Obowiązek sporządzania spisu z natury przez przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) wynika z art. 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Spis z natury sporządzają zatem zarówno przedsiębiorcy stosujący jako formę opodatkowania skalę podatkową, jak i podatek liniowy. W spisie z natury ujmuje się towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady. Spis z natury obejmuje również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie, wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem czyją stanowią własność.

Podatnicy są zobligowani do sporządzenia i wpisania do księgi podatkowej spisu z natury

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
• w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
• w razie zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
• w razie likwidacji działalności gospodarczej.

Jak wskazano w rozporządzeniu obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. Oznacza to, że spis z natury sporządzany na koniec poprzedniego roku podatkowego (np. na dzień 31 grudnia 2024 roku) jest równocześnie spisem z natury na dzień 1 stycznia kolejnego roku podatkowego (odpowiednio na dzień 1 stycznia 2025 roku).

Dodatkowo spis z natury może być sporządzony przez przedsiębiorcę prowadzącego PKPiR w dowolnym momencie w trakcie roku podatkowego. Należy podkreślić, że sporządzenie spisu z natury w trakcie roku podatkowego nie wymaga zgłoszenia tego faktu w urzędzie skarbowym. Często stosowanym rozwiązaniem przez przedsiębiorców prowadzących działalność handlową lub produkcyjną jest sporządzanie spisu z natury na koniec każdego miesiąca. Dzięki temu obliczona i zapłacona zaliczka na podatek dochodowy za poszczególne miesiące odzwierciedla rzeczywisty dochód przedsiębiorstwa, uwzględniając zmiany w stanie magazynowym oraz bieżące koszty i przychody, co pozwala na bardziej precyzyjne rozliczenie z urzędem skarbowym. Trzeba pamiętać, że sporządzając remanent w innym terminie, niż terminy obowiązkowe wynikające z rozporządzenia, spis z natury w każdym przypadku powinien zostać wpisany do księgi. Stosownie bowiem do art. 24 ust. 3 rozporządzenia spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy, na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie, zarządził naczelnik urzędu skarbowego.

Spis z natury powinien zostać sporządzony w sposób staranny oraz trwały, a także zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Spis z natury zawiera co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w art. 24,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników wymienionych w art. 24 przez ich cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”, podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników),

Częstym przypadkiem, szczególnie wśród przedsiębiorców, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczą usługi, jest zerowy spis z natury. Należy pamiętać, że nawet jeżeli podatnik na koniec roku nie posiada żadnych towarów handlowych czy materiałów, to w dalszym ciągu ma obowiązek sporządzić spis z natury.

Zerowy spis z natury podlega wpisaniu w ostatniej pozycji Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zerowej wartości remanentu. Równocześnie zerową wartość spisu z natury należy ująć jako pierwszy wpis otwierający Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów na kolejny rok.

Towary handlowe i materiały objęte spisem z natury podlegają wycenie, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. Podatnik jest obowiązany wycenić je według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania. Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej. Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt. W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Spis z natury jest wpisywany do księgi:

• według poszczególnych rodzajów jego składników lub
• w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników (zestawienie przechowuje się wówczas łącznie z księgą).

W rozporządzeniu nie wskazano, w której kolumnie należy ująć spis z natury. Remanent ewidencjonuje się pod ostatnią pozycją księgi podatkowej i możliwe są dwa rozwiązania do wyboru przez przedsiębiorcę.

Spis z natury może zostać wpisany w kolumnie 10 księgi podatkowej „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”, jednak stosując to rozwiązanie należy pamiętać, że wartości spisu z natury nie należy uwzględniać przy sumowaniu kosztów zaewidencjonowanych w tej kolumnie PKPiR. Drugim sposobem jest wpisanie spisu z natury w innej w kolumnie 15 PKPiR, która jest wolna i przeznaczona do ujmowania m.in. innych zaszłości gospodarczych poza wymienionymi w kolumnach 1-13.

Spis z natury jest sporządzany i ujmowany w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w celu ustalenia dochodu podlegającego opodatkowaniu za dany rok podatkowy. Na wartość podatku PIT do zapłaty wpływa kwota różnicy pomiędzy spisem z natury sporządzonym na początek i koniec roku podatkowego.

Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących Księgi Przychodów i Rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14 a kosztami uzyskania:

• powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego – jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub
• pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Jeżeli zatem wartość sporządzonego na koniec roku remanentu jest wyższa od wartości remanentu początkowego za dany rok, to różnica wynikająca z tych remanentów powiększa dochód podlegający opodatkowaniu. Jeżeli natomiast wartość remanentu końcowego jest niższa niż wartość remanentu początkowego, to różnica wynikająca z tych remanentów pomniejsza dochód podlegający opodatkowaniu.