Czy muszę mieć konto bankowe do działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana, nazywana również działalnością nierejestrową lub nieewidencjonowaną, to drobna działalność zarobkowa niepodlegająca obowiązkowi rejestracji, którą mogą prowadzić osoby fizyczne po spełnieniu warunków ustawowych.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. W 2026 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę wynoszącym 4 806 zł brutto, limit przychodów uprawniający do prowadzenia działalności nierejestrowanej wynosi 10 813,50 zł na kwartał (4 806 zł × 225%).

Jeżeli przychody przekroczą tę kwotę, działalność nierejestrowana z dniem przekroczenia limitu automatycznie staje się działalnością gospodarczą podlegającą wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Obowiązek złożenia wniosku o wpis do CEIDG powstaje w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu.

Działalność nierejestrowana różni się od działalności gospodarczej przede wszystkim znacznie mniejszą liczbą obowiązków administracyjnych, co czyni ją atrakcyjną dla osób stawiających pierwsze kroki na rynku. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie zgłasza jej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i co do zasady nie posługuje się numerami NIP i REGON, a jej identyfikatorem podatkowym pozostaje numer PESEL. Wyjątkiem są sytuacje, w których osoba ta ma obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT lub jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W takich przypadkach identyfikatorem podatkowym w działalności nierejestrowanej staje się NIP.

Z prowadzeniem działalności nierejestrowanej co do zasady nie wiąże się obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej. Osoba ją wykonująca nie wpłaca również w trakcie roku miesięcznych ani kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy. W praktyce większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, ponieważ wartość ich sprzedaży nie przekracza limitu uprawniającego do tego zwolnienia (limit zwolnienia podmiotowego z VAT to 240 tys. zł w skali roku). Trzeba jednak mieć na uwadze, że zwolnienie podmiotowe z VAT nie jest bezwzględnym uprawnieniem. Wyłączeniu z tego zwolnienia podlega sprzedaż określonych grup towarów czy usług, więc nawet w działalności nierejestrowanej może pojawić się obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT przed dokonaniem pierwszej sprzedaży towarów lub usług. Dotyczy to między innymi wyrobów jubilerskich, sprzedaży przez internet preparatów kosmetycznych i toaletowych oraz sprzętu elektronicznego, a także usług prawniczych i doradczych.

W działalności nierejestrowanej zamiast skomplikowanej księgowości wystarczy prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ewidencja sprzedaży w działalności nieewidencjonowanej pozwala na bieżąco kontrolować wysokość osiąganych przychodów oraz sprawdzić, czy nie został przekroczony limit uprawniający do korzystania z działalności nierejestrowanej. Stanowi też podstawę do ustalenia podatku dochodowego do zapłaty. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym. Przepisy nie określają wprost wszystkich elementów, jakie ewidencja powinna zawierać, jednak zazwyczaj ujmuje się w niej liczbę porządkową, datę sprzedaży, wartość sprzedaży oraz wartość sprzedaży narastająco. Sprzedaż za dany dzień zapisuje się nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Do podstawowych obowiązków osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną należy ponadto rozliczenie przychodów po pomniejszeniu o koszty w rocznym zeznaniu PIT-36 według skali podatkowej, wystawianie rachunku lub faktury na żądanie kupującego oraz przestrzeganie praw konsumenta, w tym prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni, a także realizacja obowiązków związanych z reklamacją, zwrotem czy naprawą.

Znając podstawowe zasady prowadzenia działalności nierejestrowanej, możemy przejść do zasad przyjmowania płatności od klientów. Skoro osoba wykonująca działalność nierejestrowaną nie zakłada firmy, nie figuruje w CEIDG i co do zasady posługuje się numerem PESEL, pojawia się pytanie – w jaki sposób powinna przyjmować płatności od klientów i czy ciąży na niej obowiązek posiadania konta bankowego?

Działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Stanowi ona uproszczoną formę zarabiania na własny rachunek, która pozwala osobie fizycznej legalnie sprzedawać towary lub świadczyć usługi na niewielką skalę bez konieczności rejestrowania firmy, dopełniania związanych z tym formalności oraz ponoszenia kosztów charakterystycznych dla działalności gospodarczej.

Skoro tej formy aktywności nie zgłasza się do CEIDG, nie ma także obowiązku zakładania firmowego rachunku bankowego. Co więcej, w praktyce założenie konta firmowego zazwyczaj nie jest w ogóle możliwe. Banki przy otwieraniu rachunku firmowego wymagają bowiem zwykle podania danych działalności gospodarczej zarejestrowanej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wraz z numerami NIP i REGON.

Ponieważ działalność nierejestrowana nie podlega wpisowi do CEIDG, a osoba ją prowadząca posługuje się co do zasady numerem PESEL, w praktyce banki nie oferują możliwości założenia rachunku firmowego osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną.  Nie oznacza to jednak żadnego utrudnienia dla osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną. Jeżeli zależy jej na łatwiejszej kontroli finansów związanych z tą działalnością i chce oddzielić je od wydatków prywatnych, nic nie stoi na przeszkodzie, aby założyła dodatkowe konto osobiste i wykorzystywała je wyłącznie do rozliczeń tej działalności. Nie ma również żadnych przeciwwskazań, aby do przyjmowania płatności i regulowania zobowiązań z działalności nierejestrowanej wykorzystywała rachunek osobisty, który już posiada.

Przepisy nie nakładają na osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną obowiązku posiadania odrębnego rachunku bankowego. Do rozliczeń z klientami można wykorzystywać prywatny rachunek osobisty, na który klienci dokonują przelewów tytułem zapłaty za sprzedane towary lub wykonane usługi. Co do zasady przepisy nie wymagają nawet posiadania jakiegokolwiek konta bankowego, ponieważ rozliczenia w działalności nierejestrowanej mogą być prowadzone również w formie gotówkowej.

Warto w tym miejscu odnieść się do art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1. 1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
   2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zwróćmy jednak uwagę, że przepis ten odnosi się do osób prowadzących działalność gospodarczą i transakcji między przedsiębiorcami, a więc nie dotyczy osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Działalność nierejestrowana nie jest bowiem działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

Co więcej, obowiązek rozliczenia bezgotówkowego dla kwot przekraczających 15 000 zł i tak pozostawałby bez praktycznego znaczenia dla działalności nierejestrowanej ze względu na limit dopuszczający jej wykonywanie. Limit przychodów uprawniający do prowadzenia działalności nierejestrowanej wynosi 10 813,50 zł na kwartał, a więc jest niższy niż próg 15 000 zł, od którego art. 19 wiąże obowiązek przyjęcia płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego. Już sama pojedyncza transakcja o wartości przekraczającej 15 000 zł przewyższałaby kwartalny limit przychodów uprawniający do prowadzenia działalności nierejestrowanej, co oznaczałoby jego przekroczenie i powstanie obowiązku rejestracji działalności gospodarczej.

Posiadanie rachunku bankowego w działalności nierejestrowanej, mimo że nie jest obowiązkowe, może w praktyce okazać się rozwiązaniem korzystnym. Pozwala bowiem w określonych sytuacjach uniknąć obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podlega ewidencji na kasie fiskalnej, jednak rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewiduje od tej zasady wyjątki, w tym zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania z zastosowaniem kasy fiskalnej uzależnione od formy zapłaty.

Zgodnie z tym rozporządzeniem ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej korzysta dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Warunek dostawy wysyłkowej oznacza, że zwolnienie to nie obejmuje sprzedaży, w której kupujący odbiera towar osobiście. Zaoferowanie odbioru osobistego wyklucza możliwość skorzystania z tego zwolnienia, ponieważ nie dochodzi wówczas do dostawy w systemie wysyłkowym.

Analogiczne zwolnienie przewidziano dla świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Dla zastosowania tych zwolnień, niezbędne jest każdorazowe przyjmowanie płatności za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a więc przyjęcie choćby części należności w gotówce wyłącza możliwość zastosowania tych zwolnień. W tym kontekście posiadanie rachunku bankowego w działalności nierejestrowanej może okazać się praktycznym rozwiązaniem, a odrębny rachunek bankowy przeznaczony wyłącznie do rozliczeń transakcji z tytułu prowadzonej działalności nierejestrowanej ułatwia prowadzenie ewidencji oraz jednoznaczne udokumentowanie każdej płatności, czego wymagają powołane zwolnienia. Prowadzenie odrębnego rachunku sprawia, że tytuł przelewu i potwierdzenie wpłaty łatwiej powiązać z konkretną transakcją i nabywcą, a tym samym wykazać, czego dotyczyła dana płatność, co stanowi niezbędny warunek zastosowania tych zwolnień.

W przedstawionej sytuacji Pani Marta może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Sprzedaje towary wyłącznie w systemie wysyłkowym, całość zapłaty otrzymuje za pośrednictwem rachunku bankowego, a prowadzona ewidencja pozwala jednoznacznie powiązać każdą płatność z konkretną transakcją i nabywcą. Posiadanie rachunku bankowego nie jest jej obowiązkiem, ale w tym przypadku umożliwia spełnienie warunku zwolnienia.

W przedstawionej sytuacji przyjęcie zapłaty w gotówce spowoduje utratę prawa do zwolnienia ze względu na formę zapłaty. Warunkiem tego zwolnienia jest przyjmowanie całości należności za pośrednictwem rachunku bankowego, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a przyjęcie choćby części zapłaty w gotówce wyłącza możliwość jego zastosowania. Jeżeli zatem Pani Karolina zgodzi się na osobisty odbiór i zapłatę gotówką, nie spełni już warunku pełnej bezgotówkowości. Aby zachować prawo do zwolnienia, powinna konsekwentnie przyjmować całość zapłaty wyłącznie w formie bezgotówkowej. Dodatkowo osobisty odbiór towaru powoduje, że sprzedaż nie odbywa się już w systemie wysyłkowym, co również wyklucza zastosowanie tego zwolnienia.

Niezależnie od tych zwolnień, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną co do zasady nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej również wtedy, gdy wartość jej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. W przypadku rozpoczęcia sprzedaży w trakcie roku limit ten liczy się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności.

Należy przy tym pamiętać, że żadne z powyższych zwolnień nie ma zastosowania do sprzedaży towarów i usług objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej, niezależnie od formy płatności i wysokości obrotu. Dotyczy to między innymi sprzedaży części do silników spalinowych i nadwozi do pojazdów, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, perfum i wód toaletowych, a także usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych czy doradztwa podatkowego. W przypadku sprzedaży takich towarów lub świadczenia takich usług kasa fiskalna jest wymagana od pierwszej sprzedaży, a posiadanie rachunku bankowego nie zwalnia z tego obowiązku.

W przedstawionej sytuacji Pani Anna nie może skorzystać ze zwolnienia. Usługi kosmetyczne są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej niezależnie od formy płatności i wysokości obrotu. Oznacza to, że kasa fiskalna jest wymagana od pierwszej sprzedaży, a przyjmowanie zapłaty na rachunek bankowy nie zwalnia jej z tego obowiązku.

Przepisy nie nakładają na osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną obowiązku posiadania konta bankowego. Rozliczenia z klientami można prowadzić zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej, a do przyjmowania płatności oraz regulowania zobowiązań wystarczający jest prywatny rachunek bankowy, w tym taki, który dana osoba już posiada. Założenie konta firmowego zwykle nie jest nawet możliwe, ponieważ działalności nierejestrowanej nie rejestruje się w CEIDG, a banki przy otwieraniu rachunku firmowego wymagają danych zarejestrowanej działalności gospodarczej. Niemniej dopuszczalnym i w niektórych przypadkach praktycznym rozwiązaniem jest założenie odrębnego rachunku bankowego (prywatnego), przeznaczonego na cele związane z prowadzoną działalnością nierejestrowaną.

Chociaż konto bankowe nie jest obowiązkowe, jego posiadanie bywa rozwiązaniem korzystnym. Pozwala bowiem w określonych sytuacjach skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Przy sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym oraz przy świadczeniu usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych warunkiem zastosowania tego zwolnienia jest przyjęcie całości zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego oraz prowadzenie ewidencji pozwalającej jednoznacznie powiązać każdą płatność z konkretną transakcją i nabywcą.

Odrębny rachunek przeznaczony wyłącznie do rozliczeń tej działalności znacznie ułatwia spełnienie tego warunku. Należy jednak pamiętać, że zwolnienia te nie obejmują sprzedaży towarów i usług objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej, dla których kasa jest wymagana od pierwszej sprzedaży niezależnie od formy płatności i wysokości obrotu.

W pozostałym zakresie posiadanie rachunku bankowego, mimo braku takiego obowiązku, pozostaje praktycznym udogodnieniem ułatwiającym kontrolę przychodów i prawidłowe dokumentowanie prowadzonej działalności nierejestrowanej.