Jak prawidłowo opisać towar lub usługę na fakturze VAT? Poznaj zasady!

Na mocy art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT faktura powinna zawierać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, zatem ustawodawca wskazuje wprost, że nazwa towaru lub usługi jest obligatoryjnym elementem faktury VAT. Żaden przepis nie precyzuje natomiast sposobu formułowania tego opisu, jak bardzo szczegółowa powinna być nazwa towaru lub usługi na fakturze i co powinno znaleźć się w tej nazwie. W rezultacie ciężar starannego i wyczerpującego określenia przedmiotu sprzedaży spoczywa na sprzedawcy, który powinien prawidłowo opisać towar lub usługę w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

Należy przy tym podkreślić, że ustawa o VAT przewiduje różne stawki VAT w zależności od rodzaju sprzedawanych towarów lub usług, zatem precyzyjny opis towaru lub usługi, będących przedmiotem transakcji jest niezwykle istotny również z punktu widzenia przyporządkowania właściwej stawki do danej czynności, a w konsekwencji poprawnego rozliczenia podatku należnego po stronie sprzedawcy oraz bezpiecznego odliczenia podatku naliczonego po stronie nabywcy. Funkcję, jaką pełni nazwa towaru lub usługi zawarta na fakturze VAT jest więc jednoznaczna – faktura ma dokumentować rzeczywistą czynność i umożliwiać identyfikację  towaru lub usługi będących przedmiotem obrotu gospodarczego. Na podstawie podanej w treści faktury nazwy towaru lub usługi powinno dać się w sposób bezsporny wskazać przedmiot opodatkowania oraz przyporządkować właściwą stawkę VAT.

Praktyka interpretacyjna od lat podkreśla, że opis powinien być zgodny z faktycznie dostarczonym towarem lub wykonaną usługą i na tyle precyzyjny, by można było określić indywidualnie zakupiony towar lub usługę i prawidłowo ustalić stawkę i kwotę podatku.

Fragment interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB3-1.4012.210.2021.1.IK z dnia 10 czerwca 2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

„Faktura taka powinna zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. Żaden przepis nie definiuje jak konkretnie powinna wyglądać nazwa. Jednakże nazwa powinna być tak skonstruowana, aby można było na jej podstawie dokładnie określić indywidualnie zakupiony towar lub usługę i prawidłowo ustalić stawkę i kwotę podatku. Zapis ma umożliwiać identyfikację zakupionego towaru lub usługi i odzwierciedlać faktyczne zdarzenie”.

Im szersza i bardziej zróżnicowana grupa asortymentowa, tym większa potrzeba doprecyzowania nazwy, tak aby nie było wątpliwości co do charakteru towaru lub usługi. W szczególności przy usługach akcentuje się konieczność wskazania ich zakresu i charakteru, bardzo ogólne formuły nie realizują celu przepisu. Po stronie sprzedawcy ciąży obowiązek opisania na fakturze każdego towaru lub każdej usługi i podania nazwy zgodnej z rzeczywistym przedmiotem sprzedaży, przy czym powiązanie tej nazwy z ceną ma umożliwiać indywidualne, jednoznaczne określenie rodzaju sprzedanego towaru lub usługi.

Fragment interpretacji indywidualnej sygn. 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW z dnia  z 22 maja 2017 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

„(…) sprzedawca jest obowiązany opisać na fakturze każdy towar (usługę) i podać jego nazwę. Umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi). (…) Im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jego prawidłowej identyfikacji. (…) usługodawca, dokumentując wyświadczoną usługę, powinien podać taką nazwę usługi, by użyta nazwa była, co do istoty zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży świadczeniem. Nazwa usługi na fakturze powinna być tak skonstruowana, aby nabywca na tej podstawie w połączeniu z ceną mógł dokładnie określić, jakiego rodzaju usługę zakupił”.

Najczęstszym błędem w formułowaniu nazwy towaru lub usługi na fakturze są nazwy zbyt ogólne. Określenia typu „materiały budowlane”, „odzież”, „części zamienne”, „towary handlowe”, „usługi serwisowe”, „usługi szkoleniowe” czy „pakiet usług” nie pozwalają rozpoznać, co dokładnie było przedmiotem sprzedaży i jaką stawkę VAT należy zastosować. Takie ogólne nazewnictwo rodzi nieporozumienia na etapie weryfikacji dokumentów, zarówno w strukturach wewnętrznych sprzedawcy, jak i po stronie nabywcy, a także podczas kontroli podatkowej.

Zamiast „akcesoria kuchenne” można wskazać „zestaw garnków stalowych 5-el., model X” albo „patelnia aluminiowa 28 cm, seria Y”. Krótkie doprecyzowanie (rodzaj, model/seria, rozmiar) pozwala przypisać właściwą stawkę i powiązać cenę z konkretnym towarem.

Zamiast sformułowania „sprzęt elektroniczny”, które nie identyfikuje przedmiotu transakcji i nie pozwala ocenić stawki podatku VAT w zróżnicowanym asortymencie sklepu, można wpisać „telewizor 55”, model X, LED”, gdzie wskazanie rodzaju i modelu odróżnia towar w obrębie grupy i pozwala powiązać cenę z konkretnym towarem.

Zamiast ogólnego sformułowania „usługi szkoleniowe” można wpisać np. „szkolenie BHP – kurs podstawowy, 1 dzień, 12.08.2025”. Taki opis jest zwięzły, ale wystarczająco precyzyjny: wskazuje rodzaj świadczenia, jego charakter i okres realizacji. Dopuszczalne jest również wpisanie w nazwie usługi „szkolenie BHP”, nazwa jest zwięzła, ale konkretna i wystarczająca, ponieważ w sposób jednoznaczny identyfikuje rodzaj usługi i pozwana na przyporządkowanie właściwej stawki podatku VAT. Obie wersje są prawidłowe, o ile odzwierciedlają rzeczywistość i nie rodzą wątpliwości, jeżeli jednak przedsiębiorca oferuje różne warianty szkolenia (tematyka/poziom/czas trwania) mogące wpływać na identyfikację świadczenia, to opis należy odpowiednio rozwinąć w celu uniknięcia nieporozumień.

Zamiast „usługa serwisowa”, można wpisać „serwis urządzeń biurowych – przegląd i wymiana materiałów eksploatacyjnych”.

Określając nazwę towaru lub usługi nie należy również popadać w drugą skrajność – ze zbyt ogólnej nazwy w zbyt szczegółową i przesadnie drobiazgową. Zbyt rozbudowane, „techniczne” nazwy nie są potrzebne — celem nie jest przeniesienie całej specyfikacji na fakturę, lecz jednoznaczna identyfikacja przedmiotu sprzedaży. Opis powinien odróżniać towar/usługę od innych w ofercie i pozwalać przypisać właściwą stawkę VAT, ale pozostać zwięzły i czytelny. Zbyt długie nazwy rozciągające się na kilka linijek utrudniają weryfikację dokumentu i obniżają jego przejrzystość. W praktyce właściwy poziom szczegółowości to taki, który umożliwia jednoznaczną identyfikację towaru lub usługi oraz przyporządkowanie prawidłowej stawki VAT, bez zbędnej szczegółowości. Jeżeli dana cecha wpływa na stawkę albo odróżnia towar/usługę od innych, warto ją wskazać (model, odmiana,, wariant, zakres, okres), jeżeli nie – wystarczy precyzyjna nazwa rodzajowa.

Zamiast „Wdrożenie systemu CRM: analiza procesów, konfiguracja modułów A–F, migracja danych z trzech źródeł, szkolenia użytkowników (2 × 6 h), wsparcie powdrożeniowe 30 dni” wystarczy „Wdrożenie CRM – pakiet standard, 24 h, 09.2025”. Pierwsza wersja jest nadmiernie szczegółowa, a druga krótko i precyzyjnie wskazuje rodzaj, wariant i zakres prac, co w pełni wystarcza do identyfikacji usługi na fakturze.

Kolejnym błędem popełnianym przez przedsiębiorców w zakresie nazewnictwa towarów lub usług w treści faktur są opisy odsyłające do innych dokumentów, bez wskazania rodzaju sprzedanych towarów bądź usług. Sformułowania typu „usługa zgodnie z umową”, „sprzedaż wg zamówienia” czy „dostawa wg umowy” nie spełniają wymogu, ponieważ nie wskazują, co było przedmiotem sprzedaży. Należy pamiętać, że bezpośrednio z faktury powinno jednoznacznie wynikać, jakie towary lub usługi są przedmiotem danej transakcji, a identyfikacja przedmiotu nie może zależeć od sięgania do umowy czy zamówienia. Nazwa towaru/usługi każdorazowo powinna znaleźć się na fakturze, nie ma natomiast przeciwwskazań, aby zamieścić dodatkową adnotację odwołującą do konkretnej umowy czy zamówienia, o ile ma ona charakter wyłącznie pomocniczy i nie zastępuje opisu znajdującego się na fakturze.

Zamiast „usługa zgodnie z umową nr 7/2025” należy podać konkretną nazwę usługi, umożliwiającą jednoznaczną identyfikację, co było przedmiotem sprzedaży np. „konserwacja instalacji HVAC w budynku A – przegląd”.

Kolejna kategoria błędów w zakresie nazwy towaru lub usługi to nazwy niezgodne z rzeczywistością, czyli opis, który nie odpowiada faktycznie dostarczonemu towarowi lub  wykonanej usłudze.

Na fakturze wpisano „usługa szkoleniowa”, podczas gdy faktycznie dokonano „wynajmu sali konferencyjnej na 8 godzin”; albo wskazano „laptop o parametrach X″”, gdy dostarczono „tablet o paramentrach Y”. Nazwa musi odzwierciedlać rzeczywisty przedmiot dostawy/usługi.

Podsumowując: opis towaru lub usługi musi być zgodny z rzeczywistością, a także umożliwiać jednoznaczną identyfikację przedmiotu sprzedaży i przyporządkowanie właściwej stawki VAT. Dlatego zamiast ogólników i odesłań do umów, należy zwięźle wskazać dokładny rodzaj i istotne cechy odróżniające dany towar lub usługę od innych w ramach oferty. Sposób identyfikowania towarów i usług powinien być dostosowany do profilu asortymentowego przedsiębiorcy – im większa różnorodność i złożoność oferty, tym większa potrzeba doprecyzowania nazwy towaru / usługi na fakturze. Dzięki temu faktura jednoznacznie wskazuje, co było przedmiotem dostawy towarów bądź świadczenia usług, a także ogranicza ryzyko sporów, korekt i zapewnia przejrzystość rozliczeń po obu stronach transakcji. Nieprecyzyjna nazwa to ryzyko zakwestionowania prawidłowości rozliczeń zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy, przejawiającej się w konieczności skorygowania faktury, pliku JPK_V7, dopłaty podatku VAT wraz z odsetkami, a w określonych sytuacjach wskazanych w przepisach, mogą grozić dodatkowe sankcje oraz odpowiedzialność karno-skarbowa. W obrocie gospodarczym skutkiem nieprawidłowej nazwy towaru lub usługi może być odrzucenie dokumentu przez kontrahenta, wstrzymanie płatności do czasu wystawienia faktury korygującej, a także pogorszenie relacji handlowych.

Warto korzystać z programu do faktur, który ułatwia prawidłowe opisywanie towarów i usług, minimalizując ryzyko błędów oraz przyspieszając proces wystawiania dokumentów.