Jakie są rodzaje dokumentów magazynowych i kiedy je wystawiać?

Dokumenty związane z magazynem odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu nim. Mogą występować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ich zadaniem jest rejestrowanie oraz śledzenie przepływu towarów, co umożliwia dokładne monitorowanie stanów magazynowych i efektywne zarządzanie zasobami.

W praktyce dokumenty te są wykorzystywane do zapisywania przyjęć, wydań oraz przesunięć towarów. Dzięki nim możliwe jest tworzenie szczegółowych raportów i analiz dotyczących ruchu towarowego, co wspiera podejmowanie decyzji zarówno operacyjnych, jak i strategicznych w firmie. Prawidłowy obieg dokumentacji magazynowej gwarantuje spójność informacji o operacjach magazynowych.

Dokumenty przychodowe służą do rejestrowania wszelkich operacji związanych z przyjęciem towarów do magazynu. Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) dokumentuje dostawy od zewnętrznych kontrahentów, najczęściej związane z zakupem towarów lub materiałów. Umożliwia to kontrolowanie ilości, wartości oraz terminów dostaw, co ma bezpośredni wpływ na planowanie dalszych działań zakupowych i stanów magazynowych.

Z kolei Przyjęcie Wewnętrzne (PW) odnosi się do sytuacji, gdy towary trafiają do magazynu w wyniku procesów wewnętrznych – na przykład po zakończeniu produkcji, przeniesieniu z innego działu lub zwrocie nadwyżek. Ewidencjonowanie PW pozwala zachować przejrzystość przepływu zasobów wewnątrz firmy i lepiej zarządzać wewnętrzną gospodarką materiałową.

Dokumenty rozchodowe służą do rejestrowania operacji, w których towary opuszczają magazyn. Wydanie Zewnętrzne (WZ) wykorzystywane jest przy sprzedaży lub przekazaniu towarów klientom – dokument ten zawiera informacje o ilości, asortymencie oraz dacie wydania, co pozwala zachować porządek w ewidencji i kontrolować realizację zamówień.

Rozchód Wewnętrzny (RW) dokumentuje zużycie materiałów lub towarów wewnątrz firmy, najczęściej w kontekście produkcji, testów, konserwacji lub innych działań operacyjnych. Tego typu zapis pozwala śledzić, jak zasoby są wykorzystywane w ramach wewnętrznych procesów.

Uzupełnieniem tej grupy są dokumenty Międzymagazynowe (MM), które ewidencjonują przesunięcia towarów między różnymi lokalizacjami magazynowymi w ramach firmy. Pozwalają one na sprawne zarządzanie zapasami rozproszonymi geograficznie i wspierają optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów.

Firmy, które prowadzą gospodarkę magazynową, muszą być przygotowane na obowiązek generowania dokumentu JPK_MAG – elektronicznego zestawienia operacji magazynowych zgodnego z wymogami Ministerstwa Finansów. Plik ten obejmuje szczegółowe dane dotyczące dokumentów przyjęć i wydań (PZ, WZ, PW, RW, MM) oraz stanów towarów i służy do celów kontrolnych. Aby prawidłowo przygotować JPK_MAG niezbędny jest system, który automatycznie rejestruje wszystkie ruchy magazynowe i pozwala na ich eksport w wymaganym formacie. Tylko spójna i kompletna ewidencja pozwala zachować zgodność z przepisami.

Program do faktur Streamsoft Firmino umożliwia wygodną obsługę wszystkich typów dokumentów magazynowych, takich jak PZ, PW, WZ, RW i MM. Dzięki temu możesz kompleksowo zarządzać ruchem towarów – od przyjęcia do magazynu, przez wydania i przesunięcia, aż po rozchody wewnętrzne. Automatyzacja tych procesów wspiera codzienną pracę i zapewnia zgodność z wymaganiami, w tym generowanie pliku JPK_MAG.

Załóż darmowe konto i przetestuj możliwości Streamsoft Firmino przez 30 dni bez opłat.