Archiwizacja faktur: jak długo i w jakiej formie przechowywać faktury zgodnie z przepisami?

Zgodnie z polskim prawem faktury VAT należy przechowywać przez minimum 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Przepis dotyczy zarówno faktur w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem, że są one integralne, czytelne i łatwo dostępne. W sytuacjach określonych w art. 70 Ordynacji podatkowej, np. postępowania podatkowego, okres ten może zostać wydłużony. Przechowywanie dokumentów księgowych jest ważne ze względu na kwestię przedawnień zobowiązań podatkowych i ochrony przed ewentualnymi kontrolami skarbowymi.

Faktury można przechowywać w formie papierowej oraz elektronicznej. Dzięki temu firmy mogą dostosować się do wymogów prawnych w najlepszy dla siebie sposób. Jeśli chodzi o dokumenty papierowe, to można chronić je przed nieuprawnionym dostępem w zamykanych szafach lub sejfach. Podobne środki bezpieczeństwa przedsiębiorcy powinni stosować w oddziałach firmy.

Warto zaznaczyć, że coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie faktur w formie cyfrowej  – na serwerach lokalnych czy w chmurze obliczeniowej. To bezpieczne rozwiązanie, ponieważ systemy zarządzania dokumentami (DMS) dostarczają zaawansowanych funkcji, takich jak, tworzenie kopii zapasowych i szyfrowanie danych. Zapewnia to zdalny dostęp do dokumentów. Tego typu narzędzia są szczególnie przydatne w większych firmach, które obsługują duży wolumen dokumentów.

Skuteczna archiwizacja faktur w firmie wymaga systematycznego podejścia. Dokumenty papierowe najlepiej przechowywać w segregatorach lub teczkach z odpowiednimi etykietami, bo dzięki temu można je szybko odnaleźć. Z kolei faktury elektroniczne należy skanować  i przechowywać wraz z metadanymi. Kluczowe jest wdrożenie procedur digitalizacji oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Dobrze też ustalić zgodny z obowiązującymi przepisami harmonogram dot. gromadzenia i niszczenia dokumentów.

Jeśli firma obsługuje duże zbiory dokumentów, pomocnym rozwiązaniem jest outsourcing archiwizacji. W tym celu należy nawiązać współpracę z certyfikowanymi usługodawcami, którzy spełniają normy ISO 27001/9001 i gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa informacji. Dzięki temu firma może sprawnie zarządzać dokumentacją, jednocześnie spełniając wymogi prawne dot. archiwizacji faktur i innych dokumentów księgowych.

Ponadto system archiwizacji powinien być ciągle monitorowany, a stan dokumentacji na bieżąco weryfikowany. Umożliwia to systematyczne wprowadzanie koniecznych zmian. Zaleca się też wdrożenie nowoczesnych narzędzi do zarządzania dokumentami, które skutecznie chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem, jednocześnie zapewniając im integralność treści.