Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF, to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W okresie przejściowym (aktualnie) faktury ustruktyryzowane są traktowane jako równorzędna forma dokumentowania sprzedaży, obok tradycyjnych faktur papierowych oraz dotychczas używanych faktur elektronicznych. Dotychczas przedsiębiorcy mogli wybierać między fakturą papierową, elektroniczną i ustrukturyzowaną – już w 2026 roku ta swoboda zniknie i obowiązkowy KSeF stanie się faktem. Docelowo zatem jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) pełni szereg istotnych funkcji, w tym:

• umożliwia nadawanie, zmianę oraz odbieranie uprawnień do korzystania z systemu,
• informuje uprawnione podmioty o przyznanych lub odebranych uprawnieniach,
• zapewnia uwierzytelnianie użytkowników i weryfikację ich uprawnień,
• umożliwia wystawianie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych,
• nadaje fakturom ustrukturyzowanym unikalny identyfikator w systemie,
• pozwala na przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla kilku faktur wystawionych przez jednego podatnika dla jednego odbiorcy,
• umożliwia weryfikację danych zawartych w fakturach wykorzystywanych poza KSeF,
• wspiera analizę i kontrolę poprawności danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur, będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione.

Wszelkie informacje odnośnie KSeF można uzyskać na stronie Krajowego Systemu e_Faktur na Potralu Podatkowym.

Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Fakturę ustrukturyzowaną przygotowuje się w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, a następnie nadawany jest jej numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Choć wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur początkowo planowane było już w 2024 roku, to termin ten został odroczony. Przyjęto bowiem ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego KSeF do 2026 roku. 12 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego systemu KSeF, potwierdzając tym samym terminy wprowadzenia obowiązkowego wystawiania e-faktur.

Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), zostanie wprowadzony w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców. Harmonogram wprowadzenia zmian przedstawia się następująco:

• od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązkowydla dużych podatników – o wartości sprzedaży za 2024 rok przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem,
• od 1 kwietnia 2026 roku KSeF obowiązkowydla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku.

Faktury VAT RR, które służą do dokumentowania zakupu produktów rolnych od rolników ryczałtowych, zostały wyłączone z obowiązku wystawiania w Krajowym Systemie e-Faktur. Choć pierwotnie zakładano, że ich obsługa      będzie możliwa od 1 lutego 2026 roku, możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF ma być dostępna od 1 kwietnia 2026 roku.

Aktualnie faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Ministerstwo Finansów 8 maja 2025 roku udostępniło także roboczą wersję struktury logicznej FA(3). Struktura logiczna FA(3) od 1 lutego 2026 roku ma zastąpić obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2). Struktura logiczna e-Faktury FA(3) została opracowana na podstawie opinii przesłanych podczas konsultacji podatkowych oraz postulatów zgłoszonych w trakcie spotkań z organizacjami przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów oraz przez sektor IT.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w czerwcu 2025 roku mają zostać udostępnione informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku w postaci:

• struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
• dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.

Dzięki temu integratorzy oraz duże przedsiębiorstwa będą miały czas na połączenie KSeF ze swoimi systemami. Na tym etapie szczególnie istotna będzie rola wyspecjalizowanych dostawców oprogramowania, którzy tworzą narzędzia do fakturowania wykorzystywane przez szerokie grono przedsiębiorców. Dla tych podmiotów przewidziano udostępnienie szczegółowego harmonogramu testów dotyczący integracji wraz z dokumentacją techniczną API, co pozwoli na sprawne i bezpieczne wdrożenie rozwiązań zgodnych z wymogami systemu. Od 30 września 2025 będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli wersji, która ma zostać udostępniona do użytkowania od 1 lutego 2026 roku) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Od listopada 2025 roku planowane jest natomiast udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, co ma stanowić istotne wsparcie dla przedsiębiorców w procesie przygotowań do wdrożenia obowiązkowego KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu wszyscy przedsiębiorcy zyskają możliwość wcześniejszego zapoznania się z zasadami działania systemu, obsługą interfejsu oraz kluczowymi funkcjonalnościami, które będą obowiązywać od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od terminu objęcia obowiązkowym KSeF.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) pozwoli na symulację rzeczywistych czynności związanych z fakturowaniem, a wystawione w środowisku testowym faktury nie będą wywoływały skutków prawnych.

Dodatkowo od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury, które pozwolą na uwierzytelnienie się w KSeF. Certyfikaty te będą niezbędne do wystawiania e-faktur w sytuacjach awaryjnych oraz w trybie „offline24” już w okresie obligatoryjnego KSeF. Certyfikaty pozwolą zachować ciągłość procesu fakturowania nawet w przypadku przerw technicznych czy braku dostępu do systemu centralnego, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa. Wszelkie kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumentacji interfejsu programistycznego (API), która ma zostać opublikowana w czerwcu 2025 roku na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu podmioty objęte obowiązkowym KSeF zgodnie z przedstawionym harmonogramem będą już prawnie zobowiązane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

Głównym założeniem prowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest centralizacja procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym poprzez ich przesyłanie i ewidencjonowanie wyłącznie za pośrednictwem jednolitego systemu teleinformatycznego, zarządzanego przez administrację skarbową. Celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest więc dalsza cyfryzacja rozliczeń podatkowych oraz uszczelnienie systemu VAT. Dzięki centralizacji procesu wystawiania i odbierania faktur możliwe będzie skuteczniejsze wykrywanie nadużyć podatkowych, takich jak wystawianie fikcyjnych faktur czy unikanie opodatkowania. KSeF ma również uprościć i zautomatyzować proces fakturowania w firmach, eliminując potrzebę przechowywania faktur w wersji papierowej lub lokalnie elektronicznej. W dłuższej perspektywie system ten ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, poprawić transparentność relacji między kontrahentami, a także przyspieszyć procesy kontrolne i rozliczeniowe – m.in. poprzez umożliwienie wcześniejszego zwrotu podatku VAT czy wyeliminowanie obowiązku przesyłania faktur na żądanie organu podatkowego.

W odpowiedzi na uwagi zgłaszane podczas konsultacji, chcąc ułatwić przedsiębiorcom stopniowe przejście do obowiązkowego korzystania z KSeF i ograniczyć ryzyko chaosu organizacyjnego, wprowadzono następujące rozwiązania polegające na tym, że do końca 2026 roku:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Dodatkowo zapowiedziano, że przed wprowadzeniem obowiązku, administracja skarbowa skupi się na edukowaniu i pomaganiu podatnikom.