jego sprzedaży przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych tej części wartości początkowej, która nie została jeszcze zamortyzowana.

W konsekwencji:

• jeżeli środek trwały był w całości zamortyzowany – sprzedaż generuje przychód bez prawa do rozliczenia kosztu (wydatki na zakup środka trwałego w całości zostały już ujęte wcześniej w kosztach podatkowych w postaci odpisów amortyzacyjnych);
• jeżeli środek trwały był tylko częściowo zamortyzowany – do kosztów uzyskania przychodów zalicza się niezamortyzowaną część jego wartości początkowej (czyli część wydatków na zakup środka trwałego, które nie zostały wcześniej ujęte w kosztach podatkowych w postaci odpisów amortyzacyjnych).

Koszt ten ujmuje się w kolumnie 13 PKPiR – „Pozostałe wydatki”, jako koszt związany ze sprzedażą środka trwałego.

Przedsiębiorca kupił w styczniu 2021 roku aparat fotograficzny wykorzystywany w działalności gospodarczej za 12.000 zł. Aparat został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i amortyzowany według stawki 20% rocznie, czyli:

• roczny odpis amortyzacyjny: 000 zł × 20% = 2.400 zł
• miesięczny odpis amortyzacyjny:400 zł / 12 = 200 zł

Aparat był amortyzowany od lutego 2021 roku (miesiąc następujący po przyjęciu do używania) do lipca 2023 roku włącznie w związku z tym, że przedsiębiorca wycofał aparat z działalności gospodarczej i przeznaczył go na cele prywatne.

Okres amortyzacji:

• 2021: 11 miesięcy × 200 zł = 200 zł
• 2022: 12 miesięcy × 200 zł = 400 zł
• 2023: 7 miesięcy × 200 zł = 400 zł

Łączna suma dokonanych odpisów amortyzacyjnych:
2.200 zł + 2.400 zł + 1.400 zł = 6.000 zł

W marcu 2025 roku aparat został sprzedany osobie fizycznej za 7.000 zł. Ponieważ nie upłynęło 6 lat od wycofania środka trwałego z działalności, sprzedaż aparatu stanowi przychód z działalności gospodarczej.

W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów sprzedaż należy ująć jako przychód z działalności gospodarczej w kolumnie 8  PKPiR  – „Pozostałe przychody” (7.000 zł). Natomiast niezamortyzowaną część wartości początkowej aparatu, czyli kwotę 6.000 zł, zalicza się do kosztów uzyskania przychodu i ujmuje ją w kolumnie dotyczącej pozostałych wydatków.

Podsumowując możemy stwierdzić, że przychód ze sprzedaży składnika majątku stanowiącego środek trwały w działalności gospodarczej, a następnie wycofanego z działalności na cele prywatne przedsiębiorcy, w sytuacji gdy sprzedaż ma miejsce przed upływem 6 lat  licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którym wycofano środek trwały z działalności gospodarczej, należy wpisać w kolumnie 8 księgi „Pozostałe przychody” na podstawie umowy sprzedaży.

W przypadku, gdy sprzedawany składnik majątku nie został w pełni zamortyzowany do dnia jego wycofania z działalności, niezamortyzowaną część wartości początkowej przedsiębiorca zalicza do kosztów uzyskania przychodów w momencie sprzedaży i ujmuje ją w kolumnie 13 PKPiR jako pozostałe wydatki.

Natomiast sprzedaż dokonana po upływie wskazanego 6-letniego terminu nie powoduje powstania przychodu z działalności gospodarczej i nie wymaga ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ponieważ w takim przypadku transakcja ma charakter prywatny.