Najczęstsze błędy w prowadzeniu PKPiR i jak ich unikać?

Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który wybrał tę formę opodatkowania. Jest to ważny dokument, który ma na celu dokładne rejestrowanie wszystkich przychodów i kosztów firmy, aby móc prawidłowo obliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych. Rozliczenie w oparciu o PKPiR wiąże się z koniecznością stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT). Przypomnijmy, że podatnik jest zobowiązany prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów w sposób niewadliwy, a za taką uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.

Niestety, wielu przedsiębiorców popełnia błędy w prowadzeniu PKPiR z powodu nieznajomości przepisów. Często zdarza się, że nie wiedzą, jakie transakcje należy uwzględnić w księdze, jak prawidłowo je zaksięgować czy jakie dokumenty są niezbędne do prowadzenia księgi. Dlatego tak istotne jest, aby przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący księgę podatkową zdobyli odpowiednią wiedzę na ten temat i regularnie aktualizowali ją w miarę zmian przepisów podatkowych. Istnieje wiele szkoleń i kursów, które pomagają w zdobyciu niezbędnych umiejętności w tym zakresie. Ważne jest również, aby w razie wątpliwości przedsiębiorca szukał informacji na rzetelnych serwisach o księgowości i prowadzeniu firmy i korzystał z profesjonalnej pomocy księgowej, która pomoże mu w prawidłowym prowadzeniu księgi oraz w rozliczeniu podatku. Księgowi posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie, dzięki czemu mogą uniknąć błędów i zapewnić prawidłowe rozliczenie podatkowe.

Błędy w prowadzeniu PKPiR mogą mieć poważne konsekwencje dla przedsiębiorcy, dlatego warto poświęcić czas na naukę i dbałość o prawidłowe dokumentowanie transakcji. Dzięki temu unikniemy problemów z organami podatkowymi i będziemy mieć pewność, że nasza firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wprowadzenie niewłaściwych kwot przychodów lub kosztów – za wysokich lub za niskich – jest bezpośrednią przyczyną ustalenia kwoty podatku do zapłaty w błędnej wysokości. Przypomnijmy, że podatnik jest zobowiązany prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów rzetelnie, a za rzetelną uważa się księgę, w której dokonywane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Zaniżanie przychodów lub zawyżanie kosztów jest surowo zabronione, takie praktyki są nielegalne i mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, włącznie z karą finansową.

Oczywiście wykazanie błędnych kwot przychodów lub kosztów w PKPiR nie zawsze wynika ze świadomego działania przedsiębiorcy, zazwyczaj jest to spowodowane nieuwagą, brakiem systematyczności i skrupulatności w prowadzeniu dokumentacji, nieznajomością przepisów czy też niewłaściwą interpretacją przepisów podatkowych. Dlatego bardzo ważna jest dokładna weryfikacja wszystkich wpisów wprowadzonych do PKPiR zarówno na etapie ich dokonywania, jak i po zakończeniu miesiąca/kwartału przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Właściwe kwoty przychodów i kosztów są podstawą rzetelnego prowadzenia księgi podatkowej.

Data zdarzenia gospodarczego jest kluczowym elementem w księgowości, ponieważ określa ona moment, w którym dany przychód / koszt miał miejsce i powinien zostać ujęty w PKPiR. Niewłaściwe ujęcie daty zdarzenia gospodarczego może prowadzić do błędów w rozliczeniach i ustaleniu błędnej kwoty podatku do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. To z kolei może powodować późniejsze korekty i konieczność zapłaty podatku wraz z odsetkami za zwłokę.

Prowadząc PKPiR należy również pamiętać o zachowaniu porządku chronologicznego we wpisach do księgi. Zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie prawidłowo sporządzonych i odzwierciedlających faktyczne zdarzenia gospodarcze dowodów księgowych.

Podstawą dokonania zapisu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów jest dowód księgowy, który potwierdza faktyczne uzyskanie przychodu lub poniesienie kosztu. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR wskazuje, że podatnik ma obowiązek przechowywać dokumenty stanowiące podstawę zapisów oraz ujmować je zgodnie z ich treścią i rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych.
Brak faktur, rachunków, raportów z kasy fiskalnej, ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, dowodów wewnętrznych i innych dokumentów będących podstawą dokonania zapisów w PKPiR prowadzi do trudności w ustaleniu dochodu lub uznania księgi za nierzetelną. Dlatego warto zadbać o prawidłowe dokumentowanie transakcji oraz regularne monitorowanie poprawności dokonanych na ich podstawie zapisów w księdze.

Poszczególne rodzaje przychodów i kosztów podlegają wpisaniu do księgi podatkowej w przeznaczonych do tego kolumnach. Nie można ujmować przychodów i kosztów w dowolny sposób. W księdze każda kolumna ma określoną funkcję – przykładowo, sprzedaż towarów i usług ujmuje się wyłącznie w kolumnie 7, natomiast wpływy o charakterze pozostałym (np. sprzedaż środka trwałego, odszkodowania, kary umowne otrzymane od kontrahentów) wpisuje się do kolumny 8. Analogicznie po stronie wydatków: zakup towarów handlowych i materiałów powinien trafić do kolumny 10, koszty uboczne zakupu do kolumny 11, wynagrodzenia dla pracowników do kolumny 12, a pozostałe koszty prowadzenia działalności – do kolumny 13.

W objaśnieniach do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określone zostało dokładnie przeznaczenie poszczególnych kolumn księgi. Wpisanie operacji do niewłaściwej kolumny prowadzi do zniekształcenia struktury kosztów i przychodów, może utrudniać ustalenie kwoty podatku do zapłaty.

Jednym z częstych błędów popełnianych przy prowadzeniu PKPiR jest powierzchowne analizowanie faktur lub całkowity brak ich sprawdzenia przed ujęciem w księdze. W praktyce wynika to często ze zbyt szybkiego tempa pracy, presji czasowej albo nadmiaru obowiązków, które powodują, że dokumenty księgowe są księgowane automatycznie, bez uprzedniej dokładnej weryfikacji ich treści. Należy pamiętać, że to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek upewnienia się, że faktura zawiera wszystkie dane wymagane przepisami, dotyczy faktycznie prowadzonej działalności oraz odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Powierzchowne księgowanie dokumentów może skutkować ujęciem w kosztach wydatków, które nie spełniają przesłanek kosztu uzyskania przychodu, a w skrajnych przypadkach – zakwestionowaniem rzetelności księgi przez organ podatkowy.

Przedsiębiorca prowadzący PKPiR powinien zatem każdorazowo weryfikować każdą fakturę oraz inny dowód księgowy stanowiący podstawę zapisu w księdze. Weryfikacja powinna obejmować zarówno ocenę zasadności dokumentu (czy odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji i czy stanowi przychód albo koszt podatkowy), jak i dokładne sprawdzenie danych formalnych, w szczególności kwot, stawek podatku, opisów towarów lub usług oraz dat związanych z dostawą lub wykonaniem świadczenia.

Niezgodności w treści faktur mogą prowadzić do błędnego ujęcia kosztów lub przychodów. Najczęściej spotykane błędy wynikające z braku weryfikacji to nieprawidłowe kwoty, nieprawidłowo zastosowane stawki VAT, brakujące lub błędne dane kontrahenta, a także niewłaściwe zakwalifikowanie wydatku do kosztów podatkowych.

Jednym z istotnych błędów przy prowadzeniu PKPiR jest zaliczanie wydatków o charakterze prywatnym do kosztów uzyskania przychodów. Kosztem podatkowym mogą być wyłącznie te wydatki, które pozostają w bezpośrednim lub pośrednim związku z osiąganymi przychodami, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Wydatki ponoszone na cele osobiste przedsiębiorcy – takie jak zakupy konsumpcyjne, wydatki na wyposażenie domu, prywatne podróże, odzież i obuwie, wydatki na zachowanie lub poprawę stanu zdrowia, wydatki na rozrywkę i inne koszty życia codziennego – nie spełniają kryterium związku z działalnością gospodarczą. Ich ujęcie w PKPiR może skutkować zakwestionowaniem kosztów podczas kontroli i koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Każdy wydatek powinien być oceniany pod kątem jego realnego związku z działalnością, a w przypadku niespełnienia tego warunku – nieujmowany w kosztach działalności gospodarczej.

Kolejnym poważnym błędem przy prowadzeniu PKPiR jest brak prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przepisy wymagają, aby składniki majątku wykorzystywane w działalności gospodarczej, których przewidywany okres używania przekracza rok, zostały ujęte w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (art. 22n ustawy o PIT). Wpis do ewidencji powinien nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania środka trwałego do używania, a zaniechanie tego obowiązku powoduje, że odpisy amortyzacyjne nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Przedsiębiorcy użytkujący środki trwałe w działalności gospodarczej powinni zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe ustalenie wartości początkowej składników majątku, metodę amortyzacji i stawkę amortyzacyjną. W przeciwnym wypadku odpisy amortyzacyjne będą dokonywane w błędnej wysokości, co spowoduje błędne ustalenie wysokości kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych okresach rozliczeniowych.

Do często spotykanych błędów związanych ze środkami trwałymi i amortyzacją należą:

• zastosowanie niewłaściwej stawki amortyzacyjnej, niezgodnej z klasyfikacją KŚT,
• rozpoczęcie amortyzacji w niewłaściwym momencie (np. przed faktycznym przyjęciem do używania),
• zmiana metody amortyzacji w trakcie dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
• przerwanie amortyzacji lub kontynuowanie jej mimo wycofania środka z działalności,
• kontynuowanie dokonywania odpisów amortyzacyjnych mimo zawieszenia działalności gospodarczej i nieużywania w tym czasie środków trwałych,
• ujęcie w kosztach niezamortyzowanej części środków trwałych przy wycofaniu ich z działalności gospodarczej i przekazaniu do prywatnego majątku przedsiębiorcy,

brak wykazania przychodu z działalności przy sprzedaży środka trwałego wycofanego z działalności gospodarczej przed upływem 6 lat od wycofania środka trwałego z firmy.

Remanent początkowy i końcowy stanowi obowiązkowy element prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, a jego prawidłowe sporządzenie i ujęcie w księdze ma bezpośredni wpływ na ustalenie dochodu z działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami, spis z natury należy sporządzić w szczególności na dzień rozpoczęcia działalności, na koniec każdego roku podatkowego oraz na dzień 1 stycznia, przy czym spis z natury dokonany na dzień 31 grudnia (na zakończenie roku podatkowego) jest jednocześnie spisem z natury na dzień 1 stycznia, a więc na początek roku kolejnego.

W praktyce błędy w spisie z natury często wynikają z pośpiechu, braku wiedzy o konieczności uwzględniania wszystkich składników objętych spisem, a niekiedy także z prób sztucznego zaniżania dochodu przez zaniżanie wartości remanentu końcowego. W spisie z natury ujmowane są towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Spis z natury powinien zawierać ściśle określone elementy określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Sporządzony remanent podlega wpisaniu do księgi podatkowej. Ewidencjonuje się go pod ostatnią pozycją księgi. Rzetelne i kompletne sporządzanie remanentów jest kluczowe, ponieważ różnica pomiędzy remanentem końcowym a początkowym wpływa bezpośrednio na podstawę opodatkowania. Dlatego wszelkie nieprawidłowości w remanentach mogą skutkować obowiązkiem korekty podatku i naliczenia odsetek, a w skrajnych przypadkach – uznaniem księgi za nierzetelną.

Dokumentowanie kosztów powinno umożliwiać jednoznaczne ustalenie, w jakim celu dany wydatek został poniesiony oraz jaki ma związek z prowadzoną działalnością. Tymczasem częstym błędem jest posługiwanie się bardzo ogólnymi, nic niemówiącymi opisami, takimi jak „zakup”, „materiały”, „usługa” czy „koszty biura”.

Należy pamiętać, że na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek udowodnienia celowości i zasadności poniesionego wydatku i jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a nieprecyzyjne opisy znacznie to utrudniają.  Brak szczegółowego opisu może utrudnić interpretację wydatków i budzić wątpliwości podczas kontroli skarbowej. Dlatego tak ważne jest, aby opis wydatku był konkretny i nie budzący wątpliwości czego dotyczy wydatek.

Aby uniknąć błędów w prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, kluczowe jest wprowadzenie systematycznych i powtarzalnych zasad pracy z dokumentacją księgową. Przede wszystkim warto zadbać o regularność wpisów – księga prowadzona na bieżąco znacząco ogranicza ryzyko pomyłek wynikających z pośpiechu czy pracy „z pamięci”. Każdy dokument księgowy powinien być zweryfikowany pod względem formalnym i merytorycznym, tj. sprawdzony pod kątem poprawności danych, związku wydatku z działalnością gospodarczą oraz właściwej daty zdarzenia gospodarczego. Ważne jest również przechowywanie dokumentacji w uporządkowany sposób, tak aby w razie wątpliwości można było łatwo odtworzyć przebieg transakcji.

Istotnym elementem jest także prawidłowe przyporządkowanie przychodów i kosztów do odpowiednich kolumn PKPiR, zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Pozwala to zachować przejrzystość rozliczeń i ułatwia kontrolę wewnętrzną. Nie można również pomijać obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ustalania prawidłowej metody i stawki amortyzacji – błędy w tym zakresie bardzo często rzutują bezpośrednio na wysokość rozliczanego podatku. Warto także pamiętać o terminowym sporządzaniu spisu z natury oraz dopełnieniu jego wymogów formalnych, ponieważ różnica pomiędzy remanentem początkowym a końcowym wpływa na wysokość dochodu do opodatkowania.

Dobrym rozwiązaniem jest opracowanie stałych procedur księgowych, np. listy kontrolnej do weryfikacji faktur przed zaksięgowaniem lub harmonogramu okresowych przeglądów księgi. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgę samodzielnie, pomocne może być również korzystanie z merytorycznych źródeł informacji i konsultacja ze specjalistą, szczególnie w sytuacjach budzących wątpliwości. Świadome, konsekwentne działanie i dbałość o rzetelność zapisów pozwalają nie tylko uniknąć błędów, ale także zwiększają bezpieczeństwo podatkowe firmy.

Kluczowe jest również dbanie o bieżącą znajomość przepisów. Regulacje związane z prowadzeniem PKPiR oraz rozliczaniem podatku dochodowego podlegają zmianom, dlatego niezbędne jest regularne śledzenie aktualizacji przepisów, komunikatów Ministerstwa Finansów oraz interpretacji podatkowych.

Przedsiębiorca powinien na bieżąco aktualizować swoją wiedzę, aby uniknąć stosowania nieaktualnych zasad, które mogą prowadzić do błędów w rozliczeniach. Jeżeli prowadzeniem księgi zajmuje się pracownik, warto zadbać o jego rozwój poprzez udział w szkoleniach, webinariach oraz kursach branżowych. Inwestowanie w kompetencje zespołu zmniejsza ryzyko błędów, podnosi jakość prowadzenia ewidencji i zwiększa bezpieczeństwo podatkowe firmy.

Warto również korzystać z programów księgowych wspomagających prowadzenie PKPiR, które automatyzują część procesów i zmniejszają ryzyko błędów wynikających z pracy ręcznej. W przypadku, gdy księgowość prowadzą pracownicy, pomocne mogą być także regularne szkolenia podnoszące ich wiedzę i świadomość podatkową.

W sytuacji, gdy mimo zachowania staranności w prowadzeniu PKPiR zostanie zauważony błąd, należy niezwłocznie dokonać jego korekty. Szybkie skorygowanie zapisów pozwala uniknąć narastania nieprawidłowości oraz ewentualnych konsekwencji podczas kontroli podatkowej.

Podsumowując, niesprawdzenie lub powierzchowne sprawdzanie faktur może prowadzić do poważnych konsekwencji dla firmy, dlatego konieczne jest rzetelne, dokładne i systematyczne prowadzenie PKPiR oraz bieżąca kontrola dokumentów księgowych. Dzięki temu można minimalizować ryzyko błędów i zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe.