Jak założyć firmę? Kompletny poradnik [Krok po kroku]

W Polsce firmę może założyć każda osoba pełnoletnia, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że potrafi samodzielnie podejmować decyzje i ponosi za nie odpowiedzialność. Nieletni mają ograniczone możliwości prowadzenia działalności. Mogą to robić tylko w wyjątkowych przypadkach i zazwyczaj pod nadzorem opiekunów prawnych – najczęściej rodziców.

Nie trzeba mieć polskiego obywatelstwa, by rozpocząć własny biznes w naszym kraju. Obywatele państw należących do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE/EOG) działają na takich samych zasadach jak Polacy.

Natomiast osoby z tzw. państw trzecich – mogą założyć działalność, jeśli dysponują odpowiednimi dokumentami pobytowymi. Przykładowo: pozwoleniem na pobyt stały, statusem rezydenta długoterminowego UE lub czasowym zezwoleniem związanym na przykład ze studiami.

Zanim przejdziesz do wyboru formy prawnej, sprawdź, czy możesz ruszyć w trybie działalności nierejestrowanej. Jeśli w żadnym miesiącu nie przekroczysz 75 % minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. to 3 499,50 zł brutto) i od pięciu lat nie prowadziłeś firmy, możesz legalnie sprzedawać bez wpisu do CEIDG, bez składek ZUS i z rozliczeniem dopiero w rocznym PIT-36. To świetny sposób na przetestowanie pomysłu przy minimalnych kosztach i formalnościach. Szczegółowe warunki, limity oraz moment, w którym musisz już zarejestrować działalność, opisaliśmy w osobnym poradniku: Działalność nierejestrowana – firma na próbę.

Forma prawna to jedna z pierwszych decyzji podczas zakładania firmy. Jeśli wybierasz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) lub spółkę cywilną, wszystko załatwisz w CEIDG – wniosek złożysz online w kilka minut, bez opłat, a na start skorzystasz z ulg dla początkujących. Gdy natomiast planujesz spółkę prawa handlowego (np. jawną, z o.o. czy akcyjną), kierujesz się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

• dla początkujących przedsiębiorców
• dla osób chcących skorzystać z dotacji UE lub z Urzędu Pracy oraz ulg podatkowych
• dla branży nie podlegającej wysokiemu ryzyku finansowemu

a może spółka?

Jeśli masz towarzystwo do rozpoczęcia przygody z biznesem (wspólnika lub wspólników), do wyboru jest:

Druga najpopularniejsza forma dla początkujących przedsiębiorców. Warunek? Spółka – czyli więcej niż jeden właściciel. Potrzebujesz co najmniej jednego wspólnika. Odpowiedzialność jest solidarna – Ty i Twój wspólnik spłacacie długi z łącznego majątku spółki, a następnie z majątków własnych – po równo. Wspólnicy mogą rozliczać się z długów między sobą, na swoich zasadach. Wierzyciel dochodząc kwoty zobowiązania może się zwrócić do jednego ze wspólników, a potem już od wspólników zależy w jaki sposób i kiedy się między sobą rozliczą. Nie ma minimalnej kwoty kapitału założycielskiego, a wkład może być wniesiony w dowolnej formie (środki pieniężne, wiedza, usługi). Spółkę cywilną charakteryzuje umowa pomiędzy wspólnikami – nie musi być ona ustalona prawnie u notariusza.

W skrócie przedstawiamy pozostałe formy działalności, o których wiedzieć powinieneś i w które możesz Twoją działalność przekształcić w przyszłości.

Gdy skala przedsięwzięcia wymaga solidniejszej konstrukcji prawnej, czas przyjrzeć się spółkom prawa handlowego – rozwiązaniom, które klarownie oddzielają majątek firmy od osobistego i ułatwiają pozyskiwanie kapitału.

Spółka osobowa:

• nie ma osobowości prawnej
• odpowiedzialność majątkową za zobowiązania spółki ponoszą wspólnicy
• może nabywać na własność nieruchomości, prawa rzeczowe i inne prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana
• podatnikami są wspólnicy – podatek od osób fizycznych

Spółka kapitałowa:

• posiada osobowość prawną
• posiada kapitał zakładowy
• posiada odrębny majątek od majątku osobistego wspólników/akcjonariuszy
• opodatkowaniu podlega dochód – podatkiem dochodowym od osób prawnych, a następnie zysk dla wspólników jest również opodatkowany stawką 19%.
• może być założona przez jedną osobę, np. jednoosobowa spółka kapitałowa z o.o.

Cechy obu rodzajów spółek

• ich działania regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych
• muszą być zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym

Po ustaleniu formy działalności, masz do wyboru ofertę form opodatkowania:

• PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych – są dwa rodzaje: na zasadach ogólnych oraz liniowy,
• RPE – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczona forma opodatkowania oraz kartę podatkową dedykowana osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub będącym wspólnikami w spółce cywilnej.
• CIT – jest podatkiem od osób prawnych, zatem nie dotyczy spółek cywilnych i jednoosobowej działalności gospodarczej.

Pobierany jest w formie zaliczek, które należy wpłacić do Urzędu Skarbowego do 20 dnia każdego następnego miesiąca lub kwartału.

• PIT na zasadach ogólnych – 12%  lub 32% podatku zależnie od progu podatkowego. Dochód roczny nie przekraczający 120 000 zł zobowiązany jest progiem podatkowym wynoszącym 12%, powyżej tej kwoty jest to 32% podatku od uzyskanej wzwyż różnicy. W przypadku, jeśli Twój dochód roczny będzie niższy niż 30 000zł, nie zapłacisz podatku, ale i tak zobowiązany jesteś do złożenia zeznania podatkowego.
• PIT liniowy ma jednolitą, 19-procentową stawkę podatku, niezależnie od wysokości dochodów osiąganych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Choć dla wielu osób podatek liniowy może wydawać się atrakcyjną alternatywą wobec skali podatkowej, wiąże się również z szeregiem ograniczeń, więcej na ten temat przeczytasz w artykule poświęconym podatkowi liniowemu.

• Obowiązuje osoby fizyczne i w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, ustalony jest procent podatku, ale nie wszystkie profesje mogą korzystać z tego rodzaju rozliczenia – wymienione zostały w ustawie z dnia 20 listopada 1998r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Zaletą jest relatywnie niski podatek, możliwość rozliczania się kwartalnego i prowadzenie księgowości uproszczonej. Wybór stawki podatku zależy od formy prowadzonej działalności.

Nie wymaga prowadzenia księgowości, składania zeznań podatkowych i wpłacania zaliczek. Wysokość podatku nie zależy od dochodów i dodatkowo jest niski. Obowiązkiem jest jedynie wystawianie rachunków i faktur klientom. Można w tym celu skorzystać z programu do faktur  – Streamsoft Firmino. Decyzja o stawce podatku, którą będziesz płacić należy do Urzędu Skarbowego, pod który podlegasz. US bierze pod uwagę zakres prowadzonej działalności, miejscowość, zatrudnienie pracowników i na tej podstawie ustala wysokość podatku osobno na każdy rok podatkowy. Poza zaletą ograniczenia do minimum formalności z prowadzenia dokumentacji księgowej, korzystanie z karty podatkowej ma kilka zastrzeżeń. Nie można korzystać z pracy osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz z usług innych przedsiębiorstw. Zabronione jest prowadzenie innej formy pozarolniczej działalności gospodarczej. Co więcej, małżonek podatnika nie może prowadzić działalności w tym samym zakresie.

Zakładając firmę w CEIDG, musisz zdecydować, pod jaką nazwą będzie ona funkcjonować. To jeden z obowiązkowych elementów podczas rejestracji.

Nazwa musi zawierać Twoje imię i nazwisko w mianowniku – na przykład: Maria Zielińska. Kolejność jest istotna – najpierw imię, potem nazwisko. Do tej podstawowej formy możesz dodać inne informacje. Przykładowo: zakres usług (Maria Zielińska – usługi krawieckie), lokalizację (Maria Zielińska – agroturystyka w Bieszczadach) lub inną nazwę własną. Masz dużą swobodę, o ile imię i nazwisko są poprawnie zapisane i wyraźnie widoczne.

W przypadku spółek – na przykład jawnych, cywilnych czy z ograniczoną odpowiedzialnością – obowiązują inne zasady. W nazwie nie trzeba umieszczać imienia i nazwiska wspólnika. Konieczne jest natomiast wskazanie formy prawnej, np. „Sp. z o.o.”. Sama nazwa może być dowolna, o ile nie narusza praw innych osób i nie wprowadza w błąd.

Podczas rejestracji firmy podajesz adres związany z jej działalnością. Może to być miejsce faktycznego wykonywania usług – na przykład lokal użytkowy, biuro, przestrzeń coworkingowa, wirtualny adres czy nawet własne mieszkanie. Możesz też pracować mobilnie, odwiedzając klientów i nie przypisując działalności do konkretnej lokalizacji. Masz tu sporą swobodę. Jednak każdy podany adres musi mieć podstawę prawną – może to być akt własności, umowa najmu, dzierżawy albo użyczenia.

Rejestrując firmę zgłaszasz:

• adres do doręczania papierowej korespondencji,
• elektroniczny adres do e-Doręczeń, służący do kontaktu z urzędami,
• główną lokalizację działalności (jeśli taka istnieje),
• a także ewentualne inne miejsca, jak filie, punkty obsługi czy magazyny..

Zakładając firmę, musisz przypisać jej odpowiednie kody PKD – czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności. To obowiązkowy element formularza CEIDG-1 i jeden z kluczowych etapów rejestracji działalności gospodarczej. PKD pokazuje, czym dokładnie będzie zajmować się Twoje przedsiębiorstwo. Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie zaktualizowana wersja klasyfikacji – PKD 2025 – dostosowana do realiów rynkowych, nowych technologii i wymogów unijnych.

W pierwszej kolejności wybierz jeden główny kod, który najlepiej opisuje Twoją podstawową działalność – tę, z której planujesz osiągać największe dochody. Następnie możesz dodać kody uzupełniające, jeśli planujesz oferować także inne usługi lub produkty. W formularzu CEIDG wpiszesz maksymalnie 10 kodów. Jeśli potrzebujesz ich więcej, skorzystaj z dodatkowego załącznika CEIDG-RD.

Dobór kodów ma też znaczenie praktyczne – może wpływać na obowiązek posiadania kasy fiskalnej, sposób opodatkowania czy możliwość ubiegania się o dotacje. W przypadku nietypowej działalności, gdy nie znajdujesz dokładnie pasującego kodu, wybierz ten, który najlepiej oddaje charakter Twoich usług lub produktów.

Przeczytaj więcej o zmianach w klasyfikacji PKD i obowiązkach przedsiębiorców w naszym artykule: Zmiany w PKD 2025 – co musisz wiedzieć?.

Zakładając działalność gospodarczą, szybko pojawi się pytanie: czy trzeba mieć osobne konto dla firmy? Choć przepisy nie nakładają takiego obowiązku na każdego, to w rzeczywistości posiadanie firmowego rachunku to często nie tylko wygoda, ale wręcz konieczność.

Konto firmowe a obowiązki przedsiębiorcy

Teoretycznie możesz korzystać z prywatnego konta, pod warunkiem że jesteś jego jedynym właścicielem. W praktyce jednak często nie wystarczy ono do załatwienia spraw księgowych czy urzędowych. Przepisy ograniczają możliwość regulowania zobowiązań gotówką, zwłaszcza gdy:

• obie strony transakcji to przedsiębiorcy,
• wartość transakcji przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę przelewów.

W takich przypadkach płatność musi być dokonana przelewem – a to wymaga posiadania konta w banku.

Ponadto przedsiębiorca musi regularnie opłacać podatki i składki do ZUS. Przekazywanie środków do urzędów czy odbieranie zwrotów również wymaga aktywnego rachunku.

Kiedy konto firmowe staje się obowiązkowe?

Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i na co dzień wystarcza ci konto prywatne, są przypadki, w których firmowy rachunek jest wymagany przez prawo:

• Gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT – twój rachunek musi widnieć na tzw. białej liście podatników VAT. Znajdują się tam wyłącznie konta firmowe.
• Gdy stosujesz mechanizm podzielonej płatności (split payment), czyli oddzielne przekazywanie kwoty netto i podatku VAT.

W skrócie: bez firmowego konta niektóre transakcje po prostu nie przejdą.

Rejestracja w CEIDG jest przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Proces jest prosty i może odbywać się online, bez konieczności wizyty w urzędzie. Oto kroki, które należy podjąć:

Aby zarejestrować działalność, musisz wypełnić formularz CEIDG-1. Formularz ten dostępny jest na stronie internetowej CEIDG. W formularzu podasz podstawowe dane dotyczące Twojej firmy, takie jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania oraz adres siedziby firmy,
• rodzaj działalności (wybierając odpowiednie kody PKD),
• numer NIP (jeśli go posiadasz),
• dane kontaktowe.

W formularzu CEIDG należy również wskazać formę opodatkowania (np. podatek na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt). Jeśli forma opodatkowania nie zostanie wskazana, urząd automatycznie zakwalifikuje nas do podatku na zasadach ogólnych.

Składając wniosek CEIDG-1, można jednocześnie dołączyć dodatkowe dokumenty:

• Po pierwsze, zgłoszenie VAT-R – przydatne, gdy chcemy zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT lub potrzebujemy NIP-u do rozliczeń wewnątrz Unii Europejskiej. Rejestracja do VAT staje się obowiązkowa po przekroczeniu określonego limitu obrotów.
• Po drugie, zgłoszenie do ZUS – zakładając działalność, powstaje konieczność opłacania składek. Do wyboru są dwa formularze: ZUS ZUA (dla osób zgłaszających się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych) oraz ZUS ZZA (gdy obejmuje nas tylko ubezpieczenie zdrowotne). Oba dokumenty można złożyć razem z wnioskiem CEIDG-1, ponieważ systemy są ze sobą zintegrowane. Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg: tzw. ulgi na start przez pierwsze 6 miesięcy, a następnie z preferencyjnego ZUS-u przez kolejne 2 lata.

Po wypełnieniu formularza możesz go wysłać elektronicznie lub złożyć osobiście w urzędzie. W przypadku wysyłki online konieczne będzie uwierzytelnienie tożsamości, np. za pomocą Profilu Zaufanego lub e-dowodu. Możesz także podpisać formularz kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Po złożeniu formularza działalność gospodarcza zostanie zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Otrzymasz potwierdzenie w postaci numeru REGON oraz aktualnych danych na temat firmy. Warto również pamiętać, że rejestracja w CEIDG jest bezpłatna.

Jeżeli planujesz założyć spółkę prawa handlowego, jak np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) czy prostą spółkę akcyjną, musisz dokonać rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Proces ten jest bardziej skomplikowany i wymaga dokonania kilku dodatkowych formalności.

Przed złożeniem wniosku o rejestrację spółki, musisz przygotować umowę spółki. W przypadku spółki z o.o. umowa ta może być zawarta w formie aktu notarialnego lub online, przy użyciu systemu S24 (dla prostszych form działalności). Umowa powinna zawierać m.in. dane wspólników, wysokość kapitału zakładowego oraz przedmiot działalności.

Aby zarejestrować spółkę w KRS, musisz złożyć odpowiedni wniosek (formularz KRS-W3) w sądzie rejestrowym. Formularz ten wymaga podania szczegółowych informacji dotyczących spółki, takich jak:

• dane wspólników oraz organów spółki,
• wysokość kapitału zakładowego,
• adres siedziby spółki,
• przedmiot działalności (wybór odpowiednich kodów PKD).

Rejestracja spółki wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłaty te zależą od formy spółki oraz sposobu składania wniosku (papierowy lub elektroniczny).

Po złożeniu wniosku sąd rejestrowy dokona jego rozpatrzenia i zarejestruje spółkę. Otrzymasz wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, który stanowi dowód, że Twoja spółka została zarejestrowana. Na podstawie tego wpisu spółka zyskuje osobowość prawną.

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Prawidłowo wypełnioną deklarację PCC-3 podpisaną przez zarząd spółki należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Należy także samodzielnie obliczyć wysokość podatku i wpłacić go w terminie 14 dni od dnia zawarcia spółki. Podstawą opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt wpisu do KRS i ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (opłata manipulacyjna nie podlega odliczeniu). Stawka podatku PCC od umowy spółki wynosi 0,5%.

Zgłoszenie NIP-8

Zgłoszenie NIP-8 należy złożyć w terminie 21 dni. Jeśli firma zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, to termin skraca się do 7 dni (licząc od dnia, w którym powstał stosunek prawny uzasadniający objęcie ubezpieczeniem, czyli na przykład od dnia nawiązania stosunku pracy).

Rejestracja VAT

Wniosek o rejestrację jako podatnik VAT złóż przed dniem, w którym zostanie wykonana pierwsza czynność podlegająca opodatkowaniu VAT. Warto się zastanowić czy spółka musi być od razu VAT-owcem. Obowiązuje bowiem pewne zwolnienie opisane w art. 113 ust 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Każdy przedsiębiorca działający w formie spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej oraz akcyjnej (z wyjątkiem publicznych spółek akcyjnych) musi zgłosić informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Termin zgłoszenia to 14 dni od dnia rejestracji spółki.

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce co do zasady nie wymaga wcześniejszej zgody – większość rodzajów firm można uruchomić swobodnie, bez odrębnych formalności.

Są jednak wyjątki. W niektórych branżach potrzebne są dodatkowe uprawnienia, odpowiednie warunki lokalowe albo konkretne zaplecze techniczne. Wymogi te mogą dotyczyć na przykład wykształcenia, doświadczenia lub dostosowania lokalu do określonych standardów.

Bywa też, że działalność można rozpocząć dopiero po uzyskaniu oficjalnego pozwolenia od urzędu. W takich przypadkach konieczne może być zdobycie licencji, koncesji, zezwolenia albo dokonanie wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Wszystkie te procedury przeprowadza się już po rejestracji firmy w CEIDG lub KRS.

Dla małych firm, najczęściej jednoosobowych, liczy się minimalizacja kosztów. Samodzielna księgowość pozwala uniknąć wydatków na biuro rachunkowe czy zatrudnienie księgowej. Obsługa modułu Księgowość Online w Streamsoft Firmino nie jest skomplikowana i nie wymaga ukończenia specjalistycznych kursów.

Przede wszystkim możesz korzystać z programu z każdego miejsca, z poziomu przeglądarki – wystarczy dostęp do internetu. Jest zatem tak samo mobilny, jak może być Twoja firma. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, wysyłka e-deklaracji czy plików JPK do urzędów jest proste i intuicyjne. Rozliczenis podatków i składek ZUS dokonasz „jednym kliknięciem” – Streamsoft Firmino pomoże Ci i przypomni o nadchodzących terminach płatności.