Jakie są obowiązki wobec urzędu skarbowego po założeniu firmy?

Podstawowym formularzem składanym przez osobę fizyczną zakładającą jednoosobową działalność gospodarczą jest wniosek CEIDG-1. Służy on do rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czyli ogólnopolskim publicznym rejestrze przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Obejmuje on zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wspólników spółek cywilnych będących osobami fizycznymi.

Uzyskanie wpisu do CEIDG oznacza formalne zarejestrowanie działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną w rozumieniu art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Wniosek CEIDG-1 służy nie tylko do rejestracji działalności gospodarczej (wniosek o wpis przedsiębiorcy do CEIDG), lecz także do zmiany danych (wniosek o zmianę wpisu), zawieszenia działalności (wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej), jej wznowienia (wniosek o wznowienie działalności gospodarczej) oraz zakończenia (wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG). Przedsiębiorca składający w 2026 roku wniosek o wpis do CEIDG zakłada podczas rejestracji również adres do e-Doręczeń. Adres ten służy do elektronicznej wymiany korespondencji z urzędami, w tym z urzędem skarbowym, a doręczenie za jego pośrednictwem wywołuje skutki prawne odpowiadające przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Wniosek rejestracyjny CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem do urzędu skarbowego i GUS. Jeżeli przedsiębiorca nie ma jeszcze numerów NIP lub REGON, zostają mu one nadane, a następnie uzupełnione we wpisie. Składając wniosek rejestracyjny CEIDG-1, przedsiębiorca może od razu złożyć oświadczenie o wyborze formy opodatkowania oraz dołączyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Zarówno oświadczenie o wyborze formy opodatkowania, jak i zgłoszenie VAT-R można jednak złożyć odrębnie, z zachowaniem terminów właściwych dla każdego z nich.

We wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 wskazuje się m.in. urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Za pośrednictwem CEIDG przedsiębiorca zgłasza również numery rachunków bankowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Numer firmowego rachunku rozliczeniowego wskazany we wniosku CEIDG-1 trafia następnie do wykazu podatników VAT (tzw. białej listy), jeżeli przedsiębiorca jest zarejestrowany dla celów VAT jako podatnik czynny lub zwolniony, a rachunek został potwierdzony przy wykorzystaniu STIR. Ujęcie rachunku w wykazie umożliwia kontrahentom jego weryfikację przed dokonaniem płatności, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji między przedsiębiorcami. Weryfikacja rachunku na białej liście ogranicza również ryzyko negatywnych konsekwencji podatkowych, które mogą powstać przy zapłacie na rachunek spoza wykazu na rzecz czynnego podatnika VAT, jeżeli jednorazowa wartość transakcji między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł.

W praktyce osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą może złożyć wniosek CEIDG-1 bez podawania numeru rachunku bankowego, jeżeli w chwili rejestracji nie posiada jeszcze konta firmowego. Po jego otwarciu powinna zaktualizować wpis w CEIDG i wskazać numer rachunku. Jeżeli wykorzystuje w działalności kilka rachunków bankowych, powinna zgłosić każdy z nich.

Do firmowego rachunku rozliczeniowego w banku albo imiennego rachunku członka SKOK bank lub SKOK automatycznie i bezpłatnie otwiera rachunek VAT, służący do obsługi płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Jest to specjalne subkonto powiązane z rachunkiem głównym, którego nie trzeba odrębnie zgłaszać w CEIDG.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą co do zasady mają do wyboru trzy formy opodatkowania: skalę podatkową, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W polskim systemie podatkowym jest jeszcze przewidziana karta podatkowa jako forma opodatkowania, jednak jest już dostępna wyłącznie dla przedsiębiorców, którzy kontynuują tę formę z lat poprzednich.

Należy przy tym mieć na uwadze, że skala podatkowa jest podstawową i domyślną formą opodatkowania w Polsce, a podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą zostać wybrane przez przedsiębiorców przy spełnieniu warunków ustawowych.

Przedsiębiorca, który w danym roku podatkowym świadczy usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy odpowiadające czynnościom wykonywanym w tym roku w ramach stosunku pracy, traci w tym roku prawo do podatku liniowego. Ograniczenie to obowiązuje w każdym roku prowadzenia działalności, nie tylko w roku jej rozpoczęcia.

W przypadku ryczałtu podatnik traci prawo do tej formy od dnia uzyskania przychodu ze sprzedaży towarów handlowych lub wyrobów albo ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, jeżeli sprzedaż lub usługi odpowiadają czynnościom wykonywanym przez podatnika w ramach stosunku pracy w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym. Dodatkowo ryczałtu nie mogą stosować m.in. podatnicy prowadzący apteki, działalność kantorową czy handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność nie przewidziano limitu przychodów uprawniającego do ryczałtu. W kolejnych latach obowiązuje natomiast limit przychodów za poprzedni rok wynoszący 2 000 000 euro.

Podstawową formą opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej osoby fizycznej jest skala podatkowa, tj. 12% od podstawy obliczenia podatku do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł. Przy rozliczeniu według skali podatkowej kwota wolna wynosi 30 000 zł, co oznacza, że podatek nalicza się dopiero od nadwyżki ponad tę kwotę. Przy czym należy mieć na uwadze, że dochód z działalności opodatkowanej według skali łączy się z innymi dochodami opodatkowanymi w ten sam sposób, a kwota wolna i próg 120 000 zł odnoszą się do łącznej podstawy obliczenia podatku.

Podatek liniowy wynosi 19% dochodu niezależnie od jego wysokości i nie przewiduje kwoty wolnej od podatku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oblicza się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodów. Jego stawka zależy od rodzaju wykonywanych czynności. Sam kod PKD wskazany w CEIDG nie przesądza o wysokości stawki – decydujący jest rzeczywisty zakres czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę. Jeżeli przedsiębiorca uzyskuje przychody opodatkowane różnymi stawkami, powinien prowadzić ewidencję w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie.

Wybór podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wymaga złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzonego na piśmie oświadczenia, a oświadczenie to można złożyć również za pośrednictwem wniosku o wpis do CEIDG.

W myśl art. 9a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oświadczenie o wyborze podatku liniowego składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik osiągnął pierwszy przychód w roku podatkowym, a jeżeli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu, to do końca tego roku podatkowego.

Natomiast zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oświadczenie o wyborze opodatkowania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na dany rok podatkowy podatnik składa do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód z tego tytułu w roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągnął w grudniu roku podatkowego.

Termin wyboru podatku liniowego i ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest więc taki sam, a jeżeli przedsiębiorca nie wybierze podatku liniowego ani ryczałtu w ustawowym terminie, to jego dochody z działalności są wówczas opodatkowane według skali podatkowej. Opodatkowanie według skali podatkowej następuje z mocy ustawy, a przedsiębiorca, który chce ją stosować, nie musi zawiadamiać o tym urzędu skarbowego. Informację o tej formie może zamieścić we wniosku CEIDG-1, jednak jej wskazanie nie jest warunkiem stosowania skali. Skala podatkowa obowiązuje zawsze wtedy, gdy podatnik skutecznie nie wybrał innej formy opodatkowania.

Dokonany wybór formy opodatkowania dotyczy także lat następnych, dopóki przedsiębiorca w ustawowym terminie nie zawiadomi o rezygnacji albo nie wybierze innej formy. Podatnik kontynuujący działalność może zmienić formę opodatkowania na dany rok na takich samych zasadach, jakie stosuje się przy wyborze formy opodatkowania dla nowo założonej działalności, czyli do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskał pierwszy przychód w tym roku. Jeżeli natomiast pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu, to termin upływa z końcem roku podatkowego.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R można złożyć wraz ze składaniem wniosku CEIDG-1 lub odrębnie. Termin zgłoszenia jako czynny podatnik VAT wynika z art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym złożenie naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R powinno nastąpić przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej VAT. Jednak nie każda osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności gospodarczej musi rejestrować się do VAT.

Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorcy, który będzie rozliczał VAT jako podatnik czynny, a więc takiego, który nie ma prawa do zwolnienia z VAT lub takiego, który rezygnuje z tego zwolnienia. Ustawa o VAT przewiduje dwa rodzaje zwolnień, a mianowicie zwolnienie podmiotowe (do limitu wartości sprzedaży) i przedmiotowe (ze względu na wykonywanie określonych czynności).

Ze zwolnienia podmiotowego przedsiębiorca może zrezygnować. Zwolnienie przedmiotowe obejmuje natomiast określone czynności wskazane w ustawie o VAT lub w rozporządzeniach wydanych na jej podstawie i co do zasady stosuje się je niezależnie od decyzji podatnika. Tylko w przypadkach wyraźnie wskazanych w ustawie podatnik może zrezygnować ze zwolnienia i wybrać opodatkowanie VAT. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje czynności zwolnione przedmiotowo oraz inne czynności niewskazane w tym katalogu, może w odniesieniu do pozostałych czynności stosować zwolnienie podmiotowe, o ile spełnia warunki ustawowe, albo zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i prowadzić sprzedaż mieszaną.

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeżeli przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy – w proporcji do okresu prowadzenia działalności w roku podatkowym – kwoty 240 000 zł. Wynika to z art. 113 ust. 1, 9 i 10 ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli działalność została założona w trakcie roku, to limit oblicza się proporcjonalnie, czyli mnożąc 240 000 zł przez liczbę dni prowadzenia działalności pozostałych do końca roku i dzieląc wynik przez liczbę dni w roku. Jeżeli faktyczna wartość sprzedaży przekroczy tak wyliczoną kwotę, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, w wyniku której przekroczono limit.

Należy jednak mieć na uwadze, że nie każdy przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Wykonywanie niektórych rodzajów czynności pozbawia bowiem prawa do stosowania tego zwolnienia. Wyłączenia te zawarto w art. 113 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług i dotyczą one m.in. podatników świadczących usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem określonych usług doradztwa rolniczego), jubilerskie lub ściągania długów, a także dokonujących dostaw określonych towarów, np. terenów budowlanych, nowych środków transportu czy niektórych towarów sprzedawanych na odległość.

Przedsiębiorcy, którzy nie mają prawa do zwolnienia podmiotowego albo z niego rezygnują i wykonują czynności opodatkowane VAT, składają zgłoszenie VAT-R i rejestrują się jako podatnicy VAT czynni. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT co do zasady nie muszą składać VAT-R, ale mogą to zrobić dobrowolnie, rejestrując się jako podatnicy VAT zwolnieni. W praktyce podatnicy zwolnieni z VAT dokonują rejestracji zwykle w celu uwidocznienia swojego statusu w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście), a tym samym zwiększenia swojej wiarygodności przed kontrahentami.

Przedsiębiorca, który dopełnił obowiązków rejestracyjnych, może prowadzić działalność gospodarczą, ale musi mieć na uwadze, że jako przedsiębiorca ma również szereg obowiązków związanych ze składaniem odpowiednich deklaracji, zapłatą podatków i innymi formalnościami wynikającymi z przepisów.

Podstawą rozliczenia podatku dochodowego jest ewidencja właściwa dla wybranej formy opodatkowania. Podatnik rozliczający się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) albo księgi rachunkowe. PKPiR jest uproszczoną i mniej wymagającą formą ewidencji, dlatego przedsiębiorcy rozpoczynający działalność najczęściej wybierają właśnie ją. W kolejnych latach mogą dobrowolnie przejść na księgi rachunkowe, a po osiągnięciu ustawowego limitu przychodów obowiązek ich prowadzenia powstaje od następnego roku. Obowiązujący limit wynosi 2,5 mln euro. Natomiast przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem prowadzi ewidencję przychodów.

W trakcie roku przedsiębiorca nie składa okresowych deklaracji w podatku dochodowym. Podatnik opodatkowany według skali albo podatkiem liniowym samodzielnie oblicza i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy, natomiast podatnik opodatkowany ryczałtem oblicza i wpłaca ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, bez wezwania urzędu. Termin wpłaty zaliczek na PIT oraz ryczałtu upływa co do zasady 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu albo kwartale, którego wpłata dotyczy.

Co do zasady podatnicy rozpoczynający działalność oraz mali podatnicy mogą wybrać kwartalny sposób wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Kwartalne wpłaty mogą stosować również podatnicy opodatkowani ryczałtem. W przypadku podatników opodatkowanych ryczałtem i kontynuujących działalność kwartalne wpłaty są możliwe, jeżeli ich przychody za poprzedni rok nie przekroczyły równowartości 200 000 euro.

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 44 ust. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zaliczki nie trzeba wpłacać, dopóki podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku, pomniejszony o sumę wpłaconych zaliczek, nie przekracza 1 000 zł. Nie oznacza to umorzenia tej kwoty. Podatek oblicza się narastająco od początku roku, a po przekroczeniu limitu 1000 zł należy wpłacić całą należną kwotę. Zwolnienie to dotyczy zaliczek obliczanych według skali podatkowej oraz podatku liniowego, a więc nie stosuje się go do ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Po zakończeniu roku podatnik składa zeznanie roczne: PIT-36 przy skali podatkowej, PIT-36L przy podatku liniowym albo PIT-28 przy ryczałcie, w terminie do 30 kwietnia roku następnego.

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność może również wybrać kasową metodę rozliczania PIT, polegającą co do zasady na rozpoznawaniu przychodów w dacie uregulowania należności. Z metody kasowej mogą korzystać także podatnicy kontynuujący działalność, jeżeli ich przychody z działalności prowadzonej samodzielnie w roku poprzednim nie przekroczyły 2 000 000 zł. Warunkiem stosowania metody kasowej jest również nieprowadzenie ksiąg rachunkowych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Metodę kasową mogą stosować także podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jednak u nich wpływa ona wyłącznie na moment rozpoznania przychodu, ponieważ przy ryczałcie nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodów.

Metoda kasowa obejmuje wyłącznie przychody z transakcji zawieranych z innymi przedsiębiorcami, udokumentowanych fakturami wystawionymi w ustawowych terminach i wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji faktur dokumentujących przychody rozliczane tą metodą. Metody kasowej nie stosuje się natomiast do przychodów z transakcji z określonymi w ustawie podmiotami powiązanymi i z podmiotami z krajów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, a także do przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przychód nierozliczony wcześniej z powodu braku zapłaty rozpoznaje się jednak najpóźniej z upływem dwóch lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo w dniu likwidacji działalności, co wynika z art. 14c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. U podatników opodatkowanych według skali podatkowej albo podatkiem liniowym metoda kasowa obejmuje również koszty wynikające z transakcji zawieranych z innymi przedsiębiorcami i poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje tę metodę. Koszty te potrąca się w roku uregulowania zobowiązania, jednak nie wcześniej niż w dacie ich poniesienia. Zasady tej nie stosuje się do odpisów amortyzacyjnych, które rozlicza się na zasadach ogólnych.

Podatnik rozpoczynający działalność, który wybiera metodę kasową, składa właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o jej wyborze. Powinien to zrobić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności, a w przypadku rozpoczęcia działalności w grudniu – do końca roku podatkowego. Termin liczy się więc od rozpoczęcia działalności, a nie od pierwszego przychodu. Podatnik, który wybrał metodę kasową, stosuje ją do końca roku podatkowego, a dokonany wybór dotyczy także lat następnych, chyba że w terminie do 20 lutego roku podatkowego podatnik zawiadomi na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z tej metody.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji VAT określa art. 109 ustawy o podatku od towarów i usług, przy czym ich zakres zależy od statusu podatnika. Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy czynny podatnik VAT ma obowiązek prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3. kontrahentów;
4. dowodów sprzedaży i zakupów.

Czynny podatnik VAT ma obowiązek sporządzania i przesyłania co miesiąc pliku JPK_VAT, w terminie do 25. dnia miesiąca następnego. Przy rozliczeniach miesięcznych składa JPK_V7M zawierający część ewidencyjną i deklaracyjną, natomiast przy rozliczeniach kwartalnych JPK_V7K, w którym za dwa pierwsze miesiące kwartału przesyła się samą część ewidencyjną, a za ostatni miesiąc kwartału także część deklaracyjną. Podatnik rozpoczynający działalność musi jednak rozliczać VAT za okresy miesięczne (JPK_V7M), ponieważ zgodnie z art. 99 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług kwartalnych plików JPK_V7 nie mogą składać w szczególności podatnicy zarejestrowani przez naczelnika urzędu skarbowego jako podatnicy VAT czynni – przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja.

Przedsiębiorca korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż za dany dzień nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (art. 109 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Ewidencja ta służy wykazaniu, że przedsiębiorcy przysługuje zwolnienie podmiotowe, oraz ustaleniu momentu przekroczenia limitu. Pozwala tym samym określić, od kiedy przedsiębiorca powinien zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i opodatkować czynność, w wyniku której przekroczył limit, oraz kolejne czynności. Warto pamiętać o obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży wymaganej od podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jej brak lub nierzetelne prowadzenie może mieć dla przedsiębiorcy dotkliwe konsekwencje.

Zgodnie bowiem z art. 109 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji, o której mowa w ust. 1, albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, organ podatkowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 23 %.

Odrębnym obowiązkiem rejestracyjnym jest rejestracja VAT UE, o której mowa w art. 97 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem podatnicy podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni są obowiązani przed dokonaniem pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym, o którym mowa w art. 96, o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności.

Rejestracja VAT UE jest u podatnika czynnego konieczna także przed nabyciem od podatników zagranicznych usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług, stanowiących dla niego import usług, oraz przed rozpoczęciem świadczenia na rzecz podatników z innych państw UE, zidentyfikowanych na potrzeby VAT, usług objętych art. 28b, innych niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowane stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Zawiadomienia dokonuje się w zgłoszeniu VAT-R, przy rozpoczynaniu działalności można to zrobić w zgłoszeniu rejestracyjnym, a później w drodze jego aktualizacji. Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot jako podatnika VAT UE, który w transakcjach wewnątrzwspólnotowych posługuje się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem PL. Czynny podatnik VAT zarejestrowany również do VAT UE rozlicza te transakcje w przesyłanym pliku JPK_VAT (JPK_V7M albo JPK_V7K), a w odniesieniu do części z nich składa ponadto informację podsumowującą VAT-UE.

Rejestracja VAT UE jest wymagana również od przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT przed dokonaniem pierwszego WNT podlegającego opodatkowaniu, w tym gdy limit 50 000 zł został przekroczony w poprzednim roku albo zostanie przekroczony w roku bieżącym, a także w razie wyboru opodatkowania WNT.

Obowiązek ten powstaje również przed nabyciem od podatników zagranicznych usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług, stanowiących dla niego import usług, albo przed świadczeniem na rzecz podatników z innych państw UE, zidentyfikowanych na potrzeby VAT, usług objętych art. 28b, innych niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowane stawką 0%, dla których VAT rozlicza usługobiorca.

W praktyce najczęściej dotyczy to zakupu od zagranicznych dostawców usług reklamowych oraz dostępu do aplikacji, platform i innych usług świadczonych online jednorazowo lub w ramach subskrypcji. Podatnik zwolniony, który nie ma obowiązku składania deklaracji VAT-8, rozlicza VAT od importu usług w deklaracji VAT-9M, składanej w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli natomiast jest obowiązany do składania deklaracji VAT-8, np. w związku z rozliczaniem wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, import usług wykazuje w tej deklaracji. Co ważne, rejestracja VAT UE nie pozbawia prawa do zwolnienia podmiotowego w zakresie sprzedaży krajowej.

Czynny podatnik VAT mający status małego podatnika może rozliczać VAT metodą kasową. Polega ona na tym, że w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty. Jeżeli nabywcą jest podmiot inny niż czynny podatnik VAT, obowiązek ten powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 180. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 21 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług).

Stosowanie metody kasowej wymaga uprzedniego zawiadomienia na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował tę metodę. Zawiadomienia dokonuje się w zgłoszeniu VAT-R, więc przedsiębiorca rozpoczynający działalność może je złożyć już przy rejestracji. Zgodnie z art. 99 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług mali podatnicy stosujący metodę kasową co do zasady rozliczają VAT kwartalnie i składają JPK_V7K w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Podatnik rozpoczynający działalność nie może jednak korzystać z rozliczenia kwartalnego przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja, o czym była mowa wyżej. W tym okresie przesyła więc rozliczenia miesięczne (JPK_V7M), ale kasową metodę rozliczania VAT może stosować już od początku.

Wpłat zaliczek na podatek dochodowy, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oraz podatku VAT dokonuje się na indywidualny rachunek podatkowy, czyli mikrorachunek podatkowy, o którym mowa w art. 61b Ordynacji podatkowej.

Każdy podatnik ma własny mikrorachunek podatkowy, przypisany na podstawie identyfikatora podatkowego. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą identyfikatorem tym jest numer NIP. Numer swojego mikrorachunku podatkowego przedsiębiorca może uzyskać w urzędzie skarbowym albo wygenerować go na stronie www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego lub po zalogowaniu na konto w serwisie e-Urząd Skarbowy.

Zasady dokumentowania sprzedaży fakturami określa art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 tej ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W praktyce oznacza to, że czynny podatnik VAT obowiązkowo fakturuje sprzedaż opodatkowaną na rzecz innych przedsiębiorców, natomiast sprzedaży zwolnionej z VAT oraz sprzedaży na rzecz konsumentów co do zasady nie musi dokumentować fakturą, chyba że nabywca zgłosi żądanie jej wystawienia.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, przedsiębiorca co do zasady ma obowiązek wystawić fakturę.

W 2026 roku został wprowadzony obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych przedsiębiorców.

Oznacza to, że firma zakładana w drugiej połowie 2026 roku co do zasady ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od początku działalności. Ustawodawca przewidział jednak rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych przedsiębiorców, a mianowicie w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku podatnik może jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku, udokumentowana wystawionymi w danym miesiącu fakturami objętymi obowiązkiem KSeF, nie przekracza 10 000 zł. Zgodnie z art. 145m ustawy o podatku od towarów i usług prawo to traci się począwszy od faktury, którą limit przekroczono, a przepisy nie przewidują powrotu do tego uproszczenia w kolejnych miesiącach 2026 roku.

Od 1 stycznia 2027 roku rozwiązanie przejściowe wygasa i e-fakturowanie w KSeF obejmie także najmniejszych podatników, przy czym nadal będą obowiązywać ustawowe wyłączenia z tego obowiązku wynikające z art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, dotyczące m.in. faktur wystawianych konsumentom, niektórych podatników zagranicznych oraz procedur szczególnych. Do limitu 10 000 zł dla celów możliwości wystawiania faktur poza KSeF wlicza się wyłącznie wartość faktur, które są obowiązkowo wystawiane w KSeF.

Obowiązek KSeF dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych, obejmuje jednak wyłącznie faktury wystawiane innym podmiotom niż konsumenci. Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF, co oznacza, że można je wystawiać elektronicznie lub papierowo, a na zasadzie dobrowolności – również w KSeF.

Podatnik zwolniony nie musi dokumentować fakturą każdej sprzedaży, co wynika z art. 106b ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, jednak musi wystawić fakturę na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 tej ustawy).

Warto również pamiętać, że za pośrednictwem KSeF faktury ustrukturyzowane nie tylko się wystawia, lecz także odbiera. Od 1 lutego 2026 roku podatnicy są co do zasady obowiązani odbierać w KSeF faktury objęte tym systemem, także wtedy, gdy sami korzystają jeszcze z przejściowego odroczenia obowiązku ich wystawiania. Nowa firma powinna więc od początku zapewnić sobie uwierzytelniony dostęp do systemu również po to, aby odbierać faktury dokumentujące zakupy.

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podlega co do zasady ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej. Podatnik rozpoczynający działalność może jednak korzystać ze zwolnienia, jeżeli przewidywana wartość tej sprzedaży nie przekroczy w danym roku, w proporcji do okresu jej wykonywania, kwoty 20 000 zł.

Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit przekroczono. Trzeba przy tym mieć na uwadze, że dla niektórych rodzajów czynności przewidziano bezwzględny obowiązek stosowania kasy od pierwszej sprzedaży, niezależnie od obrotów; dotyczy to np. usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, przeglądów technicznych pojazdów, wymiany opon czy dostawy komputerów i nośników danych.

Dostępne są także zwolnienia przedmiotowe z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, m.in. w przypadku dostaw towarów w systemie wysyłkowym oraz świadczenia usług, jeżeli zapłata w całości wpływa na rachunek podatnika, a z ewidencji i dowodów jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła. W przypadku dostawy towarów dokumentacja musi dodatkowo wskazywać, na czyją rzecz dokonano dostawy, wraz z adresem nabywcy.

Rodzaj prowadzonej ewidencji dla celów podatku dochodowego zależy od wybranej formy opodatkowania działalności gospodarczej. Przedsiębiorca rozliczający się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe. Jeżeli prowadzi PKPiR, zakłada ją na dzień rozpoczęcia działalności i prowadzi dodatkowo ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a w określonych przypadkach ewidencję sprzedaży bezrachunkowej czy ewidencję przebiegu pojazdów.

Natomiast przedsiębiorca, który wybrał jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, prowadzi odrębnie za każdy rok ewidencję przychodów, a także wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ma również obowiązek posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów.

Od 1 stycznia 2026 roku podatnicy PIT zobowiązani do przesyłania JPK_V7M muszą prowadzić właściwą dla siebie ewidencję w formie elektronicznej. Po zakończeniu roku przekazują ją do urzędu skarbowego w postaci odpowiadającej właściwej strukturze logicznej. W przypadku PKPiR i ewidencji przychodów prowadzonych za 2026 rok termin przesłania plików upływa 30 kwietnia 2027 roku. Pozostałych podatników PIT, w tym podatników rozliczających VAT kwartalnie, obowiązek elektronicznego prowadzenia ewidencji obejmie od 1 stycznia 2027 roku.