Jak długo przechowywać PKPiR i dokumenty księgowe?

Obowiązek prawidłowego przechowywania Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) oraz dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księdze dotyczy każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w oparciu o PKPiR.

Obowiązek przechowywania dotyczy w szczególności:

• Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów;
• dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w podatkowej księdze (np. faktur, rachunków);
• ewidencji pomocniczych prowadzonych dla celów podatkowych (np. ewidencja sprzedaży bezrachunkowej);
• dokumentów inwentaryzacyjnych;
• zeznań podatkowych;
• rejestrów sprzedaży i zakupów VAT.

Dokumenty księgowe stanowią podstawowy materiał dowodowy w trakcie kontroli podatkowej. Z tego względu podatnik nie powinien usuwać żadnych dokumentów związanych z rozliczeniami, w tym nie tylko faktur pierwotnych, ale również ich korekt, duplikatów oraz innych dowodów dokumentujących przebieg zdarzeń gospodarczych i rozliczeń podatkowych. Kompletny zbiór dokumentacji jest niezbędny do wykazania prawidłowości dokonanych rozliczeń.

Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej integralność, kompletność, czytelność oraz trwałość przez cały wymagany okres archiwizacji, a także umożliwiający jej łatwe i szybkie udostępnienie w razie kontroli podatkowej. Dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności, kompletności oraz nienaruszalności. Podatnik jest zobowiązany do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji księgowej przed jej zagubieniem, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. W praktyce oznacza to konieczność wyznaczenia miejsca przechowywania dokumentów, które gwarantuje właściwy poziom ochrony.

Należy również podkreślić, że wystąpienie zdarzeń losowych, takich jak pożar, zalanie czy kradzież, nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania dokumentacji księgowej. W przypadku jej utraty przedsiębiorca jest zobowiązany do podjęcia działań zmierzających do jej odtworzenia. Jednocześnie dokumenty powinny być uporządkowane w sposób umożliwiający ich sprawne wykorzystanie w toku kontroli. Oznacza to konieczność prowadzenia archiwizacji w układzie chronologicznym, z zachowaniem powiązania dokumentów z zapisami w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Istotne jest również ich przyporządkowanie do właściwych okresów rozliczeniowych, co umożliwia ich łatwą identyfikację oraz weryfikację poprawności dokonanych rozliczeń.

Naruszenie zasad dotyczących sposobu przechowywania dokumentacji księgowej lub niedochowanie obowiązujących terminów archiwizacji może prowadzić do istotnych konsekwencji. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających, podatnik naraża się na zakwestionowanie prawidłowości rozliczeń, a także na sankcje wynikające z przepisów prawa podatkowego i karnego skarbowego.

W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą miejsce przechowywania dokumentacji wskazywane jest w zgłoszeniu CEIDG-1. Przedsiębiorca może przechowywać księgi oraz dowody księgowe w miejscu prowadzenia działalności, w swojej siedzibie albo powierzyć ich przechowywanie podmiotowi zewnętrznemu, np. biuru rachunkowemu obsługującemu działalność gospodarczą.

Coraz częściej dokumentacja księgowa jest przechowywana w postaci elektronicznej, z wykorzystaniem programów księgowych lub systemów do księgowości online. Dokumenty mogą być zapisywane na lokalnych nośnikach danych np. na dysku twardym komputera w formacie plików elektronicznych, a następnie porządkowane w odpowiednio zaprojektowanej strukturze folderów.

W przypadku przechowywania dokumentów na lokalnych nośnikach danych konieczne jest wykonywanie kopii zapasowych, np. na zewnętrznych, trwałych nośnikach cyfrowych. Podatnik powinien również posiadać możliwość odczytu oraz wydruku przechowywanych danych. Kluczowe jest także zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji przed nieuprawnionym dostępem, zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Alternatywą dla lokalnego przechowywania dokumentów jest wykorzystanie rozwiązań chmurowych. Systemy tego typu umożliwiają dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, a także ich szybkie udostępnianie uprawnionym podmiotom np. w trakcie kontroli podatkowej. Dodatkowo zapewniają tworzenie kopii zapasowych oraz ograniczają konieczność przechowywania dokumentacji w formie papierowej.
Niezależnie od przyjętego rozwiązania dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność oraz czytelność, a także odpowiednio uporządkowane w szczególności według chronologii oraz okresów rozliczeniowych, co umożliwia ich sprawne wyszukiwanie i powiązanie z zapisami w księgach.

Obowiązek prawidłowego przechowywania Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów oraz dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księdze (faktury, rachunki, ewidencje itp.) dotyczy każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, a okres ich przechowywania wynika z przepisów prawa podatkowego. Dokumentacja ta powinna być przechowywana do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wynika to z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie natomiast z art. 70 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się zatem z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że zarówno PKPiR, jak i wszelkie dowody księgowe, na podstawie których dokonywano zapisów w księdze, należy przechowywać przez ten właśnie okres. Warto podkreślić, że w odniesieniu do okresu przechowywania PKPiR i dokumentów księgowych nie ma jednak szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Oznacza to, że obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczy również podatników, którzy w danym roku podatkowym wykazali stratę z działalności gospodarczej.

W związku z powyższym kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie momentu rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia. Zwróćmy uwagę, że zgodnie z konstrukcją przepisu określającego moment przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie jest nim ani data wystawienia dokumentu, ani rok, którego dokument dotyczy, lecz koniec roku, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danego rozliczenia.

Dodatkowo w przypadku środków trwałych obowiązek przechowywania dokumentacji jest uzależniony od momentu zakończenia dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Dokumenty związane z nabyciem oraz amortyzacją środka trwałego, stanowiące podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych, powinny być przechowywane przez cały okres jego amortyzacji, a następnie aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym zakończono dokonywanie odpisów.

Takie podejście znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 listopada 2023 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM).

Obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynika również z innych przepisów prawa podatkowego. Przykładowo, na gruncie podatku od towarów i usług podatnicy są zobowiązani do przechowywania ewidencji oraz dokumentów związanych z rozliczeniem podatku, w szczególności faktur, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie bowiem z art. 112 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Należy również mieć na uwadze, że okres przechowywania dokumentacji księgowej wynikający z przepisów podatkowych nie dotyczy dokumentów kadrowych, takich jak listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do ustalania podstawy świadczeń emerytalnych i rentowych. Dokumenty te podlegają odrębnym regulacjom i powinny być przechowywane przez okres wynikający z odrębnych przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (co do zasady 10 lub 50 lat, w zależności od okresu zatrudnienia).

Okres przechowywania PKPiR i dokumentów księgowych wynosi co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentacji może ulec wydłużeniu. Ma to miejsce w szczególności wtedy, gdy bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, ulega zawieszeniu albo zostaje przerwany. Regulacje w tym zakresie przewidują w szczególności przepisy art. 70 § 2–4 oraz § 6–7, a także art. 70a i art. 70e ustawy Ordynacja podatkowa. W praktyce termin przedawnienia może ulec wydłużeniu m.in. w razie wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania podatkowego albo zastosowania środka egzekucyjnego w postępowaniu egzekucyjnym, o którym podatnik został zawiadomiony, co skutkuje przerwaniem biegu terminu przedawnienia. W takich sytuacjach podatnik powinien odpowiednio wydłużyć okres przechowywania dokumentacji księgowej. Natomiast w przypadku odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia go na raty zmianie ulega termin płatności zobowiązania, od którego liczony jest bieg terminu przedawnienia. Odrębnie należy wskazać, że zmiana terminów wynikających z przepisów prawa podatkowego nie jest tożsama z wydłużeniem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ani odroczenie terminów na podstawie art. 48, ani przedłużenie terminów przez Ministra Finansów na podstawie art. 50, nie stanowi samodzielnej podstawy do przedłużenia samego terminu przedawnienia, który podlega odrębnym regułom wynikającym z Ordynacji podatkowej.

Wątpliwości w zakresie przechowywania PKPiR i dokumentów księgowych mogą pojawić się w przypadku likwidacji działalności gospodarczej. Należy mieć na uwadze, że zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej dotyczącej okresu jej prowadzenia. Księgi podatkowe, dokumenty stanowiące podstawę zapisów oraz dokumenty związane z pełnieniem funkcji płatnika należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku likwidacji podmiotu obowiązek wskazania miejsca przechowywania dokumentacji spoczywa na podmiocie dokonującym likwidacji. Informacja ta powinna zostać przekazana właściwemu urzędowi skarbowemu najpóźniej w dniu rozwiązania podmiotu. Jednocześnie wniesienie przedsiębiorstwa aportem nie powoduje jego likwidacji, co oznacza, że obowiązek przechowywania dokumentacji nadal ciąży na podmiocie wnoszącym aport. Dokumentacja może zostać zniszczona dopiero po upływie obowiązkowego okresu jej przechowywania.

Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków przez płatnika, które po upływie terminu przedawnienia powinny zostać przekazane podatnikom, a dopiero w przypadku braku takiej możliwości mogą zostać zniszczone.