PKPiR a JPK_PKPIR – obowiązki elektroniczne od 2026 roku

Nowy obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych przy użyciu programów komputerowych został wprowadzony równolegle w trzech aktach normatywnych, a mianowicie:

• ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT),
• ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT),
• ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Natomiast harmonogram wejścia w życie tego obowiązku określono w ustawie z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Przy czym termin obowiązkowego prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych przy użyciu programów komputerowych i raportowania poprzez przekazywanie odpowiednich plików JPK jest uzależniony od przynależności podatnika do określonej grupy.

Zgodnie z harmonogramem określonym w art. 66 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, od 1 stycznia 2026 roku pierwsza grupa podatników PIT prowadzących PKPiR będzie zobligowana do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. Dotyczy to zarówno podatników rozliczających się według skali podatkowej jak i podatkiem liniowym. W praktyce oznacza to koniec prowadzenia księgi w formie papierowej lub w arkuszach kalkulacyjnych.

W pierwszej grupie podatników zobligowanych do prowadzenia PKPiR przy użyciu programów komputerowych już od 1 stycznia 2026 roku znajdą się przedsiębiorcy zobowiązani do przesyłania plików JPK_V7. Zatem w praktyce obowiązek ten w pierwszej kolejności obejmie czynnych podatników VAT.

Należy pamiętać, że obowiązek prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych wiąże się z drugim ważnym obowiązkiem dla przedsiębiorców, a mianowicie przekazywaniem do urzędu skarbowego odpowiednich plików JPK.

Nowe struktury logiczne w przypadku podmiotów prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów obejmują:

• JPK_PKPIR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów),
• JPK_ST (Ewidencja Środków Trwałych oraz Wartości Niematerialnych i Prawnych).

W konsekwencji oznacza to, że pierwsza grupa przedsiębiorców prowadzących PKPiR, zobligowanych do prowadzenia księgi przy użyciu programów komputerowych od 1 stycznia 2026 roku, będzie miała również obowiązek przekazywania plików JPK_PKPIR i JPK_ST do urzędu skarbowego począwszy od Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów za 2026 rok.

Po raz pierwszy ta grupa przedsiębiorców będzie przesyłać Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzoną w ustrukturyzowanej formie w 2027 roku. Obowiązek ten jest powiązany z terminem złożenia zeznania podatkowego (PIT-36 lub PIT-36L), przy czym nowy obowiązek przekazywania plików JPK_PKPIR i JPK_ST do urzędu skarbowego nie wpływa na zmianę dotychczasowego sposobu zeznania podatkowego za dany rok. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą składać do urzędu skarbowego zarówno zeznanie podatkowe (PIT-36 lub PIT-36L) w dotychczasowej formie, jak i odrębnie pliki  JPK_PKPIR i JPK_ST, stanowiące nowy obowiązek raportowania.

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych i rozlicza się na zasadach ogólnych, prowadząc Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Jest czynnym podatnikiem VAT i co miesiąc przesyła do urzędu skarbowego pliki JPK_V7M. Do końca 2025 roku prowadził PKPiR w formie papierowej, uzupełniając ją na podstawie wystawianych faktur sprzedaży oraz dokumentów kosztowych.

Z uwagi na to, że przedsiębiorca należy do grupy podatników zobowiązanych do przekazywania plików JPK_V7, od 1 stycznia 2026 roku będzie on zobligowany do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. Oznacza to, że od tego momentu nie będzie dopuszczalne dalsze prowadzenie PKPiR w formie papierowej ani w arkuszu kalkulacyjnym niespełniającym wymogów technicznych.

Jednocześnie przedsiębiorca ten będzie zobowiązany do przekazywania do urzędu skarbowego danych z prowadzonej PKPiR w postaci ustrukturyzowanego pliku JPK_PKPIR oraz danych z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w postaci pliku JPK_ST. Pierwsze przekazanie tych danych nastąpi w 2027 roku, za Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzoną za 2026 rok, w terminie powiązanym ze złożeniem zeznania podatkowego PIT-36. Obowiązek ten nie wpływa jednak na sposób składania samego zeznania podatkowego, które nadal będzie składane w dotychczasowej formie (PIT-36).

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów przy użyciu programów komputerowych wiąże się również ze zmianą samego wzoru Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Elektroniczna forma prowadzenia księgi podatkowej wymaga bowiem dostosowania jej układu do wymogów technicznych struktur logicznych JPK_PKPIR, co oznacza, że dotychczasowy wzór PKPiR znany z rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ulegnie rozszerzeniu o dodatkowe zakresy danych. Nowy wzór PKPiR będzie musiał umożliwiać jednoznaczne przypisanie zapisów księgowych do dokumentów źródłowych oraz identyfikację kontrahentów i transakcji w sposób pozwalający na automatyczne przetwarzanie danych przez systemy Krajowej Administracji Skarbowej. W praktyce oznacza to konieczność uwzględniania w PKPiR dodatkowych informacji, takich jak numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) czy numer NIP kontrahenta wymagane przez struktury logiczne JPK_PKPIR. Zmiany te nie wpływają na samą istotę Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jako ewidencji służącej ustaleniu podstawy opodatkowania, jednak istotnie zmieniają sposób jej prowadzenia oraz zakres gromadzonych danych.

Od 1 stycznia 2026 roku zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z  prowadzeniem księgi. Załącznikiem do rozporządzenia jest nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wraz z objaśnieniami.

W nowym wzorze Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wprowadzono następujące kolumny:

• kolumna 3 – numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
• kolumna 5 – identyfikator podatkowy (przeznaczona do wpisywania identyfikatora podatkowego kontrahenta).

Nowe kolumny we wzorze PKPiR oznaczają także zmianę dotychczasowych numerów kolumn księgi. Dodatkowo w objaśnieniach do kolumny 1 wskazano, że „Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze”. W poprzednim rozporządzeniu w objaśnieniach była również informacja, że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. Brak tej informacji w objaśnieniach do nowego wzoru Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów oznacza, że Ministerstwo Finansów zrezygnowało z obowiązku numerowania dokumentów księgowych zgodnie z PKPiR.

Zachęcamy do zapoznania się z artykułem Zmiany w PKPiR w 2026 roku, w którym opisujemy również pozostałe zmiany w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów wynikające z nowego rozporządzenia. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 roku.

Nowe obowiązki prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych w ostatnim etapie wdrażania, zgodnie z harmonogramem określonym w art. 66 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, zostaną wprowadzone dla pozostałych przedsiębiorców prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów począwszy od 1 stycznia 2027 roku. Ta grupa podatników będzie zobligowana do prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych od 1 stycznia 2027 roku oraz do przekazywania plików  JPK_PKPIR i JPK_ST do urzędu skarbowego począwszy od Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów za 2027 rok. W praktyce po raz pierwszy ostatnia grupa przedsiębiorców (nieobjętych nowymi obowiązkami elektronicznymi wcześniej), będzie przesyłać Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzoną w ustrukturyzowanej formie w 2028 roku. Również tutaj nowy obowiązek przekazywania plików JPK_PKPIR i JPK_ST do urzędu skarbowego nie wpłynie na zmianę dotychczasowego sposobu zeznania podatkowego za dany rok. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą składać do urzędu skarbowego zeznanie podatkowe (PIT-36 lub PIT-36L) w dotychczasowej formie. Niezależnie od tego będą oni zobowiązani do przekazywania plików JPK_PKPIR i JPK_ST, stanowiących nowy dla nich obowiązek raportowania.

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług tłumaczeniowych  i rozlicza się skalą podatkową, prowadząc Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Korzysta ze zwolnienia z VAT i nie jest zobowiązany do przesyłania plików JPK_V7. Do końca 2026 roku prowadzi PKPiR w formie papierowej, sporządzając ją na podstawie wystawianych rachunków i dokumentów kosztowych.

Z uwagi na brak obowiązku przesyłania JPK_V7, przedsiębiorca ten nie został objęty pierwszym etapem wdrażania nowych obowiązków elektronicznych od 1 stycznia 2026 roku. Obowiązek prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych obejmie go dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Od tej daty będzie on zobligowany do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w formie elektronicznej, zgodnie z nowymi wymogami technicznymi.

Jednocześnie od 2027 roku przedsiębiorca ten zostanie objęty obowiązkiem raportowania danych z prowadzonej PKPiR oraz ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w postaci plików JPK_PKPIR i JPK_ST. Pierwsze przekazanie tych plików do urzędu skarbowego nastąpi w 2028 roku, za Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzoną za 2027 rok, w terminie powiązanym ze złożeniem zeznania PIT-36. Także w tym przypadku nowy obowiązek raportowania nie wpływa na sposób składania samego zeznania podatkowego.

Stopniowe wprowadzanie obowiązku prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w formie elektronicznej oraz przekazywania danych w postaci plików JPK_PKPIR i JPK_ST do urzędu skarbowego powoduje, że skutki nowych regulacji będą odczuwalne przez przedsiębiorców w różnym czasie, w zależności od przynależności do określonej grupy podatników.

W pierwszym etapie, obejmującym okres od 1 stycznia 2026 roku, nowymi obowiązkami zostaną objęci podatnicy PIT prowadzący PKPiR, którzy są zobowiązani do składania plików JPK_V7. Dla tej grupy oznacza to nie tylko konieczność całkowitego odejścia od papierowej formy prowadzenia księgi podatkowej, ale również obowiązek korzystania z programów komputerowych umożliwiających prowadzenie PKPiR w sposób zgodny z nowymi strukturami logicznymi oraz przygotowanie danych do późniejszego raportowania w formie JPK_PKPIR i JPK_ST.

Jednocześnie należy podkreślić, że mimo rozpoczęcia elektronicznego prowadzenia PKPiR już od 2026 roku, faktyczne przekazanie danych w postaci plików JPK_PKPIR do urzędu skarbowego nastąpi dopiero w kolejnym roku, tj. w 2027 roku, wraz z rozliczeniem rocznym podatku dochodowego (przekazaniem zeznania podatkowego za dany rok do urzędu skarbowego). Oznacza to, że rok 2026 będzie dla tej grupy podatników okresem praktycznego dostosowania się do nowych zasad prowadzenia ewidencji, w tym weryfikacji poprawności zapisów, kompletności danych oraz zgodności prowadzonej księgi z wymaganiami technicznymi narzuconymi przez administrację skarbową.

W drugim etapie, rozpoczynającym się od 1 stycznia 2027 roku, analogiczne obowiązki zostaną rozszerzone na pozostałych przedsiębiorców prowadzących PKPiR, w tym podatników, którzy nie są zobowiązani do składania plików JPK_V7. Dla tej grupy przejście na elektroniczną formę prowadzenia księgi podatkowej również oznacza konieczność wdrożenia odpowiednich programów komputerowych oraz zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń związanych z dokumentowaniem przychodów i kosztów. W ich przypadku pierwsze przekazanie danych w postaci JPK_PKPIR i JPK_ST nastąpi w 2028 roku, za księgę prowadzoną za 2027 rok, co daje dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych obowiązków, ale jednocześnie nie zwalnia z konieczności wcześniejszego dostosowania sposobu prowadzenia PKPiR do nowych wymogów.

Warto przy tym zaznaczyć, że wprowadzenie obowiązku przesyłania plików JPK_PKPIR nie zastępuje dotychczasowych obowiązków związanych ze składaniem zeznań rocznych PIT-36 lub PIT-36L. Nowe raportowanie funkcjonuje równolegle do obecnych form rozliczeń podatkowych, co w praktyce oznacza zwiększenie zakresu obowiązków sprawozdawczych przedsiębiorców, a nie ich uproszczenie. Tym samym harmonogram wdrożenia zmian nie tylko wyznacza konkretne daty graniczne, ale również determinuje moment, od którego przedsiębiorcy powinni realnie rozpocząć przygotowania organizacyjne, techniczne i księgowe do funkcjonowania w pełni zdigitalizowanym modelu prowadzenia PKPiR.

W praktyce wdrożenie nowych obowiązków elektronicznych może wiązać się również ze wzrostem kosztów po stronie przedsiębiorców. Konieczność korzystania z programów komputerowych spełniających wymogi techniczne dla prowadzenia PKPiR i generowania plików JPK_PKPIR oraz JPK_ST oznacza często zakup lub zmianę oprogramowania księgowego, a w niektórych przypadkach także zwiększenie zakresu obsługi księgowej. Dodatkowym obciążeniem organizacyjnym jest potrzeba zapewnienia kompletności i poprawności danych wykazywanych w księdze, które będą podlegały raportowaniu w ustrukturyzowanej formie. W efekcie nowe regulacje nie tylko zmieniają techniczny sposób prowadzenia PKPiR, lecz także wpływają na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców, wymagając większej dyscypliny ewidencyjnej oraz wcześniejszego przygotowania do obowiązków sprawozdawczych.