Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona a KSeF

Zasady dokumentowania sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców przy wykorzystaniu kasy fiskalnej zostały określone w art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W praktyce oznacza to, że przed dokonaniem zakupu ewidencjonowanego na kasie fiskalnej nabywca musi poinformować sprzedawcę, że dokonuje zakupu jako przedsiębiorca i podać swój numer NIP. Jeżeli numer NIP nie zostanie wskazany na paragonie, sprzedawca nie może później wystawić do niego faktury na rzecz innego przedsiębiorcy. Możliwe jest jedynie wystawienie faktury bez numeru NIP, czyli tzw. faktury konsumenckiej. Jak wskazało Ministerstwo Finansów w komunikacie z 3 stycznia 2020 roku pt. „Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów”: „Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument. Może wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę taką, jak dla konsumentów – bez NIP nabywcy”. Wyjątek od tej zasady przewiduje art. 106b ust. 7 ustawy o VAT. Dotyczy on podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).

Należy pamiętać, że wystawienie faktury na rzecz innego przedsiębiorcy do paragonu bez jego numeru NIP podlega sankcjom. Zgodnie bowiem z art. 106b ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Sankcja w analogicznej wysokości grozi na podstawie art. 109a ustawy o podatku od towarów i usług również nabywcy, który ujmie w ewidencji wystawioną dla niego fakturę dotyczącą sprzedaży potwierdzonej paragonem niezawierającym jego NIP. Zgodnie z tym przepisem w przypadku ujęcia w ewidencji przez podatnika, o którym mowa w art. 109 ust. 3, wystawionej dla niego faktury dotyczącej sprzedaży potwierdzonej paragonem, który nie zawiera numeru, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Jeżeli kwota należności ogółem na paragonie zawierającym NIP nabywcy nie przekracza 450 zł albo 100 euro (gdy kwota jest określona w euro) i paragon ten zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku, to stanowi on fakturę uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Paragon z numerem NIP nabywcy spełniający te warunki jest wówczas traktowany na równi ze zwykłą fakturą, nawet jeżeli nie zawiera wszystkich elementów wymaganych dla faktur standardowych wskazanych w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (w szczególności może nie zawierać danych nabywcy poza jego numerem NIP). Taki dokument uprawnia nabywcę do odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego na takich samych zasadach jak zwykła faktura, a więc pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek odliczenia określonych w art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług oraz przy braku wyłączeń przewidzianych w art. 88 tej ustawy.

Jeżeli paragon do 450 zł albo 100 euro zawiera NIP nabywcy i spełnia warunki uznania go za fakturę uproszczoną, sprzedawca nie powinien wystawiać do niego dodatkowej faktury, a nabywca nie powinien żądać jej wystawienia.

Należy przy tym mieć na uwadze, że nie każdą transakcję można udokumentować fakturą uproszczoną. Wyjątki określono w art. 106e ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług. Dotyczą one m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość.

Paragony z numerem NIP nabywcy nieprzekraczające kwoty 450 zł (albo 100 euro) spełniające warunki faktury uproszczonej mogą być w dalszym ciągu wystawiane przez podatników objętych obowiązkiem KSeF. Możliwość ta wynika z art. 145n ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym w okresie od dnia 1 lutego 2026 roku do dnia 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

1. faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2. paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Przepis ten obowiązuje do 31 grudnia 2026 roku. Oznacza to, że paragon zawierający NIP nabywcy i opiewający na kwotę do 450 zł albo 100 euro może być uznawany za fakturę uproszczoną oraz wystawiany poza KSeF wyłącznie do końca 2026 roku. Stanowisko to potwierdziło Ministerstwo Finansów w opublikowanych na stronie rządowej pytaniach i odpowiedziach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Pytanie: Do kiedy paragony fiskalne z NIP nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?

Odpowiedź MF: Do końca 31 grudnia 2026 r. – do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.

Kwota 450 zł albo 100 euro stanowi granicę, do której paragon z NIP nabywcy może być traktowany jako faktura uproszczona. Paragon wystawiony na wyższą kwotę nie jest fakturą uproszczoną, lecz stanowi podstawę do wystawienia faktury na rzecz podatnika. W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek udokumentować sprzedaż fakturą, co wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Nieprawidłowa jest więc praktyka polegająca na wystawianiu takiej faktury wyłącznie na żądanie nabywcy.

Jeżeli sprzedawca podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF, faktura do paragonu z NIP nabywcy na kwotę przekraczającą 450 zł albo 100 euro co do zasady powinna mieć postać faktury ustrukturyzowanej. Do końca 2026 roku paragony spełniające warunki uznania ich za faktury uproszczone oraz faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących mogą być jednak wystawiane poza KSeF na podstawie art. 145n ust. 1 ustawy o VAT. Jeżeli dana faktura nie należy do żadnej z tych kategorii, podlega zasadom właściwym dla KSeF.

Faktury do paragonów z NIP na kwotę przekraczającą 450 zł (albo 100 euro) wystawiane w KSeF podlegają obowiązkowi dokumentacyjnemu określonemu w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę pozostawia w dokumentacji:

1. numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
2. paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF objął od 1 lutego 2026 roku największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku – pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsi z nich mogą jednak do końca roku korzystać z przepisów przejściowych. Zgodnie z art. 145m ustawy o VAT w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 roku do dnia 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Z dniem 1 stycznia 2027 roku to przejściowe rozwiązanie wygasa i najmniejsi podatnicy zostaną objęci obowiązkiem fakturowania w KSeF na zasadach ogólnych, z zachowaniem wyłączeń ustawowych i wykonawczych. W konsekwencji przedsiębiorca korzystający z przepisów przejściowych dotyczących wystawiania faktur poza KSeF może do końca 2026 roku wystawiać poza systemem również faktury do paragonów z NIP nabywcy na kwotę przekraczającą 450 zł albo 100 euro.

Warto pamiętać, że do limitu 10 000 zł dla celów możliwości wystawiania faktur poza KSeF wlicza się wyłącznie wartość faktur, które są obowiązkowo wystawiane w KSeF. Do limitu tego nie wlicza się w szczególności faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych do kwoty 450 zł (albo 100 euro) uznanych za faktury uproszczone. Stanowisko to potwierdziło Ministerstwo Finansów w zamieszczonych na stronie rządowej pytaniach i odpowiedziach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Pytanie: Czy do limitu 10 tys. zł należy wliczać wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone?

Odpowiedź MF: Nie, gdyż w tych przypadkach można wystawić faktury w postaci papierowej lub elektronicznej. Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF. Dlatego do wartości sprzedaży 10 tys. zł nie będzie wliczana ani wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.

Wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla najmniejszych przedsiębiorców może być stosowane wyłącznie do końca 2026 roku i pod warunkiem nieprzekroczenia ustawowego limitu wartości sprzedaży. Zgodnie z art. 145m ust. 2 ustawy o VAT podatnik korzystający z przepisu przejściowego dotyczącego wystawiania faktur poza KSeF traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono limit. Utrata prawa ma charakter definitywny. Po przekroczeniu limitu 10 000 zł podatnik musi wystawić w KSeF fakturę, w wyniku której limit został przekroczony, oraz wszystkie kolejne faktury. Nieprzekroczenie limitu w następnych miesiącach pozostaje już bez znaczenia. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Ministerstwo Finansów w zamieszczonych na stronie rządowej pytaniach i odpowiedziach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Pytanie: Czyli jeśli w jednym miesiącu nie przekroczę 10 000 zł obrotu, to w tym miesiącu nie muszę wystawiać faktur w KSeF? A jak w następnym przekroczę to już muszę? W kolejnym, jeśli nie przekroczę to znowu nie muszę itd.?

Odpowiedź MF: Jeśli w pierwszym miesiącu podatnik nie przekroczy 10 000 zł to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia już w KSeF tę fakturę, którą przekroczył limit oraz wszystkie kolejne faktury. Fakt nieprzekroczenia limitu w trzecim miesiącu pozostaje już bez znaczenia.

Po przekroczeniu limitu 10 000 zł podatnik ma również obowiązek wystawiać w KSeF faktury do paragonów z NIP nabywcy na kwotę przekraczającą 450 zł albo 100 euro.

Uprawnienie przewidziane w art. 145n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług ma charakter przejściowy i wygasa 31 grudnia 2026 roku. Do tego czasu podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF mogą wystawiać:

1. faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2. paragony fiskalne uznawane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Od 1 stycznia 2027 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będą już mogli wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących faktur elektronicznych ani papierowych, a paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł przestaną być uznawane za faktury uproszczone. Jeżeli sprzedaż na rzecz innego podatnika będzie dokumentowana fakturą, przedsiębiorca objęty obowiązkiem KSeF co do zasady wystawi ją w systemie, z zachowaniem wyłączeń przewidzianych w art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w przepisach wykonawczych. Nie oznacza to jednak likwidacji samej konstrukcji faktury uproszczonej. Artykuł 106e ust. 5 pkt 3 tej ustawy pozostaje w mocy, a więc dokument o ograniczonym zakresie danych, przy kwocie należności ogółem do 450 zł albo 100 euro, będzie mógł być wystawiany w KSeF, o ile nie zachodzą wyłączenia z art. 106e ust. 6. Zniknie jedynie możliwość pełnienia funkcji takiej faktury przez paragon fiskalny z NIP nabywcy. Ministerstwo Finansów odniosło się do tej kwestii w pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF.

Pytanie: Czy od 1 stycznia 2027 r. nie będzie w ogóle możliwości wystawienia paragonu z NIP do kwoty 450 zł, czy jednak będzie taka możliwość, ale nie będą one uznawane za faktury uproszczone?

Odpowiedź MF: Od 1 stycznia 2027 r. będzie można nadal wystawiać paragony fiskalne z NIP nabywcy, jednak nie będą one uznawane za faktury uproszczone.

Paragon z NIP pozostanie przy tym warunkiem wystawienia faktury do sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie, zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług. Wygaśnie natomiast przejściowa możliwość wystawiania poza KSeF faktur bezpośrednio przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Kierunek ten potwierdza projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Przewiduje on usunięcie z przepisów o kasach pojęć „faktura” i „faktura anulowana” oraz związanych z nimi obowiązków raportowych. Projekt ma również doprecyzować zakres dokumentów potwierdzających nabycie kasy, z uwzględnieniem numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Projektowane zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2027 roku.