Księgowanie zakupu paliwa i innych kosztów eksploatacyjnych pojazdu w PKPiR

Większość przedsiębiorców wykorzystujących samochód osobowy do prowadzenia działalności gospodarczej decyduje się na rodzaj dysponowania mieszany. Dysponowanie mieszane oznacza, że samochód osobowy używany jest zarówno do celów prywatnych jak i firmowych. W praktyce może zdarzyć się, że pojazd faktycznie wykorzystywany jest niemal wyłącznie do celów działalności, jednak wybór wariantu mieszanego pozwala uniknąć dodatkowych, pracochłonnych formalności, takich jak prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki dla celów VAT), sporządzanie regulaminu użytkowania pojazdu w działalności i zgłoszenie samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 jako firmowy. Przedsiębiorca, który wybierze firmowy rodzaj dysponowania deklaruje, że pojazd ten będzie wykorzystywany tylko i wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej i nie może zachodzić nawet potencjalne jego użycie na potrzeby prywatne przedsiębiorcy, co musi mieć odzwierciedlenie w prowadzonej kilometrówce dla celów VAT.

Należy przy tym mieć na uwadze, że co prawda użytek mieszany oznacza, że firmowy samochód osobowy wykorzystywany jest również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, jednak pojazd wprowadzony do ewidencji środków trwałych jest pojazdem firmowym i co do zasady powinien być wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W praktyce samochód osobowy będący składnikiem majątku podlegającym ujęciu w ewidencji środków trwałych, jest samochodem firmowym i jako taki powinien być użytkowany głównie w celach firmowych, a użytek mieszany sprawia, że przedsiębiorca nie musi spełniać dodatkowych formalności i w razie potrzeby może użyć samochodu również prywatnie, jednak nie powinien wtedy dokumentować wydatków na paliwo i eksploatację za pomocą faktury wystawionej na dane firmowy i nie powinien rozliczać tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych w dysponowaniu mieszanym, przedsiębiorcy przysługuje prawo odliczenia 50% podatku VAT od paliwa i wydatków eksploatacyjnych takich jak np. części wymienne, usługi serwisowe, naprawy, przeglądy, opłaty za parking, autostradę czy myjnię.

Również dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) obowiązuje ograniczenie ujęcia w kosztach podatkowych paliwa i wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem firmowym (ujętym w ewidencji środków trwałych), który jest wykorzystywany do celów mieszanych. Taki model wykorzystania zwalnia przedsiębiorcę ze spełniania dodatkowych formalności (takich jak zgłoszenie pojazdu do US, sporządzenie regulaminu użytkowania czy prowadzenie kilometrówki).

Na mocy art.  23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego będącego składnikiem majątku podlegającym ujęciu w ewidencji środków trwałych, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (samochód w dysponowaniu mieszanym).

Zatem w przypadku samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych w dysponowaniu mieszanym, obowiązuje limit 75% ujęcia wydatków na paliwo i eksploatację pojazdu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Limit ten obejmuje wartość netto poniesionych wydatków oraz kwotę podatku VAT naliczonego niepodlegającego odliczeniu.

Pani Kamila prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (projektowanie wnętrz), stosuje jako formę opodatkowania zasady ogólne, jest czynnym podatnikiem VAT i w swojej firmie wykorzystuje samochód osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Pojazd służy jej głównie do celów firmowych (spotkania z klientami, wyjazdy na place budów), mimo to dysponowanie pojazdu zostało ustalone jako mieszane w celu uniknięcia dodatkowych formalności w postaci m.in. prowadzenia kilometrówki. Oznacza to, że Pani Kamili przysługuje prawo do odliczenia 50% VAT od paliwa i wydatków eksploatacyjnych i limit 75% ujęcia poniesionych wydatków związanych z pojazdem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

We wrześniu 2025 roku Pani Kamila poniosła następujące wydatki związane z wykorzystaniem samochodu w działalności gospodarczej:

1. Zakup paliwa: 492 zł brutto (400 zł netto + 92 zł VAT). Odliczenie 50% VAT i ujęcie wydatku w kosztach do limitu 75% poniesionego wydatku:
   • a) odliczenie podatku VAT:
     • VAT do odliczenia: 50% × 92,00 = 46,00 zł
     • VAT nieodliczony (powiększa podstawę kosztu): 46,00 zł
   • b) ujęcie kosztu w PKPiR (75%)
     • podstawa kosztu = netto 400,00 + nieodliczony VAT 46,00 = 446,00 zł
     • KUP 75%: 75% × 446,00 = 334,50 zł
     • NKUP 25%: 25% × 446,00 = 111,50 zł

Zatem Pani Kamila odlicza 46 zł podatku VAT, a w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów wpisuje koszt w wysokości 334,50 zł.

2. Usługa wymiany klocków hamulcowych: 369 zł brutto (300 zł netto + 69 zł VAT). Odliczenie 50% VAT i ujęcie wydatku w kosztach do limitu 75% poniesionego wydatku:
   • a) odliczenie podatku VAT:
     • VAT do odliczenia: 50% × 69,00 = 34,50 zł
     • VAT nieodliczony (powiększa podstawę kosztu): 34,50 zł
3. • b) ujęcie kosztu w PKPiR (75%)
     • podstawa kosztu = netto 300,00 + nieodliczony VAT 34,50 = 334,50 zł
     • KUP 75%: 75% × 334,50 = 250,87 zł
     • NKUP 25%: 25% × 334,50 = 83,63 zł

Zatem Pani Kamila odlicza 34,50 zł podatku VAT, a w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów wpisuje koszt w wysokości 250,87 zł.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca zdecyduje się na zgłoszenie samochodu osobowego do urzędu skarbowego na druku VAT-26, stworzy regulamin używania pojazdu w firmie wykluczający użytek prywatny i prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (samochód w dysponowaniu firmowym), to ma wówczas prawo do odliczenia 100% podatku VAT i ujęcia pełnej kwoty wydatków na paliwo i eksploatację w kosztach uzyskania przychodów. Zatem wydatki na paliwo i inne wydatki związane z pojazdem nie podlegają ograniczeniu ujęcia w kosztach podatkowych, jeżeli dotyczą samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych w dysponowaniu firmowym. Należy przy tym pamiętać, że pełną kwotę wydatków poniesionych na paliwo i eksploatację samochodu osobowego można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów i odliczać 100% podatku VAT tylko po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• samochód jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i nie zachodzi nawet potencjalne użycie go w celach prywatnych przedsiębiorcy,
• pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
• sporządzono regulamin używania samochodu w działalności gospodarczej,
• przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) dla celów podatku VAT.

Zgodnie bowiem z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Pan Władysław prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych, rozliczając się podatkiem liniowym i będąc czynnym podatnikiem VAT. W swojej firmie wykorzystuje samochód osobowy, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca zdecydował się na firmowy rodzaj dysponowania pojazdu, dlatego zgłosił go do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządził regulamin wykluczający użytek prywatny oraz prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT.  Samochód w dysponowaniu firmowym pozwala na odliczenie 100% podatku VAT i zaliczenie pełnej wartości wydatków na paliwo i eksploatację do kosztów podatkowych.

We wrześniu 2025 roku Pan Władysław poniósł następujące wydatki związane z użytkowaniem samochodu w działalności:

1. Zakup paliwa: 615 zł brutto (500 zł netto + 115 zł VAT)
   
   • a) odliczenie podatku VAT:
     • VAT do odliczenia 100%: 115,00 zł
   • b) ujęcie kosztu w PKPiR:
     • podstawa kosztu = 500,00 zł netto
     • KUP 100%: 500,00 zł

Zatem Pan Władysław odlicza 115 zł podatku VAT, a w kolumnie 13 PKPiR ujmuje koszt w wysokości 500 zł.

2. Opłata za przejazd autostradą: 123 zł brutto (20 zł netto + 4,60 zł VAT)
   • a) odliczenie podatku VAT:
     • VAT do odliczenia 100%: 4,60 zł
   • b) ujęcie kosztu w PKPiR:
     • podstawa kosztu = 20,00 zł netto
     • KUP 100%: 20,00 zł

Zatem Pan Władysław odlicza 4,6 zł podatku VAT, a w kolumnie 13 PKPiR wpisuje koszt w wysokości 20 zł.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza częściowe ujęcie w kosztach podatkowych wydatków na paliwo i eksploatację prywatnego pojazdu przedsiębiorcy (niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych), wykorzystywanego do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Oczywiście obowiązuje tu ograniczenie rozliczenia tego typu wydatków, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku  podlegającym ujęciu w ewidencji środków trwałych oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Zatem przedsiębiorca wykorzystujący na cele działalności gospodarczej prywatny samochód, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, może ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów 20% wydatków na paliwo i eksploatację samochodu. W zakresie odliczenia VAT, przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia 50% VAT od tego typu wydatków związanym z prywatnym samochodem przedsiębiorcy wykorzystywanym w celach firmowych do czynności opodatkowanych.

Pani Elżbieta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług fotograficznych, rozliczając się podatkiem liniowym i będąc czynnym podatnikiem VAT. Do realizacji zleceń wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Pojazd służy zarówno do celów prywatnych, jak i do działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami oznacza to, że przedsiębiorczyni przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki na paliwo i eksploatację oraz możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 20% tego typu wydatków.

W październiku 2025 roku Pani Elżbieta poniosła następujące wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności gospodarczej:

1. 1. Zakup paliwa: 492,00 zł brutto (400,00 zł netto + 92,00 zł VAT)
      • a) odliczenie podatku VAT:
        • VAT do odliczenia: 50% × 92,00 = 46,00 zł
        • VAT nieodliczony (powiększa podstawę kosztu): 46,00 zł
   2. • b) ujęcie kosztu w PKPiR (20%):

podstawa kosztu = netto 400,00 + nieodliczony VAT 46,00 = 446,00 zł

1. • • KUP 20%: 20% × 446,00 = 89,20 zł
     • NKUP 80%: 356,80 zł

Zatem Pani Elżbieta odlicza 46,00 zł podatku VAT, a w kolumnie 13 PKPiR wpisuje koszt w wysokości 89,20 zł.

1. 1. Wymiana żarówki reflektora: 246,00 zł brutto (200,00 zł netto + 46,00 zł VAT)
      • a) odliczenie podatku VAT:
        • VAT do odliczenia: 50% × 46,00 = 23,00 zł
        • VAT nieodliczony (powiększa podstawę kosztu): 23,00 zł
      • b) ujęcie kosztu w PKPiR (20%):

podstawa kosztu = netto 200,00 + nieodliczony VAT 23,00 = 223,00 zł

1. • • KUP 20%: 20% × 223,00 = 44,60 zł
     • NKUP 80%: 178,40 zł

Zatem Pani Elżbieta odlicza 23,00 zł podatku VAT, a w kolumnie 13 PKPiR wpisuje koszt w wysokości 44,60 zł.