Czynny żal

Czynny żal to instytucja pozwalająca na uniknięcie odpowiedzialności karnej skarbowej przez osobę, która naruszyła przepisy podatkowe lub celne i polega na dobrowolnym przyznaniu się do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego przed wykryciem uchybienia przez urząd. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 ustawy kodeks karny skarbowy nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Czynny żal to zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego składane organowi powołanemu do ścigania, a więc np. naczelnikowi urzędu skarbowego lub naczelnikowi urzędu celno-skarbowego. W zawiadomieniu tym należy opisać dokładnie wszystkie istotne okoliczności popełnienia czynu zabronionego, w szczególności takie jak: na czym polegało naruszenie, kiedy zostało popełnione, kto brał w nim udział, a także wskazać wszelkie osoby współdziałające w jego popełnieniu. Dzięki temu sprawca może uniknąć kary, jeśli spełni określone warunki i wypełni ciążące na nim obowiązki, w tym złoży deklaracje podatkowe i ureguluje pełną kwotę wymagalnej należności publicznoprawnej (podatku), uszczuplonej w wyniku przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego wraz z należnymi odsetkami.

Oznacza to, że instytucja czynnego żalu może ochronić przedsiębiorcę przed karą, jednak nie zwalnia go z m.in. z obowiązku uregulowania powstałych zaległości wraz z należnymi odsetkami za zwłokę od zaległości podatkowych.

Z czynnego żalu może skorzystać osoba, która dopuściła się naruszenia przepisów podatkowych lub celnych czyli tzw. sprawca czynu zabronionego. Czynny żal powinien złożyć ten, kto rzeczywiście popełnił czyn zabroniony. Może to być podatnik, członek zarządu, wspólnik spółki osobowej, księgowy lub inna osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi i finansowymi firmy. Jeśli uchybienie powstało z winy biura rachunkowego, to czynny żal składa biuro rachunkowe, a jeśli za powstanie uchybienia odpowiada zarząd spółki, czynny żal powinni podpisać wszyscy odpowiedzialni za uchybienia członkowie zarządu. Należy pamiętać, że czynny żal będzie skuteczny wyłącznie wtedy, gdy zostanie złożony przed wykryciem czynu zabronionego przez organ podatkowy lub przed podjęciem przez organy ścigania czynności zmierzających do ujawnienia danego przestępstwa lub wykroczenia  (np. kontroli, czynności sprawdzających).
Wyjątkowo można złożyć czynny żal po rozpoczęciu czynności, ale tylko jeśli działania organu nie dostarczyły podstaw do wszczęcia postępowania. Wyjątkowo czynny żal można złożyć po rozpoczęciu czynności przez organ ścigania, jeśli czynności te nie dostarczyły podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony.

Z czynnego żalu można skorzystać w szczególności w następujących sytuacjach:

• niezłożenie deklaracji lub zeznania podatkowego w terminie,
• nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• nierzetelne wystawianie faktur,
• niezapłacenie lub zapłacenie w nieprawidłowej wysokości podatku PIT, CIT lub VAT,
• bezprawne stosowanie obniżonych stawek VAT lub zwolnienia z VAT,
• wyłudzenie zwrotu podatku,
• zatajenie przed organem podatkowym rzeczywistych rozmiarów prowadzonej działalności gospodarczej,

wyłudzenie zwrotu należności celnej lub pozwolenia celnego.

Zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy kodeks karny skarbowy, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca czynu zabronionego dotyczącego złożenia deklaracji lub przesłania księgi, jeżeli po jego popełnieniu została złożona organowi podatkowemu prawnie skuteczna korekta deklaracji lub księgi dotycząca obowiązku, którego nieprawidłowe wykonanie stanowi ten czyn zabroniony. Przy czym jeżeli w związku z czynem zabronionym nastąpiło uszczuplenie należności publicznoprawnej, przepis ten stosuje się tylko wtedy, gdy należność ta została uiszczona niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie wyznaczonym przez finansowy organ postępowania przygotowawczego. Przepisu nie stosuje się natomiast w sytuacji, gdy przed złożeniem korekty deklaracji lub księgi wszczęto postępowanie przygotowawcze o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe lub ujawniono w toku toczącego się postępowania przygotowawczego to przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Zatem złożenie czynnego żalu nie jest konieczne w przypadku składania korekty deklaracji podatkowej, jeśli są spełnione warunki z art. 16a Kodeksu karnego skarbowego, czyli korekta następuje przed wszczęciem postępowania przygotowawczego i następuje zapłata uszczuplonej należności publicznoprawnej wraz z odsetkami za zwłokę. Natomiast w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie złoży w ogóle deklaracji podatkowej przed upływem ustawowego terminu, to w celu uniknięcia kary powinien złożyć czynny żal do urzędu skarbowego, co powinno nastąpić zanim organ podatkowy wezwie przedsiębiorcę do złożenia wyjaśnień.

Należy pamiętać, że nie w każdej sytuacji złożenie czynnego żalu pozwala uniknąć odpowiedzialności za popełnione przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Przepisy kodeksu karnego skarbowego przewidują przypadki, w których instytucja ta nie znajduje zastosowania lub zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego będzie nieskuteczne. Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy kodeks karny skarbowy zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli zostało złożone:

1) w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego;

2) po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej, w szczególności przeszukania, czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony.

Dodatkowo możliwość skorzystania z instytucji czynnego żalu została  wyłączona w odniesieniu do osób wymienionych w art. 16 ust. 6 ustawy kodeks karny skarbowy, zgodnie z którym przepisu ust. 1 nie stosuje się wobec sprawcy, który:

1) kierował wykonaniem ujawnionego czynu zabronionego;

2) wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, polecił jej wykonanie ujawnionego czynu zabronionego;

3) zorganizował grupę albo związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego albo taką grupą lub związkiem kierował, chyba że zawiadomienia, o którym mowa w § 1, dokonał ze wszystkimi członkami grupy lub związku;

4) nakłaniał inną osobę do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego w celu skierowania przeciwko niej postępowania o ten czyn zabroniony.

Zatem nie można skorzystać z czynnego żalu, jeśli:

• organ podatkowy udokumentował już popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego i sprawca został wezwany w związku z popełnionym czynem zabronionym,
• rozpoczęto postępowanie kontrolne,
• sprawca nakłaniał inną osobę do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego,
• sprawca zorganizował grupę mającą na celu popełnienie przestępstwa skarbowego.

Czynny żal należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego właściwego w danej sprawie. W przypadku wyboru niewłaściwego urzędu, do którego należało złożyć czynny żal, urząd przesyła zawiadomienie o popełnionym czynie zabronionym do właściwego organu.

Czynny żal można złożyć:

• osobiście, podczas wizyty w urzędzie,
• listownie – wysyłając pismo na adres właściwego urzędu skarbowego,
• przedstawić ustnie do protokołu,
• elektronicznie – przez e-Deklaracje.

Czynny żal w formie papierowej musi być podpisany własnoręcznie przez sprawcę czynu zabronionego. Pismo podpisane przez pełnomocnika nie jest skuteczne (niezależnie od rodzaju i zakresu udzielonego mu pełnomocnictwa). Co więcej czynny żal podpisany przez pełnomocnika może zostać potraktowany jako donos osoby trzeciej o dokonaniu przez podatnika przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, a nie za dobrowolne przyznanie się sprawcy do popełnienia czynu zabronionego.

W przypadku składania czynnego żalu w formie elektronicznej, podatnik może wysłać pismo ogólne na skrzynkę e-PUAP właściwego urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego lub przez platformę e-Urząd Skarbowy. Należy pamiętać, że pismo złożone przez internet musi być podpisane podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym.

Nie ma określonego terminu na złożenie czynnego żalu, ale powinien on nastąpić jak najszybciej po ujawnieniu uchybienia i zanim organ rozpocznie działania wyjaśniające. Złożenie czynnego żalu jest bezpłatne.

Czynny żal nie ma urzędowego wzoru ani formularza – wystarczy własnoręcznie napisane pismo. W zawiadomieniu powinny znaleźć się następujące elementy:

• data i miejsce sporządzenia,
• dane osoby składającej zawiadomienie (sprawcy czynu zabronionego),
• adresata (np. naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ),
• tytuł pisma, np. „Zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa skarbowego” lub „Zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia skarbowego” lub „Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego”,
• szczegółowy opis popełnionego czynu zabronionego i jego okoliczności (na czym polegał, kiedy został popełniony itd.),
• ewentualne wskazanie osób, które miały związek z popełnionym czynem zabronionym,
• informacja o naprawieniu uchybienia (np. zapłata zaległego podatku, złożenie deklaracji) lub zobowiązanie się do jego naprawienia w określonym terminie,
• podpis sprawcy.

Przykład czynnego żalu:

[data, miejscowość]

Naczelnik Urzędu Skarbowego w [miasto]

Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego

Na podstawie art. 16 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633) zawiadamiam o popełnieniu przeze mnie czynu zabronionego polegającego na tym, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie złożyłem deklaracji VAT-7M za czerwiec 2025 roku w terminie do 20-stego lipca 2025 roku. Brak złożenia deklaracji podatkowej wynikał z przeoczenia terminu wynikającego z natłoku innych obowiązków służbowych. Równocześnie oświadczam, że przy popełnieniu wyżej wymienionego czynu nie współdziałałem z innymi osobami. Wraz z niniejszym pismem składam brakującą deklarację VAT-7M za czerwiec 2025 roku i informuję, że zaległość podatkowa wraz z należnymi odsetkami za zwłokę została uregulowana w dniu [data].

W związku z powyższym wnoszę o odstąpienie od stosowania sankcji przewidzianych w ustawie kodeks karny skarbowy.

Z poważaniem

[imię, nazwisko, podpis]

Organ podatkowy rozpatruje czynny żal, przy czym obowiązujące przepisy nie przewidują terminu na rozpatrzenie czynnego żalu. Należy mieć na uwadze, że informacja o uznaniu czynnego żalu za skuteczny nie jest przekazywana podatnikowi w odrębnym piśmie – świadczy o tym brak nałożenia kary za niedopełnienie obowiązków podatkowych lub obowiązków celnych. W niektórych przypadkach organ może wyznaczyć nowe terminy na realizację obowiązków, których nie dopełniono. Natomiast w przypadku, gdy uznane zostaną okoliczności przewidziane przepisami, czynny żal zostaje uznany za nieskuteczny, a organ wszczyna postępowanie w sprawie o wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie kodeks karny skarbowy.