Faktura na osobę fizyczną bez NIP (faktura imienna) - co musisz wiedzieć?

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co do zasady powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, a dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest paragon fiskalny. Paragon fiskalny potwierdzający dokonaną transakcje, sprzedawca obowiązkowo przekazuje klientowi. Obowiązujące przepisy dopuszczają jednak szereg zwolnień z kasy fiskalnej, z których podatnicy mogą skorzystać po spełnieniu odpowiednich warunków (np. zwolnienie podmiotowe z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej ze względu na limit obrotów do 20.000 zł w skali roku lub zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dla podatników dokonujących sprzedaży wysyłkowej przy płatnościach za pośrednictwem rachunku bankowego).

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z kasy fiskalnej, dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych (konsumentów) sprzedaż towarów lub usług dokumentują na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna być zbroszurowana, kolejne strony powinny zostać ponumerowane i zawierać następujące dane:

• liczbę porządkową kolejnych wpisów,
• datę uzyskania przychodu,
• kwotę przychodu
• podsumowanie przychodów z danego dnia.

Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), nie wymaga od sprzedawcy dokumentowania za pomocą faktury. Jednak osoba prywatna, dokonując nabycia towarów lub usług, może poprosić sprzedawcę (przedsiębiorcę) o wystawienie faktury imiennej, niezależnie od tego czy sprzedaż została przez niego zaewidencjonowana na kasie fiskalnej czy udokumentowana na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Wystawienie faktury na osobę fizyczną bez NIP jest jak najbardziej dopuszczalne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Co więcej, wystawienie takiej faktury na żądanie klienta jest obligatoryjne, gdy osoba prywatna poprosi o fakturę w odpowiednim terminie, czyli najpóźniej do 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Faktura na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta) jest wystawiana na żądanie nabywcy. Sprzedawca może wystawić taki dokument w dowolnej formie – papierowej, elektronicznej albo ustrukturyzowanej (za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur). Obowiązek wystawienia faktury na żądanie konsumenta wynika z przepisów ustawy o VAT (art. 106b ust. 3) i kluczowy jest tutaj termin zgłoszenia tego żądania przez nabywcę towarów lub usług. Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dla osoby prywatnej, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W razie, gdy konsument poprosi sprzedawcę o wystawienie faktury imiennej po upływie tego terminu, sprzedawca może w dalszym ciągu ją wystawić na zasadzie dobrowolności.

Na mocy art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, sprzedawca wystawia fakturę imienną bez NIP w terminie:

• do 15-tego dnia kolejnego miesiąca, w przypadku gdy zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty,
• nie później niż do 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Jeżeli faktura dla osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej została wystawiona do paragonu fiskalnego, to co do zasady do egzemplarza faktury pozostającego u przedsiębiorcy, dołącza się wówczas paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży. Zgodnie bowiem z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo

2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Faktura na osobę fizyczną bez NIP to oficjalny dokument księgowy wystawiany przez przedsiębiorcę dokonującego sprzedaży towarów lub usług na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, stanowiący podstawę dokonania transakcji. Zatem na fakturze imiennej powinny znaleźć się analogiczne same informacje, jak na fakturze dokumentującej sprzedaż na rzecz innego przedsiębiorcy, z tą różnicą że faktura imienna nie zawiera numeru NIP nabywcy. Obowiązkowe elementy faktury określone zostały w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Na fakturze imiennej muszą znaleźć się następujące dane:

• data wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• pełne dane sprzedawcy (nazwa firmy, numer NIP i adres);
• dane nabywcy (dane osobowe oraz adres, które pozwolą na jego identyfikację);
• informacje o przedmiocie transakcji:

-nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,

-miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

• informacje o kwotach transakcji:

– cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

– kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

– stawka podatku,

– suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

– kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

– kwota należności ogółem.

Faktura wystawiona dla osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta) nie zawiera natomiast NIP nabywcy i nie musi też zawierać numeru PESEL nabywcy. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.32.2021.3.JM z dnia 7 maja 2021 roku. Fragment uzasadnienia interpretacji: „(…) skoro nabywca w momencie sprzedaży nie podaje Wnioskodawcy informacji o tym, że działa jako podatnik i nie podaje do danej transakcji numeru NIP, to wystawiony paragon nie zawiera również NIP nabywcy. W takiej sytuacji Wnioskodawca będzie uprawniony do wystawienia (również bez żądania nabywcy, o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy) faktury przekazując wyłącznie ten dokument nabywcy i zachowując w dokumentacji wydrukowany paragon dotyczący tej sprzedaży (art. 106h ust. 1 ustawy), przy czym, wystawiona faktura również nie będzie zawierała NIP. Wystawienie faktury bez NIP nabywcy będzie prawidłowe, jeżeli zostaną zawarte inne informacje, jak dane osobowe oraz adres, które pozwolą na identyfikację nabywcy. Należy zaznaczyć również, że nie ma obowiązku w takim przypadku podawania numeru PESEL”.

Zatem przedsiębiorca wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż towarów lub świadczenie usług dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku zamieszczania na niej numeru PESEL nabywcy.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku kwotę 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym dla najmniejszych podmiotów, których transakcje są potwierdzane fakturami o łącznej wartości sprzedaży do 10.000 zł miesięcznie, przewidziano dodatkowe odroczenie obowiązkowego KSeF do 1 stycznia 2027 roku.

Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli tzw. faktur imiennych. Z uwagi jednak na to, że osoby prywatne nie posiadają dostępu do indywidualnego konta w KSeF (ze względu na brak zarejestrowanej działalności gospodarczej i tym samym brak numeru NIP), przekazanie faktury dla osoby prywatnej wystawionej w KSeF odbywa się poprzez przekazanie nabywcy numeru KSeF faktury, dzięki czemu osoba prywatna na rzecz której wystawiono fakturę ustrukturyzowaną będzie mogła pobrać ją w trybie anonimowego dostępu z Aplikacji Podatnika KSeF.  Wpisując jedynie numer KSeF faktury, aplikacja daje możliwość podglądu faktury bez konieczności logowania. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury dla osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) w Krajowym Systemie e-Faktur i przekazywać numer KSeF faktury nabywcy, jednak jak zapowiedziało Ministerstwo Finansów, będzie się to odbywać na zasadzie dobrowolności. Oznacza to, że fakturę imienną na rzecz osoby prywatnej w dalszym ciągu będzie można wystawić w dowolnej postaci, a więc również elektronicznie czy papierowo.

Na stronie rządowej https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ zamieszczono pytania i odpowiedzi dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Na pytanie czy faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu towarów lub usług na użytek prywatny będą wyłączone z obowiązkowego KSeF MF udzieliło następującej odpowiedzi: „Temat faktur konsumenckich (dotyczący także sytuacji, gdy zakupu dokonuje podmiot prowadzący działalność, ale zakup następuje na cele prywatne) był przedmiotem dyskusji podczas przeprowadzonych prekonsultacji w dniu 18 lipca 2024 r. W wyniku zgłoszonych opinii, w udostępnionym do konsultacji projekcie zaproponowano, aby faktury B2C były przesyłane do KSeF fakultatywnie”.

Brak objęcia obowiązkiem wystawiania w KSeF faktur na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) ma na celu uniknięcie komplikacji, ponieważ konsumenci nie mają dostępu do KSeF i mogą nie wiedzieć w jaki sposób pobrać fakturę wystawioną w KSeF bez konieczności logowania.