Adnotacja "metoda kasowa" na fakturze – co oznacza i kiedy jej używać?

Standardowo czynni podatnicy VAT rozliczają podatek w oparciu o metodę ogólną, czyli memoriałową. Natomiast system rozliczenia podatku VAT, w którym obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty (a nie z chwilą dokonania dostawy towaru/wykonania usługi), określany jest jako metoda kasowa i jest dopuszczalny w Polsce jako wyjątek od zasady ogólnej (metody memoriałowej).

Zasady rozliczenia metodą kasową zostały określone w art. 21 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem metoda kasowa rozliczenia podatku VAT przeznaczona jest dla małych podatników i polega na tym, że obowiązek podatkowy w VAT w odniesieniu do dokonywanych przez podatnika dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny,

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1
– po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę, zwaną dalej „metodą kasową”; otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Przy czym odnosi się to do czynności wykonywanych w okresie, w którym podatnik stosuje metodę kasową.

Zatem metoda kasowa wiąże się ze szczególnym momentem ustalania obowiązku podatkowego, który uzależniony jest od statusu kontrahenta, na rzecz którego dokonywana jest dostawa towarów bądź świadczenie usług. Jeżeli nabywcą towarów lub usług od małego podatnika jest inny przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT, powstanie obowiązku podatkowego w VAT z tytułu sprzedaży towarów/usług następuje dopiero wtedy, gdy sprzedawca otrzyma zapłatę – w całości lub w części. W ten sposób, aż do czasu uzyskania płatności od kontrahenta, podatnik stosujący metodę kasową nie musi wykazywać podatku VAT od danej transakcji w swoich rozliczeniach (pliku JPK_V7K), a tym samym opłacać podatku VAT należnego wynikającego z wystawionej faktury sprzedaży.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedaż jest realizowana na rzecz odbiorców, którzy nie posiadają statusu czynnych podatników VAT. W takim przypadku również obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą otrzymania zapłaty, ale jeżeli należność nie zostanie odpowiednio wcześnie uregulowana, to obowiązek podatkowy w VAT powstaje nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towarów lub wykonania usługi. Co ważne, jeśli nabywca zapłaci część należności, to otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Mały podatnik stosujący metodę kasową rozliczenia podatku VAT wystawił fakturę dokumentującą wykonanie usługi z adnotacją „metoda kasowa” na rzecz innej firmy będącej czynnym podatnikiem VAT – z terminem płatności 60 dni. Nabywca opłaca całą fakturę po 40 dniach od jej wystawienia. Sprzedawca wykazuje podatek VAT od tej sprzedaży dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał zapłatę, a nie w momencie wykonania usługi.

Przedsiębiorca rozliczający się metodą kasową sprzedał usługę przedsiębiorcy niebędącemu czynnym podatnikiem VAT i wystawił fakturę z terminem płatności 60 dni. Po upływie 180 dni od wykonania usługi wciąż nie otrzymał żadnej zapłaty. W takiej sytuacji, mimo braku płatności, sprzedawca ma obowiązek wykazać VAT od tej transakcji po upływie 180 dni – licząc od dnia wykonania usługi.

Zasady odliczania podatku naliczonego przez podatników stosujących metodę kasową określone zostały w art. 86 ust. 10e ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania przez niego metody kasowej, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za te towary i usługi. Należy zatem mieć na uwadze, że stosowanie metody kasowej powoduje także, że odliczenie VAT od faktur zakupu możliwe jest dopiero po opłaceniu tych faktur. Analogicznie, jeżeli  faktura została zapłacona w części, to prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko od tej opłaconej części faktury.

Metoda kasowa w VAT obligatoryjnie wiąże się z kwartalnym rozliczeniem podatku VAT. Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Zawiadomienia o wyborze metody kasowej dokonuje się poprzez złożenie druku VAT-R w terminie do końca miesiąca poprzedzającego kwartał, za który przedsiębiorca zamierza stosować tą metodę.

Metodę kasową rozliczenia VAT mogą wybrać wyłącznie mali podatnicy, o których mowa art. 2 pkt 25 ustawy o podatku od towarów i usług. Przez małego podatnika należy rozumieć podatnika podatku od towarów i usług:

2. a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro,
3. b) prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro
   – przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł.

Z metody kasowej rozliczenia podatku VAT mogą zatem skorzystać przedsiębiorcy posiadający status czynnego podatnika VAT, którzy w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyli limitu sprzedaży wynoszącego 2 mln euro przeliczonego na polskie złote – według odpowiedniego kursu. W 2025 roku metodę kasową mogą wybrać podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT nie przekroczyła w 2024 roku kwoty 8 569 000 zł.

Przepisy ustawy o VAT wprowadzają jeszcze dodatkowe ograniczenia w stosowaniu metody kasowej (art. 21 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług).

Metody kasowej nie można stosować m.in. w przypadku:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostawy towarów w wyniku transferu bonu jednego przeznaczenia,
• wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
• świadczenia zwolnionych od podatku usług ubezpieczeniowych, m.in. udzielania kredytów lub pożyczek, pośrednictwa kredytowego,
• otrzymania dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Przedsiębiorcy, którzy stosują metodę kasową dla celów rozliczenia podatku VAT, wystawiają faktury na analogicznych zasadach jak pozostali podatnicy, z tym że na mocy art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, wystawiane przez nich faktury muszą zawierać adnotację „metoda kasowa”.

Zasady wystawiania faktur i dane, jakie obowiązkowo powinny znaleźć się na każdej fakturze VAT opisane zostały w artykule Jak wystawić fakturę?

Przedsiębiorca stosujący metodę kasową w VAT każdorazowo wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż towarów lub usług musi pamiętać o obowiązku zamieszczania na fakturze adnotacji „metoda kasowa”. Jest to informacja niezbędna dla nabywcy o sposobie odliczenia podatku VAT i nie może jej zabraknąć. W razie, gdy sprzedawca rozliczający się metodą kasową z podatku VAT nie zamieści na fakturze stosownej adnotacji „metoda kasowa”, powinien wystawić fakturę korygującą, ponieważ faktura pierwotna obarczona jest błędem.

Prawo do odliczenia VAT przez czynnego podatnika VAT przysługuje co do zasady w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym w celu odliczenia VAT muszą być spełnione jeszcze dwa warunki, a mianowicie u sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy z tytułu dokonania danej transakcji oraz nabywca musi otrzymać fakturę potwierdzającą zakup. Skoro zatem u sprzedawcy stosującego metodę kasową odliczenia VAT, obowiązek podatkowy przy sprzedaży na rzecz innego czynnego podatnika VAT powstaje w momencie otrzymania płatności, to również nabywca ma prawo do odliczenia VAT w faktury zakupu dopiero po uregulowaniu płatności. Zakup towarów lub usług od czynnego podatnika VAT stosującego metodę kasową oznacza dla nabywcy odroczenie prawa do odliczenia podatku VAT z faktury zakupu aż do momentu jej opłacenia (pod warunkiem, że posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów/usług i te towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych).

Dodatkowo należy pamiętać, że nabywca wykazuje fakturę zakupu zawierającą adnotację „metoda kasowa” w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/JPK_V7K oznaczając ją symbolem MK.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT (rozliczający się miesięcznie) dokonał zakupu towarów od innego czynnego podatnika VAT stosującego metodę kasową w VAT i od razu otrzymał fakturę zakupu z terminem płatności 60 dni i z adnotacją „metoda kasowa”. Płatność za zakup została zrealizowana dopiero po pięciu tygodniach. Przedsiębiorca nabywający towary może odliczyć podatek VAT dopiero w miesiącu, w którym faktycznie dokonał zapłaty za fakturę, dodatkowo w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M oznaczając ją symbolem „MK”.

Metoda kasowa w VAT niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i pewne ograniczenia dla przedsiębiorców. Do najważniejszych zalet należy poprawa płynności finansowej – rozliczanie podatku VAT co do zasady dopiero po otrzymaniu zapłaty pozwala uniknąć konieczności uiszczenia podatku VAT do urzędu skarbowego od zrealizowanych transakcji sprzedaży, za które podatnik nie otrzymał jeszcze zapłaty, metoda kasowa pozwala lepiej powiązać moment powstania obowiązku podatkowego z rzeczywistymi wpływami środków pieniężnych. To szczególnie istotne dla małych firm, które często nie dysponują znacznymi rezerwami środków pieniężnych i mogą mieć przejściowe problemy z zachowaniem płynności finansowej. Należy jednak pamiętać, że bezwzględny obowiązek podatkowy w VAT w dacie zapłaty dotyczy wyłącznie sprzedaży realizowanej na rzecz innych czynnych podatników VAT. W sytuacji, gdy nabywcą jest podmiot niebędący czynnym podatnikiem, czyli na przykład przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT lub osoba prywatna, obowiązek podatkowy powstaje również w chwili otrzymania zapłaty, jednak nie później niż po upływie 180 dni od wydania towaru lub wykonania usługi. Oznacza to, że jeśli taki nabywca nie ureguluje należności, sprzedawca i tak musi rozliczyć podatek VAT od tej transakcji po upływie wskazanego okresu, niezależnie od tego czy otrzymał zapłatę.

Rozliczenie podatku VAT w okresach kwartalnych zamiast miesięcznych to mniej formalności (przy czym trzeba pamiętać o konieczności comiesięcznego składania części ewidencyjnej pliku JPK_V7K) i możliwość dłuższego dysponowania środkami pieniężnymi przed zapłatą podatku VAT do urzędu skarbowego. Warto jednak mieć na uwadze, że z taką wygodą wiąże się także konieczność jednorazowego uregulowania wyższej kwoty podatku za cały kwartał, co wymaga odpowiedniego planowania.

Stosowanie metody kasowej oznacza także obowiązek szczegółowego monitorowania wszelkich przepływów środków pieniężnych. Każda wpłata, nawet częściowa, od kontrahenta powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odpowiedniej części, co wymaga od przedsiębiorcy ścisłego prowadzenia ewidencji i rozliczania VAT od każdej transzy zapłaty osobno. W efekcie może to prowadzić do sytuacji, w której jedna faktura jest rozliczana w dwóch lub nawet więcej okresach rozliczeniowych, jeśli zapłata za nią następuje etapami. Takie rozwiązanie oznacza więcej pracy przy rozliczeniu podatku VAT i zwiększa ryzyko pomyłek. Należy również zwrócić uwagę, że odmienne zasady ustalania obowiązku podatkowego obowiązują, gdy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT i gdy nabywca jest przedsiębiorcą korzystającym ze zwolnienia z VAT lub osobą prywatną. W konsekwencji oznacza to, że sprzedawca w celu ustalenia, kiedy powstaje obowiązek podatkowy, poza monitorowaniem płatności, musi również znać status kupującego na dzień dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Weryfikacji kontrahenta jako czynnego podatnika VAT można w łatwy sposób dokonać korzystając z wykazu podatników VAT (tzw. białej listy), jednak oznacza to kolejne formalności do spełnienia przez podatników stosujących metodę kasową dla celów prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Więcej formalności koniecznych do spełnienia przy stosowaniu metody kasowej, powoduje także wyższe koszty prowadzenia księgowości.

Dla przedsiębiorcy korzystającego z metody kasowej ważne jest również to, że prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych powstaje dopiero w momencie faktycznej zapłaty za towar czy usługę. Tym samym, nawet jeśli przedsiębiorca stosujący metodę kasową otrzyma fakturę kosztową, nie może odliczyć z niej podatku, dopóki jej nie opłaci, niezależnie od tego czy jego kontrahent stosuje metodę kasową czy nie.

Nie bez znaczenia jest także fakt, że metoda kasowa nie dla wszystkich kontrahentów jest atrakcyjna. Dla nabywcy, który sam nie rozlicza się kasowo, oznacza to bowiem możliwość odliczenia VAT dopiero po zapłacie, a nie już w momencie otrzymania faktury dokumentującej zakup towarów lub usług. Zdarza się więc, że część podmiotów niechętnie podejmuje współpracę z przedsiębiorcami stosującymi metodę kasową, uznając to za mniej korzystne z perspektywy własnych rozliczeń podatkowych.

Mimo wymienionych wad metody kasowej, dla wielu małych firm jej zalety, takie jak możliwość rozliczania podatku VAT dopiero po faktycznym uzyskaniu płatności i lepsza kontrola nad płynnością finansową przeważają nad jej wadami. Wybór tej formy rozliczeń zależy jednak od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy, struktury kontrahentów i specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Metoda kasowa może być korzystna dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności lub często spotykają się z opóźnieniami w regulowaniu należności przez kontrahentów, a także dla tych, którzy mają trudności z utrzymaniem płynności finansowej. Przed podjęciem decyzji o wyborze metody kasowej warto rozważyć zalety i wady jej stosowania, ponieważ rezygnacja z metody kasowej rozliczenia VAT jest możliwa dopiero po upływie 12 miesięcy, w trakcie których podatnik rozliczał się tą metodą, po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę (art. 21 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Rezygnacji z rozliczenia metodą kasową dokonuje się poprzez złożenie druku aktualizacyjnego VAT-R.