Podatek naliczony a podatek należny na czym polega różnica? Wyjaśnienie na przykładach

Podatek należny to wartość podatku VAT, który przedsiębiorca stosuje przy sprzedaży towarów lub usług. Podatek należny powstaje po stronie sprzedawcy w związku z wykonaniem czynności opodatkowanych. To kwota, którą dolicza do ceny netto na fakturze i którą przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzić do urzędu skarbowego w związku z dokonaną sprzedażą. Można zapamiętać, że podatek należny „należy się” Skarbowi Państwa, a jego wysokość uzależniona jest od ceny netto oraz właściwej stawki podatku VAT przyporządkowanej poszczególnym rodzajom towarów i usług.

Wzór na podatek należny:

cena netto * stawka podatku VAT = podatek należny

Pani Anna jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi sklep z elektroniką. Sprzedała kontrahentowi laptopa za 5 000 zł netto. Stawka podatku VAT przy sprzedaży laptopów wynosi 23%. W związku z tym Pani Anna na fakturze dokumentującej sprzedaż laptopa doliczyła 23% VAT, czyli 1 150 zł. Kwota 1 150 zł to podatek należny, który Pani Anna musi rozliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego.

Podstawiając dane do wzoru:

cena netto * stawka podatku VAT = podatek należny

5 000 zł * 23% = 1 150 zł

Obowiązek podatkowy w VAT według zasady ogólnej (od której istnieje szereg wyjątków) powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług).Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty z pewnymi wyjątkami (art.  19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług).

Podatek naliczony to wartość podatku VAT, który przedsiębiorca płaci swoim dostawcom przy zakupie towarów lub usług wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Ten podatek przez czynnych podatników VAT może zostać odliczony od podatku należnego w ramach rozliczenia VAT. Mówiąc inaczej: podatek naliczony to podatek VAT, który przedsiębiorca zapłacił przy nabyciu towarów lub usług i który uprawnia go do zmniejszenia swojego zobowiązania wobec urzędu skarbowego na zasadach określonych w przepisach ustawy o VAT.

Kwotę podatku naliczonego stanowi (art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług) w szczególności suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. a) nabycia towarów i usług,
2. b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Pani Anna (z wcześniejszego przykładu) kupiła do swojego sklepu nową witrynę wystawową za 2 000 zł netto + 460 zł VAT. Kwota 460 zł to podatek naliczony – Pani Anna może go odliczyć od swojego podatku należnego, oczywiście przy założeniu że spełnione są warunki odliczenia przewidziane w ustawie o VAT).

Należy mieć na uwadze, że prawo do odliczenia podatku VAT nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców, a jedynie tych zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Co więcej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, przysługuje wyłącznie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Przepisy ustawy o VAT określają szereg czynności, w stosunku do których nie przysługuje prawo do odliczenia VAT (np. usługi noclegowe czy gastronomiczne) lub prawo to jest ograniczone (np. wydatki na nabycie, paliwo i eksploatację samochodów osobowych w dysponowaniu mieszanym). Ustawa o VAT wskazuje także terminy odliczenia podatku VAT, którego można dokonać najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, czyli w okresie, za który sprzedawca ma obowiązek rozliczyć VAT należny. Przy czym w celu odliczenia VAT w danym okresie  konieczne jest otrzymanie faktury VAT dokumentującej nabycie towarów lub usług. Z możliwości odliczenia podatku VAT można skorzystać także w jednym z:

• trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie) lub
• dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (czynni podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie).

Różnica między podatkiem należnym a naliczonym decyduje o tym, ile VAT przedsiębiorca musi odprowadzić do fiskusa. Dlatego tak ważne jest, by dokładnie rozumieć oba pojęcia i prawidłowo je stosować w codziennej działalności gospodarczej. Podatek należny to VAT doliczony przez przedsiębiorcę przy sprzedaży towarów i usług – obowiązek jego rozliczenia leży po stronie sprzedawcy. Natomiast podatek naliczony to VAT zapłacony przy nabyciu towarów lub usług – przy spełnieniu określonych warunków może być odliczony, zmniejszając podatek VAT do zapłaty.

Rozliczenie VAT polega na porównaniu podatku należnego (ze sprzedaży) i naliczonego (z zakupów).

• Jeśli podatek należny jest wyższy niż naliczony – przedsiębiorca musi zapłacić różnicę do urzędu skarbowego.
• Jeśli podatek naliczony jest wyższy – przedsiębiorca może wystąpić o zwrot VAT lub przenieść nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy.

Pani Anna (z wcześniejszych przykładów) rozlicza się z VAT w okresach miesięcznych. W kwietniu 2025 roku:

• Sprzedała towary na łączną kwotę netto 20 000 zł, VAT należny wyniósł 4 600 zł,
• Dokonała zakupów na kwotę netto 10 000 zł, VAT naliczony wyniósł 2 300 zł.

Obliczenie VAT do zapłaty:

• VAT należny: 4 600 zł
• VAT naliczony: 2 300 zł
• VAT do zapłaty = 4 600 zł – 2 300 zł = 2 300 zł

Pani Anna musi zapłacić 2 300 zł podatku VAT do urzędu skarbowego.

Poprawne rozróżnianie podatku należnego i naliczonego jest kluczowe dla:

• prawidłowego sporządzenia rejestrów VAT i wypełniania pliku JPK_V7,
• unikania błędów w rozliczeniach podatkowych,
• korzystania z prawa do odliczenia VAT i zmniejszenia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT.

Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak korekty deklaracji, odsetki za zwłokę czy kontrole podatkowe.