Koncesje, zezwolenia i licencje: kiedy są wymagane dla Twojej działalności?

Swobodę prowadzenia działalności gospodarczej gwarantują m.in. przepisy Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Konstytucji RP oraz ustawy Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły, a podejmowanie, wykonywanie i zakończenie działalności gospodarczej jest wolne dla każdego na równych prawach.

Przedsiębiorca może podejmować wszelkie działania związane z wykonywaniem działalności gospodarczej, z wyjątkiem tych, których zakazują przepisy prawa. Może być obowiązany do określonego zachowania tylko na podstawie przepisów prawa. Wykonuje działalność gospodarczą zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, poszanowania dobrych obyczajów oraz słusznych interesów innych przedsiębiorców i konsumentów, a także poszanowania oraz ochrony praw i wolności człowieka.

Przy czym swoboda działalności gospodarczej nie ma charakteru absolutnego. W określonych przypadkach możliwość wykonywania działalności gospodarczej może zostać uzależniona od spełnienia dodatkowych warunków przewidzianych przepisami prawa. Ograniczenia te dotyczą przede wszystkim działalności, której wykonywanie wiąże się z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa publicznego, ochrony zdrowia, środowiska lub ważnego interesu państwa.

W takich sytuacjach ustawodawca wprowadza reglamentację działalności gospodarczej, uzależniając możliwość jej wykonywania od uzyskania koncesji, zezwoleń, wpisu do rejestru działalności regulowanej lub spełnienia innych warunków określonych przepisami prawa.

Reglamentacja działalności gospodarczej to ograniczenie swobody podejmowania i wykonywania określonych rodzajów działalności gospodarczej. Przepisy rozdziału 4 ustawy Prawo przedsiębiorców regulują reglamentację działalności gospodarczej, w tym zasady dotyczące koncesji, zezwoleń oraz wpisu do rejestru działalności regulowanej. Wprowadzenie reglamentacji działalności gospodarczej uzasadnione jest koniecznością ochrony bezpieczeństwa państwa i obywateli oraz innych istotnych interesów publicznych.

Z tego względu ustawodawca uzależnia możliwość wykonywania określonych rodzajów działalności gospodarczej od spełnienia dodatkowych warunków przewidzianych przepisami prawa. Celem reglamentacji jest zapewnienie, aby działalność o szczególnym znaczeniu była wykonywana wyłącznie przez podmioty spełniające ustawowe warunki wykonywania działalności gospodarczej. Reglamentacja działalności gospodarczej w Polsce może przyjmować formę koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Niezależnie od form reglamentacji przewidzianych ustawą Prawo przedsiębiorców, przepisy szczególne mogą uzależniać wykonywanie określonej działalności gospodarczej również od uzyskania licencji. Dotyczy to przede wszystkim działalności wykonywanej w sektorach wymagających spełnienia dodatkowych warunków określonych przepisami prawa, w szczególności w zakresie transportu drogowego, lotnictwa cywilnego czy transportu kolejowego. Licencja potwierdza spełnienie warunków wymaganych przepisami prawa do wykonywania określonego rodzaju działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca zamierzający wykonywać działalność reglamentowaną obowiązany jest nie tylko uzyskać odpowiednią koncesję, zezwolenie albo wpis do rejestru działalności regulowanej, ale również spełniać szczegółowe wymogi określone przepisami regulującymi dany rodzaj działalności.

Weryfikacji spełnienia tych warunków dokonuje właściwy organ administracji publicznej, w szczególności minister albo organ regulacyjny właściwy dla danego rodzaju działalności gospodarczej. Kompetencje organu nie ograniczają się wyłącznie do wydania decyzji umożliwiającej wykonywanie działalności gospodarczej. Organ sprawuje również nadzór nad prawidłowością wykonywania działalności reglamentowanej oraz kontroluje przestrzeganie warunków wynikających zarówno z przepisów prawa, jak i treści wydanej koncesji albo zezwolenia. W przypadku stwierdzenia naruszeń organ może zastosować środki przewidziane przepisami prawa, w tym ograniczyć zakres uprawnienia do wykonywania działalności reglamentowanej albo cofnąć uprawnienie do wykonywania takiej działalności.

Należy mieć na uwadze, że jeszcze przed złożeniem wniosku o udzielenie koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej przedsiębiorca powinien dokonać rejestracji działalności gospodarczej (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG, natomiast w przypadku spółek osobowych lub kapitałowych wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – KRS). Przy czym osoba planująca wykonywanie działalności gospodarczej wymagającej uzyskania koncesji może również wystąpić o promesę koncesji, czyli przyrzeczenie jej udzielenia.

Udzielenie koncesji lub jej zmiana, uzyskanie promesy koncesji, a także uzyskanie zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej co do zasady wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Koncesja, zezwolenie albo wpis do rejestru działalności regulowanej uprawniają do wykonywania działalności gospodarczej na terenie całego kraju i przez czas nieokreślony, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy udostępnia listę rodzajów działalności gospodarczej wymagających uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej, wraz ze wskazaniem odpowiednich aktów prawnych. Szczegółową listę uprawnień (licencje, koncesje, zezwolenia oraz wpisy do rejestrów działalności regulowanej) oraz ograniczeń (zakazy wykonywania działalności określonej we wpisie do rejestru działalności regulowanej) dla poszczególnych organów można znaleźć na stronie rządowej: Lista uprawnień (licencje, koncesje, zezwolenia oraz wpisy do rejestrów działalności regulowanej).

Koncesja stanowi najbardziej rygorystyczną formę reglamentacji działalności gospodarczej. Na mocy art. 37 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców wykonywanie działalności gospodarczej w dziedzinach mających szczególne znaczenie ze względu na bezpieczeństwo państwa lub obywateli albo inny ważny interes publiczny wymaga uzyskania koncesji wyłącznie, gdy działalność ta nie może być wykonywana jako wolna albo po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej albo zezwolenia.

Udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana, zawieszenie i cofnięcie koncesji albo ograniczenie jej zakresu w stosunku do wniosku o udzielenie koncesji następuje w drodze decyzji ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności gospodarczej wymagającej uzyskania koncesji, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Zatem koncesje są udzielane w drodze decyzji administracyjnej o charakterze uznaniowym. Oznacza to, że nawet spełnienie przez przedsiębiorcę wszystkich warunków określonych przepisami prawa nie gwarantuje automatycznego uzyskania koncesji.

O udzielenie koncesji może ubiegać się przedsiębiorca, który zamierza wykonywać działalność gospodarczą wymagającą uzyskania koncesji, prowadzi już działalność albo posiada koncesję dotyczącą innego rodzaju działalności gospodarczej. Przedsiębiorca planujący wykonywanie działalności wymagającej koncesji może również wystąpić o promesę koncesji, czyli przyrzeczenie jej udzielenia. W promesie określa się warunki, od których spełnienia uzależnione jest uzyskanie koncesji na wykonywanie danego rodzaju działalności gospodarczej. W dokumencie tym wskazuje się także okres ważności promesy, który nie może być krótszy niż 6 miesięcy.

Do działalności wymagających koncesji należą m.in.:

• działalność w zakresie poszukiwania, rozpoznawania i wydobywania kopalin ze złóż,
• działalność polegająca na wytwarzaniu i obrocie materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i
  technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym,
• działalność energetyczna, w tym m.in. obrót paliwami ciekłymi, dystrybucja energii elektrycznej oraz wytwarzanie
  energii,
• działalność w zakresie ochrony osób i mienia,
• rozpowszechnianie programów radiowych i telewizyjnych,
• prowadzenie kasyna gry,
• wykonywanie przewozów lotniczych.

Wniosek o udzielenie koncesji składa się do organu koncesyjnego właściwego ze względu na przedmiot działalności gospodarczej objętej obowiązkiem uzyskania koncesji. Szczegółowe zasady dotyczące wykonywania działalności gospodarczej wymagającej koncesji, w tym warunki oraz tryb udzielania, zmiany, zawieszenia, cofnięcia lub ograniczenia koncesji, określają odrębne przepisy regulujące dany rodzaj działalności gospodarczej. W praktyce wnioski mogą być składane osobiście, pocztą albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Wniosek o udzielenie albo zmianę koncesji powinien zawierać w szczególności:

• firmę przedsiębiorcy, oznaczenie jego siedziby i adresu albo miejsca zamieszkania i adresu,
• adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
• numer w rejestrze przedsiębiorców albo ewidencji oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• określenie rodzaju oraz zakresu działalności gospodarczej objętej wnioskiem o udzielenie koncesji,
• informacje i dokumenty wymagane przepisami regulującymi działalność gospodarczą wymagającą uzyskania koncesji.

Organ koncesyjny nie ma obowiązku udzielenia koncesji w każdym przypadku złożenia wniosku przez przedsiębiorcę. Przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców przewidują przypadki, w których organ koncesyjny może odmówić udzielenia koncesji, ograniczyć jej zakres albo odmówić zmiany już posiadanej koncesji.

Organ koncesyjny może odmówić udzielenia koncesji albo ograniczyć jej zakres w stosunku do wniosku o udzielenie koncesji
albo odmówić zmiany koncesji:

1. w przypadku niespełnienia warunków udzielenia koncesji;
2. ze względu na zagrożenie obronności lub bezpieczeństwa państwa lub obywateli;
3. jeżeli w wyniku przeprowadzonej rozprawy albo przetargu udzielono koncesji innemu przedsiębiorcy lub przedsiębiorcom;
4. w przypadku gdy wydano decyzję o stwierdzeniu niedopuszczalności wykonywania praw z udziałów albo akcji przedsiębiorcy, na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. o kontroli niektórych inwestycji, jeżeli jest to w interesie publicznym;
5. w przypadkach określonych w odrębnych przepisach.

Przedsiębiorca powinien również pamiętać o obowiązku zgłaszania organowi koncesyjnemu wszelkich zmian danych objętych koncesją. Zgłoszenia takiego należy dokonać w terminie 14 dni od dnia powstania zmiany. Odmowa udzielenia koncesji nie wyklucza ponownego złożenia wniosku, jeżeli przedsiębiorca spełni warunki wymagane do jej uzyskania albo ustaną przyczyny wcześniejszej odmowy. Przedsiębiorca, któremu cofnięto koncesję, może ponownie ubiegać się o jej udzielenie w tym samym zakresie dopiero po upływie 3 lat od dnia wydania decyzji o cofnięciu koncesji.

Po udzieleniu koncesji przedsiębiorca pozostaje pod nadzorem organu koncesyjnego. Organ ten jest uprawniony do przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej objętej koncesją w zakresie określonym przepisami prawa. Celem kontroli jest weryfikacja, czy przedsiębiorca wykonuje działalność zgodnie z warunkami udzielonej koncesji oraz obowiązującymi przepisami.

Organ koncesyjny jest uprawniony do kontroli działalności gospodarczej w zakresie:

1. zgodności wykonywanej działalności z udzieloną koncesją;
2. przestrzegania warunków wykonywania działalności gospodarczej;
3. obronności lub bezpieczeństwa państwa, ochrony bezpieczeństwa lub dóbr osobistych obywateli.

Przy czym osoby upoważnione przez organ koncesyjny do dokonywania kontroli są uprawnione w szczególności do:

1. wstępu na teren nieruchomości, obiektu, lokalu lub ich części, gdzie jest wykonywana działalność gospodarcza objęta koncesją, w dniach i w godzinach, w których ta działalność jest wykonywana lub powinna być wykonywana;
2. żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień, okazania dokumentów lub innych nośników informacji oraz udostępnienia danych mających związek z przedmiotem kontroli.

W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli uchybień organ koncesyjny może wezwać przedsiębiorcę do ich usunięcia w wyznaczonym terminie.

Inną formą reglamentacji działalności gospodarczej jest zezwolenie, a obowiązek jego uzyskania dotyczy wyłącznie działalności gospodarczej wskazanej w przepisach prawa. Obowiązek uzyskania zezwolenia dotyczy działalności gospodarczej podlegającej reglamentacji państwowej, jednak co do zasady niewymagającej tak daleko idącej ingerencji organów administracji publicznej jak działalność objęta obowiązkiem uzyskania koncesji. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców uzyskania zezwolenia wymaga wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie określonym w odrębnych przepisach.

Organy zezwalające oraz warunki wykonywania działalności objętej zezwoleniem, w szczególności zasady oraz tryb udzielania, odmowy udzielenia, zmiany, zawieszenia, cofnięcia albo ograniczenia zakresu zezwolenia, określają odrębne przepisy, o ile niniejsza ustawa nie stanowi inaczej. Organ zezwalający udziela zezwolenia na wykonywanie działalności gospodarczej przedsiębiorcy spełniającemu wymagane prawem warunki uzyskania zezwolenia.

Zezwolenie jest wydawane w trybie postępowania administracyjnego i ma charakter decyzji administracyjnej związanej, co oznacza, że organ jest obowiązany udzielić zezwolenia przedsiębiorcy spełniającemu warunki określone przepisami prawa. W przeciwieństwie do koncesji decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia co do zasady nie ma charakteru uznaniowego. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca spełnia wszystkie warunki wykonywania określonej działalności gospodarczej przewidziane przepisami prawa, organ jest obowiązany udzielić zezwolenia.

Do działalności gospodarczej wymagającej uzyskania zezwolenia należą w szczególności:

• detaliczna i hurtowa sprzedaż napojów alkoholowych, w tym sprzedaż alkoholu podczas imprez zamkniętych oraz wyprzedaż zapasów napojów alkoholowych,
• prowadzenie aptek ogólnodostępnych, punktów aptecznych, hurtowni farmaceutycznych oraz hurtowni farmaceutycznych produktów leczniczych weterynaryjnych,
• wykonywanie działalności związanej z wyrobami akcyzowymi, w tym prowadzenie składu podatkowego, działalności jako zarejestrowany odbiorca albo zarejestrowany wysyłający,
• działalność w zakresie zbierania lub przetwarzania odpadów, w tym zbieranie odpadów przez przedsiębiorcę prowadzącego punkt zbierania pojazdów.

Przedsiębiorca wykonujący działalność objętą obowiązkiem uzyskania zezwolenia powinien przez cały okres jej prowadzenia spełniać warunki określone przepisami prawa.

Kolejną formą reglamentacji działalności gospodarczej w Polsce, obok koncesji i zezwoleń, jest działalność regulowana wykonywana po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej. Jest to najmniej rygorystyczna forma reglamentacji działalności gospodarczej.

W myśl art. 43 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców jeżeli odrębne przepisy stanowią, że dany rodzaj działalności jest działalnością regulowaną, przedsiębiorca może wykonywać tę działalność, jeśli spełnia warunki określone tymi przepisami i po uzyskaniu wpisu do właściwego rejestru działalności regulowanej.

Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej dokonuje wpisu na wniosek przedsiębiorcy, po złożeniu przez przedsiębiorcę do organu prowadzącego rejestr działalności regulowanej oświadczenia o spełnieniu warunków wymaganych prawem do wykonywania tej działalności. Przedsiębiorca podlegający wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może złożyć wniosek wraz z oświadczeniem również w urzędzie gminy, wskazując organ prowadzący rejestr działalności regulowanej.

Oznacza to, że wykonywanie działalności regulowanej wymaga spełnienia warunków określonych przepisami prawa regulującymi dany rodzaj działalności, złożenia wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej oraz złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków wymaganych do wykonywania tej działalności. Przepisy szczególne określają natomiast warunki wykonywania działalności regulowanej, a także zasady oraz tryb uzyskania wpisu do rejestru działalności regulowanej i wykreślenia przedsiębiorcy z tego rejestru.

Do działalności regulowanej wymagającej uzyskania wpisu do rejestru działalności regulowanej należą w szczególności:

• wyrób i rozlew wyrobów winiarskich, wyrób i rozlew napojów spirytusowych oraz wyrób, oczyszczanie, skażanie i odwadnianie alkoholu etylowego,
• przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
• konfekcjonowanie i obrót środkami ochrony roślin,
• wykonywanie usług detektywistycznych,
• prowadzenie indywidualnej, indywidualnej specjalistycznej albo grupowej praktyki lekarskiej,
• prowadzenie indywidualnej, indywidualnej specjalistycznej albo grupowej praktyki pielęgniarek i położnych,
• prowadzenie ośrodków szkolenia kierowców oraz pracowni psychologicznych dla instruktorów, egzaminatorów i kierowców, a także organizowanie kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary niebezpieczne,
• organizowanie imprez turystycznych,
• wykonywanie działalności telekomunikacyjnej.

Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej wydaje z urzędu zaświadczenie potwierdzające dokonanie wpisu do rejestru w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku wraz z oświadczeniem o spełnianiu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem do rejestru.

Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej, w drodze decyzji, odmawia wpisu przedsiębiorcy do rejestru:

1. jeżeli wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
2. jeżeli przedsiębiorcę wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w wyniku wydania przez organ prowadzący rejestr decyzji o zakazie wykonywania przez przedsiębiorcę działalności objętej wpisem w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku;
3. w przypadkach określonych w odrębnych przepisach.

Spełnianie przez przedsiębiorcę warunków wymaganych do wykonywania działalności regulowanej podlega kontroli, w szczególności prowadzonej przez organ prowadzący rejestr działalności regulowanej. Zasady przeprowadzania kontroli określone dla działalności koncesjonowanej stosuje się odpowiednio również do działalności regulowanej. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty niezbędne do wykazania spełniania warunków wymaganych prawem do wykonywania działalności regulowanej powinny być przechowywane przez przedsiębiorcę na potrzeby ewentualnej kontroli.

Dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru prowadzi się akta rejestrowe, obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu oraz decyzje dotyczące wykreślenia wpisu. Rejestry działalności regulowanej mają charakter jawny, co oznacza, że każdy ma prawo wglądu do danych ujawnionych w rejestrze za pośrednictwem organu prowadzącego dany rejestr. W rejestrze ujawniane są m.in. dane dotyczące firmy przedsiębiorcy oraz jego numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Dodatkowo organ może udostępnić w sieci teleinformatycznej także inne dane, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych. W przypadku zaprzestania wykonywania działalności regulowanej przedsiębiorca powinien złożyć do organu prowadzącego rejestr wniosek o wykreślenie z rejestru działalności regulowanej.

Natomiast jeżeli przedsiębiorca całkowicie kończy prowadzenie działalności gospodarczej, wystarczające jest dokonanie wykreślenia z CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS, w zależności od formy prawnej wykonywanej działalności gospodarczej.

Licencje stanowią formę uprawnienia wymaganego do wykonywania określonych rodzajów działalności gospodarczej wskazanych w przepisach prawa. Udzielenie licencji potwierdza spełnienie przez przedsiębiorcę warunków niezbędnych do wykonywania danej działalności oraz posiadanie wymaganych uprawnień. Obowiązek uzyskania licencji przewidują przepisy szczególne regulujące określone rodzaje działalności gospodarczej. Licencje wymagane są w szczególności w działalności związanej z transportem drogowym, transportem kolejowym oraz wykonywaniem czynności doradcy restrukturyzacyjnego.

W szczególności obowiązek uzyskania licencji przewidują:

• ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – w zakresie wykonywania krajowego transportu drogowego polegającego na przewozie osób taksówką, samochodem osobowym albo pojazdem przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu powyżej 7 i nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, wykonywania transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie osób lub rzeczy, a także wykonywania międzynarodowego transportu drogowego na podstawie licencji wspólnotowej,
• ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym – w zakresie licencji przewoźnika kolejowego,
• ustawa z dnia 15 czerwca 2007 r. o licencji doradcy restrukturyzacyjnego – w zakresie wykonywania czynności doradcy restrukturyzacyjnego.

W przypadku działalności objętej ustawą o transporcie drogowym obowiązek uzyskania licencji dotyczy m.in. wykonywania krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką, samochodem osobowym albo pojazdem przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu powyżej 7 i nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, wykonywania transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie osób lub rzeczy, a także wykonywania międzynarodowego transportu drogowego na podstawie licencji wspólnotowej.

Licencje wydawane na podstawie ustawy o transporcie drogowym mają charakter zezwoleń w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana albo cofnięcie licencji, w tym licencji wspólnotowej, następuje w drodze decyzji administracyjnej wydawanej na wniosek przedsiębiorcy, po spełnieniu warunków określonych przepisami prawa oraz uiszczeniu wymaganych opłat.

Wniosek o udzielenie licencji powinien zawierać w szczególności dane przedsiębiorcy, określenie rodzaju wykonywanego transportu drogowego, informacje dotyczące wykorzystywanych pojazdów oraz dane osoby zarządzającej transportem posiadającej certyfikat kompetencji zawodowych. Szczegółowe warunki uzyskania licencji, tryb jej udzielania oraz dokumenty wymagane przy składaniu wniosku określają przepisy ustawy o transporcie drogowym.