Dlaczego Excel to nienajlepszy pomysł na fakturowanie w dobie KSeF?

Największym wyzwaniem związanym z ręcznym tworzeniem faktur w programie Excel są drobne pomyłki, które mogą prowadzić np. do niezgodności z przepisami VAT.

Brak automatycznego numerowania faktur czy oznaczania dat wystawienia dokumentów sprawia, że wyzwaniem jest kontrolowanie poprawności informacji na fakturach. Ponadto w programie Excel brakuje funkcji sprawdzania danych kontrahentów, takich jak NIP. Znacznie wydłuża to proces weryfikacji danych. Dobrze więc rozważyć inne rozwiązania, które dzięki bogatej funkcjonalności gwarantują, że proces fakturowania przebiega sprawnie i zawsze w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Programy do fakturowania znacznie różnią się od Excela. Narzędzia do faktur oferują gotowe szablony, które można personalizować. Upraszcza to tworzenie profesjonalnych dokumentów. Dzięki automatyzacji obliczeń VAT i numeracji procesy przebiegają szybciej i sprawniej. Ponadto, programy tej klasy umożliwiają cykliczne wystawianie faktur oraz automatyzują  proces aktualizacji danych kontrahentów, co minimalizuje ryzyko nieścisłości.

Profesjonalne programy do fakturowania oferują szeroki wybór rodzajów dokumentów, m.in:  faktura VAT, faktura VAT OSS, faktura marża, faktura eksportowa, faktura konsumencka itd. Ponadto użytkownicy mają możliwość personalizacji ich wyglądu – mogą dodać logo, zmieniać kolory oraz układ elementów. Dzięki temu dokumenty można szybko dostosowywać do specyficznych potrzeb firmy, co usprawnia proces fakturowania. Ponadto systemy te umożliwiają obsługę dokumentów w wielu językach i walutach.

Korzystanie z programów do fakturowania znacznie usprawnia procesy księgowe. Dzięki automatycznemu obliczaniu VAT, użytkownicy zyskują pewność, że wyniki są poprawne. Programy tej klasy umożliwiają także automatyczne nadawanie numerów fakturom. Co więcej, funkcja fakturowania cyklicznego pozwala na regularne wystawianie faktur dla stałych klientów, co nie tylko oszczędza czas, ale również minimalizuje prawdopodobieństwo przeoczenia płatności.

Monitorowanie terminów płatności z programem do fakturowania umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień o należnościach, co zwiększa szansę na terminową płatność. Systemy generują szczegółowe raporty finansowe, które ilustrują bieżący stan płatności, pozwalając na szybkie działanie w przypadku zaległości. Z kolei dzięki integracji z modułami CRM i Księgowość Online wszystkie transakcje można śledzić w jednym miejscu. Upraszcza to zarządzanie finansami przedsiębiorstwa.

Excel w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które musi zostać dostosowane do nowych wymagań prawnych. KSeF wymaga, żeby faktury elektroniczne były wystawiane w formacie XML i integrowane z centralnym rejestrem. W praktyce oznacza to, że firmy muszą generować poprawne pliki JPK_FA. Warto jednak wiedzieć, że Excel w standardzie nie jest przystosowany do obsługi takich procesów, dlatego cyfryzacja dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami stanowi wyzwanie.

Przejście z Excela na dedykowany program do fakturowania to krok, który warto dobrze zaplanować. Na początku należy przeanalizować skalę działalności. Warto zadać sobie pytania: ile faktur wystawiamy? Z jakimi dokumentami pracujemy i jakie są nasze potrzeby w zakresie integracji z innymi systemami, np. księgowymi czy magazynowymi? Istotne jest również uwzględnienie wymogów prawnych, takich jak zgodność z KSeF czy możliwość generowania plików JPK_FA. Dobrze przygotowana migracja pozwala uniknąć przestojów  w obsłudze sprzedaży.

Wybierając program do fakturowania, warto kierować się konkretnymi kryteriami. Funkcjonalność, elastyczność w edytowaniu szablonów dokumentów, automatyzacja w obliczaniu podatków czy obsługa różnych typów faktur –  to główne elementy, na które warto zwrócić uwagę.

Liczy się też bezpieczeństwo danych. Program powinien umożliwiać szyfrowanie informacji, tworzenie kopii zapasowych oraz oferować odpowiednie mechanizmy ochrony przed nieautoryzowanym dostępem. Kolejną zaletą jest możliwość integracji z innymi narzędziami stosowanymi w firmie, co  pozwala na bardziej płynną i zautomatyzowaną obsługę całego procesu sprzedażowego.

Excel, choć popularny, nie spełnia wymagań dot. nowoczesnego fakturowania, zwłaszcza w kontekście współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W przeciwieństwie do Excela dedykowane programy do fakturowania, takie jak Streamsoft Firmino dostarczają odpowiedniego poziomu automatyzacji, są zgodne z KSeF oraz integrują się z systemami księgowymi, zapewniając większą efektywność i wyższy poziom bezpieczeństwa danych.

Poznaj możliwości Streamsoft Firmino i zobacz, jak może wspierać Twoją firmę.