Czym jest Kilometrówka - ewidencja przebiegu pojazdu?

Jeszcze kilka lat temu ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka, odgrywała istotną rolę w rozliczaniu wydatków związanych z używaniem samochodów w działalności gospodarczej, ponieważ była wykorzystywana do rozliczania wydatków związanych z używaniem prywatnych samochodów przedsiębiorców na potrzeby prowadzonej przez nich działalności.

Po zmianie przepisów wydatki te są rozliczane w wysokości 20% poniesionych wydatków, a kilometrówka nie jest już stosowana w tym zakresie i utraciła swoje dotychczasowe znaczenie. Nie oznacza to jednak, że kilometrówka dla celów podatku dochodowego została zlikwidowana całkowicie.

Obecnie jej znaczenie zostało ograniczone, jednak nadal znajduje zastosowanie w określonych przypadkach, w szczególności przy rozliczaniu wydatków związanych z używaniem prywatnych pojazdów przez pracowników wykonujących obowiązki pracownicze na rzecz przedsiębiorcy.

Na gruncie podatku dochodowego ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka znajduje zastosowanie przede wszystkim wtedy, gdy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych – zarówno w jazdach lokalnych, jak i w podróżach służbowych.

W takiej sytuacji przedsiębiorca będący pracodawcą dokonuje zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu pracownika na potrzeby związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, przy czym zwrot ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem limitów wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem zwrot kosztów ponoszonych przez pracowników z tytułu używania tych pojazdów może stanowić koszt uzyskania przychodów, jednak wyłącznie do wysokości limitu ustalanego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, która jest wykorzystywana do określenia maksymalnej wysokości wydatków podlegających zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Na mocy art. 23 ust. 5 ustawy o PIT przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Wydatki związane z używaniem prywatnych samochodów pracowników, zarówno w jazdach lokalnych, jak i w podróżach służbowych, podlegają limitowaniu. Oznacza to, że do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie kwotę nieprzekraczającą limitu ustalonego na podstawie liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Podstawą ustalenia tego limitu jest właśnie ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla danego samochodu.

Należy przy tym podkreślić, że ograniczenie wynikające z kilometrówki obejmuje wszelkie wydatki związane z używaniem pojazdu, w tym nie tylko koszty paliwa, lecz również inne opłaty związane z eksploatacją, takie jak opłaty za przejazdy autostradą czy parkowanie, o ile są związane z wykorzystaniem pojazdu do celów służbowych.

W tym zakresie zastosowanie mają stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu – określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, które nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:
   • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
   • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2. dla motocykla – 0,69 zł,
3. dla motoroweru – 0,42 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę do ustalenia wysokości należnego pracownikowi zwrotu kosztów, ponieważ pozwala na określenie liczby faktycznie przejechanych kilometrów w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Na tej podstawie ustala się limit zwrotu poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez właściwą stawkę za 1 km przebiegu pojazdu. Prowadzenie kilometrówki leży po stronie pracownika, który dokumentuje przebieg tras odbywanych w celach służbowych, natomiast pracodawca na tej podstawie dokonuje rozliczenia należnego zwrotu kosztów.

W efekcie ewidencja przebiegu pojazdu pełni nie tylko funkcję dowodową, lecz także stanowi podstawowy element ustalenia wysokości wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Na gruncie podatku od towarów i usług ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka dla celów VAT, znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik zamierza skorzystać z pełnego prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

Co do zasady bowiem, w przypadku pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, podatnikowi przysługuje ograniczone prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 50% kwoty VAT wynikającej z faktur dokumentujących wydatki związane z tymi pojazdami.

Na mocy art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Odliczenie pełnej kwoty podatku VAT przez czynnego podatnika VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym jest możliwe tylko po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a sposób jego używania wyklucza wykorzystanie do celów prywatnych,
• pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
• sporządzono regulamin używania samochodu w działalności gospodarczej,
• przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) dla celów podatku VAT.

Zatem możliwość odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości została uzależniona od spełnienia określonych warunków, w szczególności od wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej.

Jednym z elementów potwierdzających spełnienie tego warunku jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która pozwala wykazać, że sposób używania pojazdu wyklucza jego wykorzystanie do celów prywatnych.

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu
   rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
  – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby
  kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia
   ewidencji.

Przy czym na mocy art. 86a ust. 8 ustawy o VAT w przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie
niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

1. jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
2. obejmuje:
   • kolejny numer wpisu,
   • datę i cel udostępnienia pojazdu,
   • stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
   • liczbę przejechanych kilometrów,
   • stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
   • imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Powyższe elementy mają charakter obligatoryjny i muszą zostać uwzględnione w ewidencji przebiegu pojazdu.
Ustawodawca nie określił formy, w jakiej powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, co oznacza, że może być
ona prowadzona w różnej formie, pod warunkiem że zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami. Dopuszczalne jest
zatem prowadzenie ewidencji m.in. w formie wydruków z systemów elektronicznych, w tym systemów GPS.

Ewidencja powinna być prowadzona w sposób rzetelny i szczegółowy, tak aby umożliwiała weryfikację, czy pojazd jest
wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej.W przypadku gdy ewidencja jest prowadzona w sposób wadliwy, w szczególności zawiera niepełne dane, organ podatkowy
może zakwestionować jej wiarygodność i uznać, że pojazd był wykorzystywany również do celów niezwiązanych z
działalnością gospodarczą. W konsekwencji podatnik może utracić prawo do pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków
związanych z tym pojazdem.

Dla zachowania prawidłowości ewidencji istotne jest, aby sposób dokumentowania tras pozwalał na jednoznaczne
odtworzenie przebiegu przejazdów. Dopuszczalne jest przy tym ujmowanie jednego przejazdu w kilku odrębnych wpisach,
o ile z ich treści wynika pełna i spójna informacja o przebiegu trasy.