Ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych w PKPiR

W działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których sprzedaż nie jest dokumentowana fakturą lub paragonem z kasy rejestrującej – szczególnie wtedy, gdy podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT oraz nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Takie przychody określa się jako sprzedaż nieudokumentowaną (bezrachunkową).

Sprzedaż dokonana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) co do zasady podlega ewidencji na kasie fiskalnej. Dokumentem potwierdzającym daną transakcję przekazywanym klientowi jest wówczas paragon fiskalny. Polskie przepisy dopuszczają jednak różnego rodzaju zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych na kasie fiskalnej np. zwolnienie podmiotowe przy zachowaniu limitu obrotów do 20.000 zł rocznie lub zwolnienie dla podatników dokonujących sprzedaży wysyłkowej przy płatnościach za pośrednictwem rachunku bankowego. Oczywiście aby z nich skorzystać konieczne jest spełnienie określonych warunków.

Zwolnienie z kasy fiskalnej nie oznacza całkowitego braku dokumentacji przychodów uzyskanych ze sprzedaży bezrachunkowej. Ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) przychodów bezrachunkowych wymaga sporządzenia stosownej dokumentacji, będącej postawą zapisów w księdze.

Przychody z ewidencji bezrachunkowej oczywiście powinny zostać właściwie zaewidencjonowane w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w celu ustalenia dochodu do opodatkowania i odprowadzenia podatku do Urzędu Skarbowego. Zasady ujmowania przychodów bezrachunkowych w podatkowej księdze określone zostały w art. 18 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zapisów w księdze dokonuje się wówczas jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z zastrzeżeniem § 19 ust. 2 oraz § 27.

Drugim dopuszczalnym sposobem ewidencjowania przychodów ze sprzedaży bezrachunkowej w PKPiR jest prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, w której przedsiębiorca dokumentuje  sprzedaż zrealizowaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej stanowi podstawę do wpisu przychodu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

Zgodnie z art. 18 ust. 5 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży bezrachunkowej mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Przedsiębiorca prowadzący ewidencję sprzedaży bezrachunkowej ma obowiązek ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,
• wysokość tego przychodu.

Zapisu w ewidencji sprzedaży podatnik ma obowiązek dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Zatem przychody bezrachunkowe w PKPiR mogą być ewidencjonowane:

• jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym – na podstawiewystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień albo
• w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca – na podstawie prowadzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Przychody ze sprzedaży bezrachunkowej wykazuje się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie  7 „wartość sprzedanych towarów i usług”.

Pan Tomasz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie prowadzenia zajęć jogi oraz treningów relaksacyjnych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie jest czynnym podatnikiem VAT, a ze względu na zakres świadczonych usług oraz wysokość obrotów korzysta ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku stosowania kasy rejestrującej. Pan Tomasz prowadzi ewidencję sprzedaży bezrachunkowej, w której codziennie – po zakończeniu zajęć – wpisuje jedną łączną kwotę dziennego przychodu uzyskanego z danego dnia. Na koniec miesiąca sumuje wartości wykazane w ewidencji sprzedaży i jednym zbiorczym zapisem ujmuje całkowitą kwotę przychodu za dany miesiąc w kolumnie 7 PKPiR „Wartość sprzedanych towarów i usług”.

Takie postępowanie jest prawidłowe, ponieważ:

• prowadzi ewidencję sprzedaży w sposób wymagany przepisami,
• zapisy w ewidencji są dokonywane codziennie,
• przepisy pozwalają na wprowadzenie do PKPiR jednej sumy miesięcznej wynikającej z ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.